Première Urgence Internationale recrute un administrateur base, Niamey, Niger

Première Urgence Internationale recrute un administrateur base, Niamey, Niger

Informations préliminaires sur le poste :

Intitulé du poste : ADMN BASE

Rattachement hiérarchique : COORDINATEUR ADMIN-FIN

Rattachement technique : COORDINATEUR ADMIN-FIN

Pays & base d’affectation : NIGER, NIAMEY

Durée du poste : 6 MOIS RENOUVELABLES

Salaire : SELON LA GRILLE PUI ET L’EXPERIENCE

Informations générales sur la mission Informations générales sur la mission

Contexte   :

Première Urgence Internationale est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. L’objectif est d’aider les populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité. L’association mène environ 250 projets par an, dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique. PUI intervient en appui à près de 3 millions de personnes dans 19 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, dans le Caucase et en France.

PUI est présente sur l’ensemble des crises qui touchent le Sahel, et ce depuis de nombreuses années : crise du lac Tchad avec des missions au nord-est du Nigeria et au nord-Cameroun, conséquences de la guerre au Darfour avec une mission à l’est du Tchad (depuis laquelle des évaluations ont été menées autour du Lac Tchad en 2016) et plus récemment crise migratoire avec une mission en Libye depuis 2017.

PUI a depuis 2013 une mission au Mali dans les régions de Gao et Kidal où l’organisation met en œuvre une approche intégrée permettant la prise en charge sanitaire et nutritionnelle des populations affectées par la crise, complété par plusieurs projets transverses de réhabilitation de structures d’adduction en eau et d’accès à l’électricité. Conscient des enjeux régionaux autour de ces crises, et plus particulièrement inquiets sur l’évolution du contexte transfrontalier entre le Mali et le Niger, PUI a décidé en 2017 de lancer une mission exploratoire au Niger.

En effet, face aux enjeux sahéliens, le Niger est au cœur de plusieurs crises humanitaires qui affectent depuis ces dernières années ce pays déjà fortement impacté par des problématiques structurelles. Affaibli par la crise régionale du Bassin du Lac Tchad et par les nombreux déplacements de populations réfugiés ou migrantes qui se croisent sur son territoire, le Niger subit directement les effets de la crise malienne et du confit en cours sur le territoire frontalier des régions du Tillabéry et de Tahoua.

Engagé dans la lutte contre ces groupes armés, le gouvernement nigérien a  décrété l’état d’urgence en mars 2017 dans 5 départements de la région de Tillabéry dont celui d’Ouallam. L’application des mesures liées à l’état d’urgence dont entre autres, la fermeture des marchés hebdomadaires et le dysfonctionnement des écoles et centres de santé, a fortement contribué à dégrader la situation humanitaire dans cette zone.

Suite à cette insécurité grandissante, la dégradation continue du contexte dans la zone frontalière du Niger avec le Mali et le Burkina Faso se manifeste notamment par l’augmentation des mouvements de population. Environ 8 000 déplacés internes   été ont enregistrés depuis le début de l’année dans la région du Tillabéry. Ces déplacements sont dus à l’augmentation des attaques des groupes armés dans cette zone et aux mesures sécuritaires mises en œuvre par l’Etat. Dans le cas où les opérations militaires viendraient à s’accentuer dans les prochains mois, il est malheureusement envisageable que les populations soient amenées à se déplacer pour éviter les zones de conflit, entrainant de nouveaux besoins urgents pour ces populations.

Dans une région déjà sensible du fait des problématiques structurelles, des difficultés d’accès aux services publiques et des risques épidémiques en raison de la nature géographique et des dynamiques sociales, la zone voit aujourd’hui sa couverture en soins de santé primaire baisser de jours en jours. Face à cette situation, PUI souhaite mettre en œuvre un premier programme de restauration rapide des soins de santé primaire dans la région du Tillabéry ainsi qu’un renforcement des capacités locales en santé.

Description du poste :

Objectif global :

Dans le respect du cadre défini par le Coordinateur Administratif et Financier et en collaboration avec le reste de l’équipe PUI, l’Administrateur est responsable du bon fonctionnement de la base de Niamey sur les plans administratifs, financiers et RH.

Objectifs spécifiques et activités associées :

Assure la bonne gestion financière et comptable :

1. Assure le respect des procédures financières sur la base de Niamey et sur les sous-bases de Ouallam et Torodi selon le manuel des procédures administratives et financières ;
2. Gestion de la comptabilité :

• Supervision de la tenue de la caisse et des journaux :
  • Supervise la gestion de la caisse quotidiennement ;
  • Contrôle la régularité de la main courante Excel, toutes les factures se rapportant aux mouvements comptables de sa base (Niamey) selon le plan comptable et le Budget ;
  • Supervise les différents paiements (avance sur salaires, factures …) sur base de pièces justificatives valables (qui répondent aux critères de recevabilité: date, nom du fournisseur, description de l’article, quantité, prix unitaire, montant en chiffre et lettre, signature du responsable pour lequel la dépense a été réalisée, etc) et après vérification du respect des procédures d’achat (présence de DAS validée par les personnes autorisées, factures validées pour paiement, etc.) ;
  • Suivi du paiement des journaliers, des salaires et suivi de la base de données ;
  • Assure un contrôle de caisse quotidien ;
  • Effectue une fois par semaine une vérification de caisse (des journaux et des pièces justificatives) ;
  • Vérifie que les dossiers d’achat sont complets et joints à la facture ;
  • Fait des propositions d’amélioration des procédures internes.
• Supervise le paiement et suivi du per diem des équipes :
• Assure un contrôle régulier des avances professionnelles :
  • Tenue du cahier des avances ;
  • Suivi de la justification des avances remises ;
  • Justification du solde des avances à chaque fin de mois ;
  • Contrôle la documentation comptable de chaque avance ;
• Numérotation, codification et classement quotidien des pièces comptables ;
• Envoi à  son supérieur hiérarchique les mains courantes à jour.

