Save the Children recrute un coordinateur des ressources humaines et de l’administration, Sikasso, Mali

Save the Children recrute un coordinateur des ressources humaines et de l’administration, Sikasso, Mali

Sauvegarde de l’enfant :

Niveau 3- les responsabilités du poste peuvent emmener le titulaire du poste à avoir des contacts ou un accès régulier aux enfants et jeunes. Il aura accès aux données personnelles concernant les enfants et / ou les jeunes dans le cadre de son travail donc une vérification de tous les antécédents judiciaires sera nécessaire.

Profil de l’organisation :

Save the Children International (SCI) est la première organisation indépendante au monde pour les enfants. Sa vision est un monde dans lequel chaque enfant a le droit de survivre, le droit à la protection, au développement et à la participation. Sa mission est d’obtenir des avancées décisives dans la façon dont le monde traite les enfants et de réaliser des changements immédiats et durables dans leurs vies. Tous les membres de Save the Children ont signé un deuxième protocole fondateur : la Politique de Défense de l’Enfant qui est la méthode de Save the Children pour s’assurer qu’elle est une organisation sûre pour les enfants. Save the Children travaille dans plus de 120 pays.

But du rôle :

Sous la supervision de l’Area Manager, le ou la Coordinateur (trice) des RH et de l’Administration devra contribuer à assurer le bon fonctionnement de l’administration générale du bureau de Sikasso et s’assurer que les opérations administratives quotidiennes et les fonctions des RH sont exécutées conformément aux politiques, aux procédures et aux pratiques des RH de Save the Children International. Il/Elle jouera le rôle d’interface et de coordination pour l’ensemble des services internes et externes et fournira de manière générale un soutien fonctionnel et/ou technique en matière de gestion administrative et ressources humaines à tout le personnel du sous bureau de Sikasso et à l’équipe RH de Bamako pour rehausser la performance de l’organisation. Gérer les assistants HR et de l’Administration, en veillant à la bonne mise en œuvre des fonctions RH et de l’Administration. Contribuer à la mise en œuvre de la politique de protection de l’enfance de Save the Children dans le sous bureau de Sikasso.

Dimension du poste :

Rapporte au : Area Manager avec comme matrix la Directrice des Ressources Humaines et de l’Administration à Bamako

Staff sous la supervision de ce poste :

Direct : Assistant/RH & Proxy User, Admin Officer, Assistants Administratifs

Indirect : Agents du GIE pour le nettoyage du Guest House et du bureau, les agents de la sécurité G4S

Responsabilité budgétaire : N/A

Etendu du Rôle : Travail en coordination avec le département RH et Admin de Bamako, Les Managers et les Coordinateurs de programmes, le personnel sur le terrain, Inspection du travail, l’INPS, Relation, avec les partenaires

Responsabilités spécifiques aux ressources humaines :

Recrutements :

• Aider périodiquement les responsables à rédiger ou à modifier les descriptions de poste en fonction des besoins du programme ;
• Organiser et coordonner le processus de recrutement du personnel, en collaboration avec le Département Technique concerné en participant activement au processus ;
• S’assurer que les descriptions de poste sont mises dans le bon format et que la demande de recrutement est bien renseignée et signée par tous les parties ;
• Veiller à la bonne mise en œuvre du processus de recrutement conformément aux politiques et procédures de l’Organisation ; et orienter le panel de recrutement sur les politiques et procédures de recrutement ;
• Veiller à la diffusion des annonces de recrutement aussi bien à l’interne qu’à l’externe (message All staff, tableaux d’affichage internes, presse écrite, au niveau des services et structures appropriés, etc.) ;
• S’assurer que le dossier de recrutement contient tous les éléments nécessaires avant de l’envoyer au bureau principal à Bamako. Assurer la confidentialité du dossier et du processus ;
• Assurer la mise à jour et le suivi du tracer de recrutements et le partager avec le bureau principal.

