Le Comité International de la Croix Rouge recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) et responsable, Niamey, Niger

Contexte :

Le Comité international de la Croix-Rouge dont le siège est basé à Genève est une organisation humanitaire qui fournit protection et assistance aux personnes affectées par les conflits armés et autres situations de violence. Notre institution emploie plus de 20’000 collaborateurs et est présente dans 80 pays.

Nous recherchons  pour notre délégation du Niger :  Un / Une Assistant.e Administratif.ve et Responsable de la Gestion de l’Information basé (e) à Niamey

 

Description de la fonction :

Le titulaire du posteassure les activités suivantes au sein du département Archive et Gestion de l’Information :

 

Gestion de l’information :

  • Supervise et contribue à l’utilisation des espaces collaboratifs et des bases de données locales (STM, General Register etc) ; Monitore (contrôle qualité et support aux utilisateurs) les docsets de la Teamspace Niamey ;
  • Assume le rôle d’Account Manager pour les sites du Niger et celui de backup Accman de l’AIMO ;
  • Contribue activement à la mise en œuvre de programmes/projets liés à la la stratégie d’information (Information Environment Strategy) ;
  • Assure le respect des règles/procédures en matière de gestion de l’information de la délégation ainsi que les structures rattachées à celle-ci et propose les mesures correctives adéquates ;
  • Met à jour les documents de support IM (Briefing File / Guidelines IM etc) en fonction du déploiement de nouveaux outils ou tout autre changement s’y référent ;
  • Informe les utilisateurs sur les nouveaux outils en gestion de l’information ;
  • Met à jour des procédures pour l’utilisation des outils IM, la sécurité de l’information et veille au respect de celles-ci ;
  • Est le Point focal pour le classement et l’archivage pour les sous-délégations du Niger ;
  • Applique, explique et fait appliquer les règles en matière d’archivage intermédiaire ; assume la responsabilité de la mise en œuvre des procédures d’archivage intermédiaire et s’assure de leur traitement ; s’assure du respect des règles en matière de conservation d’archives pour les structures du Niger ;
  • S’assure que tous les collaborateurs/utilisateurs comprennent les enjeux des changements et appliquent les politiques et procédures institutionnelles

 

Formation et support :

  • Forme, encadre et encourage-les collaborateurs/utilisateurs de manière proactive et régulière afin qu’ils comprennent et appliquent les règles/procédures en vigueur en termes de gestion de l’information ;
  • Organise des séances de formation / d’information sur la gestion de l’information ;
  • Coordonne et organise les briefings IM des nouveaux collaborateurs ;
  • Maintient à jour ses compétences sur les outils standards et s’implique dans toute évolution des pratiques ou des outils, se forme afin de mieux accompagner les changements et transmet son savoir ;
  • Coordonne la formation des Assistant-e-s d’unité et points focaux IM sur les règles et procédures de Gestion de l’Infirmation et les encadre sur l’application de celles-ci ;
  • Effectue au moins 2 visites de support par année sur chaque sous-site rattaché à la délégation de Niamey ;
  • Traite les requêtes IM du VSM pour la délégation de Niamey ;
  • Remplit le rôle de Relai support pour les points focaux IM des sous-sites et des unités de la délégation de Niamey.

 

Chancellerie :

  • Remplace la Réceptionniste en cas d’absence ;
  • Remplace l’AIMO 1 en cas d’absence ;
  • Monitore les follow-up IM des utilisateurs dans le cadre des fins de mission/contrats ;
  • Gestion des agendas (Head of support et FieldCo) prises de RDV etc. ;
  • Rédige les correspondances à la signature du management (ex : réponses aux demandes de financement et autres demandes) Contribue à assurer l’archivage du management ;
  • A la demande prends des notes pour la rédaction des PV des réunions internes ;
  • S’assure que le papier en-tête, cartes de visite, enveloppes, etc. sont conformes aux règles en vigueur en matière d’identité visuelle ;
  • Contribue à l’organisation des événements officiels (réunion externes, visites VIP etc), et soutient l’assistante dans d’envoi en nombre tel que l’envoi des cartes de vœux ;
  • Toutes autres tâches connexes.

 

Profil – Minimum requis – Connaissances et expérience :

  • Diplôme technique en Administration ou sécrétariat (minimum équivalent au BTS) ;
  • Cinq années d’expérience dans le domaine du sécrétariat, de préférence dans les organisations humanitaires ou internationales ;
  • Maîtrise du français ;
  • Bonne connaissance de l’Anglais ;
  • Connaissance d’au moins deux langues locales ;
  • Maîtrise de l’outil informatique/Bureautique ;
  • Capacité d’adaptation et de travailler sous pression.

Candidature :

Nous recherchons une personne méthodique, précise, responsable, rigoureuse, organisée, dotée de bonnes aptitudes organisationnelles, ayant un bon sens du travail en équipe, de l’initiative etre spectueuse des valeurs du CICR.

Les candidature féminines et des personnes en situation de handicap sont fortement encouragées.

Si vous répondez à ce profil, merci de nous faire parvenir votre candidature à travers le lien ci-dessous :

 

Postuler ici

 

Type de contrat : CDD

Date de clôture des dossiers :29 Novembre 2020 à minuit

Date d’entrée en fonction : 1er Janvier 2020

Lieu du poste : Niamey

Seuls les candidats correspondants aux critères seront contactés pour la suite du processus.

Les dossiers des candidats non retenus seront conservés 6 mois puis détruits.