Le Conseil Danois pour les Réfugiés recrute un responsable finances (Expat), Bangui, RCA

Introduction :

Le Conseil Danois pour les Réfugiés porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.

Le Conseil Danois pour les Réfugiés (ci-après : DRC, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et de 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.

Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.

Contexte :

Présent depuis 2006, DRC est l’une des plus grandes ONG internationale en République Centrafricaine, travaillant dans trois régions (Ouham, Ouham-Pendé, Ombella-M’Poko) avec 2 bases et 1 sous-base en plus d’un bureau en capitale (Bangui) avec un portefeuille de projets portant sur différents secteurs. La stratégie programmatique pour l’année 2020 est axée autour des trois secteurs suivants : protection, relance économique et moyens d’existence, et réponse d’urgence aux besoins immédiats liés aux déplacements de populations.

Objet :

Le/La Responsable Finance dont le rôle est centré sur le pays fera partie de l’équipe support de DRC en République Centrafricaine. Il/Elle travaillera sous les direction et supervision du Directeur Pays ainsi que sous la supervision technique du Coordinateur Finance Régional.

Il/Elle sera responsable des missions suivantes :

• Assurer la direction générale du département finance dans le pays et l’existence d’un service Finance efficace et efficient ;
• Mettre en œuvre et améliorer les systèmes, processus et politiques opérationnels conformément aux normes et procédures opérationnelles de DRC ;
• Assurer le respect des procédures et des directives de DRC dans le pays en termes financier ;
• Contribuer à l’élaboration de stratégies, qui se traduisent par des plans d’action et des tâches quotidiennes ;
• Fournir un appui et/ou des conseils techniques aux opérations dans les bases.

Responsabilités :

Les attentes principales pour ce poste sont les suivantes :

• Atteindre les buts et objectifs stratégiques de DRC dans le domaine de responsabilité ;

En concertation avec le Directeur Pays, il conviendra de participer :

• Aux décisions importantes visant la bonne marche du département : sa raison d’être, ses fonctions et son rôle ;
• A la prise d’engagements et de décisions qui exigent la dépense de ressources importantes de l’unité ;
• La prise de décisions judicieuses fondées sur les politiques, les normes et les conseils des experts techniques de DRC ;

Manager et accompagner l’ensemble des employés placés sous sa supervision généralement au moins trois employés. Cela comprend ainsi :

• La gestion de la relation professionnelle en passant par le recrutement, la probation jusqu’à la rupture du contrat le cas échéant ;
• La définition d’objectifs ;
• L’évaluation de la performance ;
• Le renforcement des capacités du personnel ;
• La gestion quotidienne de la performance avec mesures d’accompagnement si besoin, etc…

Les responsabilités non exhaustives pour ce poste sont les suivantes :

Finance et Administration :

• S’assurer que les règlements financiers, les procédures et les exigences en matière de documentation sont respectés dans les opérations en RCA ;
• Fournir une planification financière globale et un support aux autres gestionnaires, donner des conseils sur les stratégies de dépenses et de dépenses financières et fournir régulièrement des perspectives financières exactes aux programmes ;
• Contribuer à l’élaboration du budget et donner des orientations sur l’appui global à la gestion financière aux détenteurs du budget ;
• Examiner l’exactitude des rapports financiers et administratifs et en temps opportun à l’intention des parties externes et de l’administration centrale ;
• S’assurer de la mise en conformité des procédures de la mission avec les politiques DRC et les contrats bailleurs concernant les aspects finance. Ceci inclus les rapports financiers pour DRC et de ses partenaires, les rapports financiers aux bailleurs, la gestion de la trésorerie et des caisses, les rapprochements de bilans et le suivi des rapports financiers aux autorités centrafricaines ;
• S’assurer que les titulaires de budget soient soutenus dans la préparation de budgets précis, complets et en temps voulu, et coordonne avec HQ pour leur validation et finalisation ;
• Soutenir les équipes opérationnelles en leur fournissant des suivis budgétaires et en contrôlant les suivis budgétaires pour le budget support de la mission ;
• Préparer et contrôler régulièrement le budget consolidé de la mission et partage des analyses de la situation financière avec les autres managers de la coordination ;
• Superviser les audits internes et externes et controler l’implémentation des mesures correctives liés aux standards DRC pour les services supports ;
• Assurer une interaction transparente et efficace avec les banques et autres institutions financière ;
• Assurer le respect des accords favorables à DRC ainsi qu’à ses bénéficiaires (Accord- Cadre, etc) ;
• Surveiller et réglementer les mouvements d’espèces, de liquidités, d’opérations et de virements bancaires, et du personnel concerné ;
• S’assurer que tous les accords, permis et licences nécessaires aux opérations de DRC (y compris l’exemption de TVA) sont en place et mis à jour conformément aux règles et réglementations locales ;
• Assurer la prestation honnête, opportune et de qualité des opérations et des services administratifs et financiers à tous les niveaux de la hiérarchie de l’organisation, grâce à des contrôles internes et des rapports solides, à une solide coordination entre les projets et le personnel et à des vérifications internes ;
• Avec le concours du Directeur Pays, élaborer et évaluer les budgets et les stratégies de réduction des coûts en collaboration avec le personnel des finances et l’équipe de Direction ;
• Assurer le bon archivage numérique et « en dur » des documents comptables.