 Orientation du personnel :

• Prendre les dispositions nécessaires pour l’accueil des nouveaux employés en coordination avec le Superviseur hiérarchique, l’Administrateur, et la Logistique ;
• Élaborer un calendrier d’intégration pour les nouveaux employés en coordination avec les Superviseurs hiérarchiques, et s’assurer que les nouveaux employés sont formés, comprennent et signent les politiques de Save the Children ;
• Coordonner la mise à niveau périodique du personnel ancien avec le bureau principal à Bamako

Coordination de la revue des performances du Personnel :

• Coordonner le processus de gestion des performances du Sous bureau de Sikasso pendant toute l’année ;
• Recevoir et préparer le rapport des Evaluations trimestrielles et annuelles et soumettre à La Directrice des RH ;
• Soumettre un plan de formation suivant les besoins en formation et transmettre au RH chargé du développement et de la formation.  Assurer le suivi du plan de formation avec les RH à Bamako et fournir un Feed-back régulier au personnel

Gestion administrative du personnel :

• S’assurer que tous les nouveaux employés recruté pour la base de Sikasso disposent d’une copie de sa description de tâches et de son contrat de travail visé par l’Inspection du travail ;
• Organiser des visites médicales d’embauches pour les employés de sa base ;
• Assurer le visa des contrats par le médecin du travail et par l’inspection du travail au niveau de la base ;
• Assurer la mise à jour du tableau de suivi congés/permissions en documentant toutes les absences du personnel et collecter des fiches de congé pour les acheminer à Bamako ;
• Assurer le respect des procédures administratives d’absence et de congé ;
• En coordination avec l’équipe de Bamako, mettre en place un système de suivi des contrats ;
• Etre l’interphase avec les administrations nationales relatives à l’emploi ;
• Servir de point de contact aux délégués du personnel du sous bureau de Sikasso ;
• Coordonner le processus disciplinaire donner des conseils et appuyer dans la rédaction des demandes d’explication et autres documents disciplinaires à la demande des superviseurs en veillant au respect des procédures légales en vigueur au Mali ;
• Veiller au bon respect des conventions médicales d’assurance souscrites par Save the Children International pour son personnel ;
• Participation dans l’élaboration des rapports trimestriels et annuels des Ressources Humaines ;
• Garder la confidentialité sur les questions relatives à la gestion du personnel de Save the Children au Mali.

Responsabilités spécifiques à l’administration :

Facilities Management :

• En collaboration avec l’Area Manager contribuer à la mise en œuvre correcte des politiques et procédures et de l’éthique de l’organisation dans le domaine de l’administration ;
• Superviser l’entretien général du bureau, des résidences, du Guest House, les installations, des biens et de l’équipement (environnement de travail physique) en collaboration la Logistique et veiller à ce qu’ils soient utilisés de façon sécurisées et efficace ;
• Coordonner l’allocation d’espace de travail et les déménagements si nécessaire en collaboration avec la logistique ;
• Organiser les déménagements des résidences des expatriés en collaboration avec la logistique ;
• Veiller à ce que les systèmes de communication interne et externe fonctionnent de manière efficace et efficiente ;
• Fournir un soutien logistique aux invités, aux visiteurs, y compris les organisations partenaires impliquées dans les activités de Save the Children ;
• Prendre des dispositions pour la gestion administrative du déplacement du personnel expatrié et national en visite à Sikasso ;
• Organiser les différents ateliers de l’organisation en collaboration avec la Logistique ;
• Appuyer le personnel dans l’organisation des voyages nationaux et internationaux. Signer les ordres de missions ;
• Assurer la fourniture des ressources d’information (Journaux, quotidien national, et autres documents, etc.) de façon à ce que l’information soit plus accessible et mettre en place un mécanisme de contrôle à l’usage du personnel et des visiteurs.

