IRC recrute un chef de projet SV 565, Baraka, RDC

 

 

Requête nº : req12192

Intitulé de poste : Chef de Projet SV565

Secteur d’activité : Protection de l’enfance

Type de contrat : Régulier

Taux d’occupation : Plein temps

Ouvert aux expatriés : Non

Lieu de travail : Baraka, Democratic Republic of the Congo

 

Descriptif du poste :

Fondé en 1933, International Rescue Committee (IRC) a pour mission d’aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance ont été brisés par des conflits et des catastrophes à survivre, se rétablir et reprendre leur avenir en main. Depuis 1996, IRC-RDC répond aux besoins humanitaires et de développement des populations congolaises et réfugiées en RDC, tout en s’efforçant de promouvoir leurs droits et de renforcer leur santé, leur sécurité, leur bien-être économique, leur éducation et leur pouvoir décisionnel. Actuellement, IRC intervient dans les domaines de la santé (y compris sexuelle et reproductive), de la nutrition, de l’eau, l’hygiène et l’assainissement (WASH), de la protection de l’enfance et des femmes, de la bonne gouvernance et de la gestion des conflits, et enfin, du redressement économique et du développement.

Description synthétique du poste  :

Dans le cadre du projet intitulé « DRC Joint Response 2021 – Child Protection and Prevention and Response to GBV in Fizi Health Zone », financé par le Ministère des Affaires étrangères néerlandais par l’intermédiaire de Stichting Vluchteling, IRC poursuivra son action en faveur de la protection des femmes et des enfants dans le territoire de Fizi (province du Sud Kivu) tout au long de l’année 2021. Par le biais d’actions de prévention et de réponse aux violences basées sur le genre (VBG), de protection de l’enfance et d’autonomisation des femmes, IRC espère venir en aide à environ 30 000 individus affectés par les conflits intercommunautaires, les aléas climatiques et le COVID-19 dans le territoire de Fizi. Pour diriger la mise en œuvre de ce projet ambitieux, IRC recherche un chef de projet dynamique, travailleur, rigoureux et attentif à la qualité et à l’intégrité. Si vous partagez les valeurs d’IRC, que vous avez un profil protection, une solide expérience de la gestion de projets humanitaires et des partenariats, ainsi que de bonnes compétences de planification, de communication (verbale et écrite) et de coordination, IRC vous encourage à postuler.

Positionnement hiérarchique  :

Le Chef de Projet sera sous la supervision directe du Field Coordinator pour le Sud Kivu. Il/elle bénéficiera de l’appui et des orientations techniques des Coordinateurs Techniques Protection et Autonomisation des Femmes (PAF) et Protection de l’Enfance (PE), ainsi que de l’appui du Senior Programs Coordinator. Il/elle encadrera l’équipe du projet dans sa globalité.

Description des tâches  :

Le Chef de Projet aura pour mission principale d’assurer la mise en œuvre d’un projet de qualité dans le territoire susmentionné. Responsable de la bonne gestion du projet, il/elle devra veiller à la coordination des équipes Programme et Support, à la planification et au suivi conjoint de tous les aspects du projet (ex : les activités, les achats, les dépenses, les recrutements). Garant de la qualité des interventions, il/elle devra créer un cadre de travail constructif et favorable à l’apprentissage, à l’analyse des problèmes et défis, et à l’identification de solutions, toujours avec l’objectif d’assurer la redevabilité auprès des bénéficiaires et du bailleur de fonds du projet. Il/elle visitera régulièrement les différents sites d’intervention, afin de soutenir les équipes dans la mise en œuvre et de cultiver de bonnes relations avec les autorités administratives et coutumières locales. Cela facilitera l’accès et l’acceptation d’IRC dans la zone d’intervention.

Planification de la mise en œuvre du projet :

  • Développer une stratégie de mise en œuvre du projet, à partir des outils de planification et de suivi technique, logistique et budgétaire en vigueur chez IRC ;
  • Planifier plus en détail les différentes étapes de la mise en œuvre du projet et donner des directives claires aux équipes pour toujours prioriser les activités les plus urgentes/importantes et optimiser l’utilisation des ressources humaines, financières et matérielles disponibles ;
  • Venir préparé(e) et participer activement aux réunions d’ouverture, de suivi et de clôture du projet, en lien avec le département Grants.