Gestion de la clôture comptable :

• Effectue la clôture mensuelle de la comptabilité de la base ;
• Effectue les copies des pièces comptable et transmet les originaux à la coordination avant le 5 du mois ;
• Garantit un archivage clair et structuré des pièces comptables ;

Envoie un pack comptable mensuel avec :

• IPC scannés et signés ;
• Main courante ;
• Liste des fournisseurs ajoutés à la main courante ;
• Eléments constituant les dossiers administratifs (demande de congés, justificatifs…) ;
• Base de données pour la paie des salaires ;
• Tableau de suivi des avances et justification du solde des avances.

Gestion des finances :

• En collaboration avec la Coordination, suit l’état de la trésorerie de la base et effectue les demandes d’approvisionnement appropriées, en tenant compte des contraintes et délais d’approvisionnement ;
• Met à jour les prévisionnels de dépenses de sa base 2 fois par mois, et les transmet au coordinateur administratif et financier ;
• S’assure de disposer du budget de la mission et du suivi Budgétaire à jour ;
• Consolide le suivi budgétaire de la base ;
• Elabore le budget de la base qu’il soumet au coordinateur administratif et financier.

Envoi mensuel d’un rapport financier/RH  au coordinateur financier, qui comprend :

• Le solde de ses caisses/banque ;
• Les avances ouvertes avec justification ;
• La situation du paiement des primes des CSI ;
• Le nombre de personnes évacuées par mois ;
• La liste des pièces manquantes ;
• Les différents appro cash terrain ;
• Les congés pris sur sa base ;
• Tout événement RH survenant sur sa base ;
• Tout autre élément jugé nécessaire.

Assure la bonne gestion des ressources humaines :

Gestion des contrats :

• Prépare et fait signer les contrats de travail, les profils de poste et les transmet à l’Inspection du travail  pour signature ;
• Prévient le supérieur hiérarchique un mois avant la fin d’un contrat ;
• Gère la fin des contrats des employés nationaux en collaboration avec sa hiérarchie.

BDD RH et gestion des employés :

• Envoie chaque mois au coordinateur administratif et financier avant le 25 du mois l’état des acomptes sur salaires, et le suivi des congés et absences des salariés de sa base ;
• Imprime, et fait signer les bulletins de salaire et les transmet à la coordination en même temps que les pièces comptables ;
• Actualise le fichier de suivi des congés du personnel de sa base ;
• Classe et met à jour les dossiers RH de sa base par employé en respectant la liste des éléments administratifs nécessaires dans un dossier du personnel (CV, copie d’extrait d’acte de naissance, contrat de travail, etc.) ;
• Scanne l’ensemble des dossiers administratifs des employés, les enregistre et les classe dans un disque dur externe ;
• Archive les dossiers des employés ayant quitté la mission.

Gestion des évènements RH :

• Organise les recrutements pour sa base (depuis la publication jusqu’à l’intégration du nouvel employé) ;
• Suit les évaluations semi-annuelles des employés ;
• Participe au processus disciplinaire.

Taxes et aspects légaux :

1. S’assure de la bonne diffusion du Règlement intérieur sur sa base ;
2. Régularise et inscrit le personnel à la CNSS ;
3. Prépare les cotisations sociales mensuelles à la CNSS ;
4. Suit les questions relatives aux taxes et impôts (CNSS, allocations familiales ; DGI…).

Administration et archivage :

• Réceptionne et archive les courriers reçus sur la base ;
• Effectue la veille juridique et le suivi de l’évolution des obligations légales de l’ONG vis-à-vis des administrations nigériennes ;
• Archive les documents comptables, administratifs et logistiques (numériques et papier) de la base.

Assure la bonne gestion administrative :

Taxes et aspects légaux :

• A une connaissance approfondie des textes légaux applicables en matière fiscale et en matière du droit du travail ;
• A une connaissance approfondie du régime légal des ONGI au Niger ;
• A une connaissance approfondie du système des taxes et impôts au Niger.

Relation avec les administratifs :

• Est le point focal pour les relations avec les administrations locales ;
• Organise et suit le renouvellement des autorisations ;
• Suit le dépôt des déclarations annuelles.

Encadrement d’équipe :

Nombre de personnes à encadrer et statut (personnel expatrié / national)

Encadrement direct : 1 assistant administratif et financier

Encadrement indirect : 1 agent de ménage (national) ; 1 agent de cuisine (national)

Candidature :

Les candidat(e)s qui souhaitent postuler doivent envoyer leur dossier à [email protected] au plus tard le 31/03/2021 à minuit ou en alternative déposer leur dossier de candidature sous enveloppe fermée au bureau de PUI à Niamey.

PUI se réserve le droit de compléter la procédure de recrutement avant la fin de ce délai si le nombre et la qualité des candidatures reçues sont suffisants.

Le dossier doit inclure :

• Une lettre de candidature ou lettre de motivation adressée au Coordinateur Support PUI ;
• Un CV détaillé et actualisé avec au moins 3 références ;
• Copies des diplômes et attestations de services rendus.