Gestion des contrats avec les prestataires des services :

En collaboration avec la logistique la personne sera chargée de régler toutes les questions liées au suivi et la mise à jour des contrats tels que : les contrat de maintenance et d’entretien des bureaux et des résidences des expatriés, les contrat cadre pour l’entretien période et la réparation des équipements (Photocopieurs ; fax ; téléphones ; imprimantes ; ordinateurs ; nodulaires et des climatiseurs) et les Contrat cadre pour les travaux de menuiserie.

Relations avec l’extérieur :

• Apporter une assistance à la circulation de l’information et la transmission des décisions et/ ou les invitations entre l’Organisation et les Autorités gouvernementales ;
• Contribue à la bonne coopération avec les autorités gouvernementales sous le contrôle du Area Manager ;
• S’assure que les clauses de l’Accord d’Etablissement de notre organisation avec les autorités gouvernementales sont respectées

La gestion du Guest House :

• Il/Elle travaille avec l’Area Manager sur tous les aspects opérationnels de la Guest house et doit s’assurer que les locaux sont en bon état de fonctionnement. Assurer la disponibilité des matériels et équipements nécessaires et leur maintenance. Il/Elle est responsable de tous les aspects de la guest house du bureau de Save the Childen à Sikasso et sera également responsable d’informer son superviseur de l’évidence des problèmes à court / moyen / long terme et d’aider à formuler des solutions. ;
• Doit tenir des réunions régulières avec son superviseur et le staff Admin pour discuter de questions de routine opérationnelles, de tous les problèmes de personnel, et fixer les objectifs de performance. Les procès-verbaux des réunions doivent être envoyés à son superviseur ;
• Doit s’assurer que les lieux sont inspectés régulièrement (chambres, toilettes, Cuisine, etc…) pour veuillez sur l’état des lieux et vérifier le stock (qualité, les niveaux de stock nominale, l’expiration, etc.) ;
• S’assurer de la propreté interne et externe, d’une bonne condition d’accueil et d’hébergement des visiteurs, le service de préparation, le personnel de nettoyage ;
• Surveiller et maintenir le fonctionnement et les frais généraux afin de maintenir un maximum de revenus pour l’organisation ;
• Etre disponible sur appel 24 heures par jour pour résoudre les problèmes urgents ;
• Coordonner et superviser les tâches du personnel du GIE ;
• Assurer la conservation correcte et confidentielle de tous les documents de la guest house ;
• Produire un rapport mensuel des activités du guest en terme de gestion financière et du taux d’occupation. 

Autres responsabilités professionnelles : Les fonctions et responsabilités énoncées ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire de poste peut être amené à exécuter des tâches supplémentaires en fonction de son niveau de compétences et d’expérience.

Compétences et comportement (nos valeurs en pratique) Responsabilité / redevabilité, Ambition, Collaboration, Créativité, Intégrité.

Qualifications, expériences et aptitudes :

• Niveau d’étude Maîtrise (bac+4ans) en Droit Privé et/ou en GRH ou science sociale ;
• 3 à 5 ans d’expérience professionnelle dans le domaine de l’Administration et des Ressources Humaines de préférence avec une Organisation Internationale ;
• Expérience dans la formation des adultes ;
• Expérience de travailler et de gestion d’une équipe et capacité de travailler sous pression ;
• Familier avec la législation du travail au Mali ;
• Expérience démontrée dans la rédaction des correspondances administratives ;
• Bonne capacités de communication écrite et verbale en Français. L’Anglais serait un atout considérable ;
• Excellentes compétences du pack Office (Word, PowerPoint, Excel, ainsi que l’utilisation de la messagerie électronique ;
• Sens de la responsabilité, de la rigueur, de la confidentialité et de l’honnêteté ;
• Capacité de travailler sous la pression et de délivrer dans les délais ;
• Esprit d’équipe non négociable.

Candidature :

Les candidats intéressés sont priés d’aller sur le lien ci-dessous et suivre les instructions pour Postuler : ici

La date de clôture du dépôt des candidatures : le 12 Novembre 2020.

Seules les candidatures qui répondent aux profils recherchés seront contactées pour la suite du processus de recrutement.