DESCRIPTION
La GIZ est une institution de la Coopération Allemande au Développement dont la mission essentielle est la mise en œuvre de projets et programmes dans les secteurs du développement économique et social en République de Guinée.
Le projet Santé de la Reproduction et de la Famille (PSRF), lancé en janvier 2015, vise à améliorer l’état de santé de la population guinéenne, en particulier des femmes et des enfants, dans les zones d’intervention. Il a pour objectif d’appuyer le Ministère de la santé guinéen et ses agences, en collaboration avec les organisations de la société civile, à accroître le recours aux services de santé en matière de reproduction. Cela se fera par l’amélioration de la qualité des services de santé reproductive, l’amélioration de la gestion des ressources humaines, l’adaptation des services à la jeunesse et le renforcement du système de santé communautaire.
Depuis janvier 2019, le PSRF est entré dans une nouvelle phase, dans laquelle un cofinancement avec l’Union Européenne (EU) a été signé et en cours d’implémentation depuis août 2019. Ce cofinancement a pour objet la mise en œuvre de la deuxième phase du projet d’appui au renforcement du système de santé (PASA2). En plus de renforcer le niveau national du Ministère de la santé à travers son volet 1, la GIZ prévoit de mettre en œuvre également les trois domaines d’action suivants dans une nouvelle région de Guinée Forestière (N’Zérékoré) :
- Renforcer les capacités de gestion de la région et des districts en matière de planification et de mise en œuvre des activités, en promouvant la gouvernance, la gestion des ressources humaines et la gestion de la qualité (volet 2)
- Améliorer l’offre des services de santé reproductive et familiale, en particulier l’élaboration et la mise en œuvre de plans de formation (volet 3) Stimuler la demande des services de santé (mise en œuvre de la politique nationale et de la stratégie de santé communautaires) (volet 4)
Dans l’optique de renforcer l’équipe administrative de PASA2 déjà en place, la GIZ recrute un (01) Sécretaire Administratif pour appuyer la mise en œuvre des activités dans la région de N’Zérékoré.
A – Domaine de responsabilité
Le titulaire du poste est responsable de la mise en œuvre pratique des activités principales suivantes :
- ✓ Exécution quotidienne des services d’accueil et de secrétariat
- ✓ Tâches de bureau d’ordre général ;
- ✓ Aide au classement de documents dans des dossiers papier ou le DMS conformément aux règles de classement de la GIZ
B – Attributions
1. Service d’accueil et de réception
La titulaire du poste :
- ▪ Accueille les visiteurs et veille à leur confort avant de les orienter ;
- ▪ Enregistre, documente et organise régulièrement le courrier entrant et sortant (lettres, messages électroniques, paquets et messages à délivrer personnellement, documents officiels) ; ▪ Rend disponible du café pour les visiteurs ;
2. Travaux et services de bureau
La titulaire du poste :
- ▪ Veille à l’établissement ou à la mise à jour régulière d’un répertoire de personnes contenant les coordonnées de contact (numéros de téléphone et adresses électroniques) ;
- ▪ Planifie des rendez vous en interne et en externe incluant un Représentant de Projet ;
- ▪ Etablit les PV des réunions internes et fait le suivi de la mise en œuvre des points de recommandation ;
- ▪ Appuie le Chargé de l’Administration et des Finances sur des travaux d’ordre administratif ;
- ▪ Rédige des ordres de mission ;
- ▪ Appuie l’organisation de réunion et de séminaires
- ▪ Appuie l’organisation des missions dans la zone d’intervention
- ▪ Aide au classement de documents dans les classeurs conformément aux règles de classement de la GIZ ;
- ▪ Photocopie et numérise les documents en fonction des besoins ;
- ▪ Veille à la propreté des locaux
3. Gestion des fournitures :
- ▪ Veille à la disponibilité des fournitures de bureau nécessaire
- ▪ Gère le stock de fournitures de bureau
C – Qualification, Compétences et expériences requises
Qualification
- • Niveau secondaire
- • Diplôme délivré par une école reconnue de formation à des fonctions de bureau ou diplôme similaire (niveau BTS).
Expérience professionnelle
Au moins 2 ans d’expérience à un poste similaire
Autres connaissances/compétences
- • Bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, courrier électronique, Internet) ainsi que des MS Office (Word, Excel)
- • Très bonne maîtrise du français (à l’oral et à l’écrit)
- • Courtoisie et serviabilité à l’égard des visiteurs
- • Proactivité
CANDIDATURE
➢ Une lettre de motivation
➢ un CV détaillé et actualisé avec au moins 3 références ➢ copies légalisées des diplômes et attestations
➢ un extrait de casier judiciaire, copie carte d’identité.
Les candidats (es) intéressé(e)s dont les profils répondent aux critères du poste sont prié(e)s de faire acte de candidature au plus tard le 31 Mars 2021 Les candidatures doivent être adressées à sous pli fermé au plus tard le 31 Mars 2021 à 17h15mn.
• Physique : en déposant le dossier de candidature dans une enveloppe portant la mention « Candidature au poste de Secrétaire Administratif- PASA2 » à l’adresse : Bureau de la GIZ à Conakry, DI.256 Corniche Nord, Cité Ministérielle/Dixinn – BP : 4100 .
• Electronique en envoyant le dossier de candidature à l’adresse : [email protected] avec comme objet : « Candidature au poste de Secrétaire Administratif-PASA2 »
NB : Les candidatures féminines sont vivement souhaitées.
Seuls les candidats ou candidates présélectionnés seront contactés pour la suite de la procédure.