Management des équipes/Représentation :

• En lien avec le département RH, réaliser le recrutement des staffs placés directement sous sa responsabilité ou sous sa supervision technique, et rédiger les fiches de postes ;
• Assurer leur intégration, les suivre au quotidien, assurer leur renforcement de capacités/ formation, la gestion disciplinaire ainsi que l’évaluation régulière de leur performance ;
• Former et perfectionner le personnel financier pour renforcer les capacités des bases du pays ;
• Organiser le travail de l’équipe Finance placée sous sa responsabilité de manière efficiente ;
• Garantir que tout le personnel du département connaisse et respecte toutes les politiques et procédures de DRC ainsi que les règles de sécurité ;
• S’assurer que le travail au sein de l’équipe Finance soit planifié et organisé de manière à répondre aux besoins de DRC de la manière la plus efficace.

Planification et Reporting :

• Assurer des rencontres périodiques de planification et de revue des activités de son département ;
• Elaborer un planning hebdomadaire d’activités pour son département et l’adapter en fonction de l’évolution des priorités en lien avec le Directeur Pays ;
• Rédiger tous les rapports hebdomadaires et/ou mensuels demandés par le Directeur Pays ;
• Enumérer les difficultés rencontrées sur le terrain et proposer des solutions pour leur résolution ;
• Être en relation avec les autres départements techniques des bases dans la recherche d’une meilleure réponse et meilleure utilisation des ressources disponibles.

DRC Dynamics Système ERP :

• S’assurer que DRC Dynamics est utilisé à sa pleine capacité ;
• Assurer la bonne application des processus financiers de l’ERP dans le pays ;
• Appliquer les rapports et les analyses de données du système ERP pour améliorer la performance dans le pays ;
• S’assurer que le support de l’ERP pays est en place (c’est-à-dire les super-utilisateurs).

Coordination et Représentation :

• Travailler en réseau avec d’autres ONGI sur des sujets liés aux finances et à l’administration et assurer une communication proactive avec toutes les parties prenantes concernées ;
• Assurer la liaison avec les donateurs et les responsables gouvernementaux, en particulier en ce qui concerne les questions de conformité, d’enregistrement et d’audit ;
• Assurer une communication opportune avec la Direction, le Bureau Régional et le Siège, les gestionnaires de projets et les chefs de secteur concernant toutes les questions liées aux finances ;
• Partager et coordonner en lien avec les directives données par le Directeur Pays l’information relative à l’administration et aux finances avec les gestionnaires et les autres employés concernés, et assister à toute réunion de coordination interne ;
• Représenter l’organisation auprès des instances internes, sur demande et/ou sur délégation.

Ethique et conformité :

• Gérer les ressources (matérielles et financières) mises à sa disposition pour les activités du département et en fournir les pièces justificatives à temps ;
• Vérifier en permanence l’intégrité et la robustesse des procédures financières, la mauvaise gestion éventuelle et proposer des actions correctives pour minimiser les pertes ;
• Se conformer et respecter toutes les procédures (administratives, RH, finances et logistiques) en vigueur et les conditions actuelles telles que stipulées dans le Code de conduite de DRC et le règlement intérieur régissant le personnel de DRC ;
• Respecter et faire respecter les procédures en vigueur à DRC ainsi que les prescriptions des bailleurs ;
• Effectuer des visites régulières sur le terrain afin d’évaluer les systèmes et contrôles en place et d’identifier les améliorations nécessaires.