Suivi global de la mise en œuvre du projet :

  • Superviser la mise en œuvre du projet en veillant à sa qualité, à sa conformité (compliance) et au respect des consignes et standards techniques internationaux, propres aux clusters et à IRC ;
  • Veiller à ce que le projet soit réalisé dans les délais, dans les limites du budget disponible, et conformément aux objectifs fixés ;
  • Mettre régulièrement à jour les principaux outils de planification (plans de travail, d’achat, de recrutement et de dépenses) et de suivi des réalisations et des dépenses (plan M&E, BvA) ;
  • Examiner chaque mois (a minima) le niveau global de consommation du budget et les performances enregistrées sur le terrain au regard des objectifs fixés, en lien avec le département Grants ;
  • Organiser des réunions hebdomadaires de coordination et de suivi avec l’équipe du projet ;
  • Anticiper et atténuer les risques qui pourraient entraver la réalisation du projet ou mettre en danger les équipes, les bénéficiaires, les partenaires ou les biens d’IRC, en concertation avec le Field Coordinator et le département Sécurité ;
  • Produire/compiler et partager des rapports mensuels d’activité avec le département Grants, le Field Coordinator et les Coordinateurs Techniques. (Ces rapports devront aussi faire état des défis et des retards rencontrés, ainsi que des actions correctives envisagées.) ;
  • En collaboration avec le département Grants, rédiger les premiers drafts des rapports narratifs plus substantiels à usage externe.

Mécanismes de suivi, évaluation, redevabilité et capitalisation :

  • Réaliser des visites-terrain régulières pour coacher, conseiller et superviser les équipes, et suivre les réalisations ;
  • En collaboration avec le département MEAL, veiller à ce que toutes les données quantitatives et qualitatives nécessaires au suivi du projet et au rapportage soient correctement collectées, consolidées et transmises au département en question, au moment opportun ;
  • Vérifier et valider sans délai les livrables contractuellement attendus du partenaire locale d’IRC, afin de faciliter les paiements ;
  • En collaboration avec le département MEAL, veiller au fonctionnement efficace et transparent des mécanismes de redevabilité, afin que les suggestions, les plaintes et les requêtes des communautés soient régulièrement et correctement collectées, analysées et adressées ;
  • En collaboration avec le département MEAL, organiser un atelier de capitalisation à la fin du projet pour dresser le bilan des leçons apprises par toutes les parties prenantes et veiller à ce qu’elles soient prises en compte dans les décisions et la planification ultérieures.

Gestion du budget :

  • Mettre à jour le plan de dépense au moins deux fois par mois, sur la base du staffing et des achats prévus et en tenant compte des dates de paiement anticipées ;
  • Veiller à la consommation progressive, rationnelle et exhaustive du budget, en vous référant constamment au budget approuvé par le bailleur et au BvA system, et en mettant régulièrement à jour les plans d’achat et de dépense en conséquence ;
  • Examiner chaque semaine le statut des requêtes d’achat (PRs), des commandes (POs), des contrats de service et des requêtes de paiement dans le BvA system, afin de les faire avancer et d’éviter toute duplication, omission ou modification imprévue ;
  • Se coordonner avec les départements logistique et financier, afin de procéder aux corrections nécessaires (ex : transactions à recoder, duplications à éliminer) et accélérer la soumission, l’approbation, le renvoi pour clarification, l’annulation et le paiement des requêtes dans le BvA system ;
  • Prévoir les besoins en cash du projet et les soumettre chaque mois au Field Coordinator et à la Finance.

Gestion des achats, des équipements et des déplacements des staffs :

  • Appuyer l’équipe dans l’élaboration, la mise à jour et la soumission mensuelles à la Logistique d’un plan d’achat exhaustif et cohérent ;
  • Se coordonner avec la Logistique pour planifier les commandes, l’acheminement, la livraison, l’entreposage et la distribution sur le terrain des intrants nécessaires à la mise en œuvre des activités ;
  • Participer aux contrôles de qualité des produits proposés ou livrés à IRC par les fournisseurs ;
  • Siéger dans les comités d’achat pour finaliser la sélection des fournisseurs lorsque c’est nécessaire ;
  • Garantir une gestion et une utilisation adaptées des stocks et équipements destinés au projet ;
  • Prévoir les déplacements des équipes en se basant sur la flotte disponible et les procédures applicables.

Gestion du personnel :

  • Veiller à ce que chaque membre de l’équipe comprenne et assume son rôle et ses responsabilités, par des entretiens réguliers entre superviseur et supervisé, des objectifs de performance clairs, atteignables et mesurables, et des évaluations de performance ;
  • Créer un environnement de travail positif, constructif et dynamique, en promouvant une communication franche et respectueuse entre tous les membres de l’équipe ;
  • Gérer les conflits interpersonnels par l’écoute, le dialogue et la médiation ;
  • Renforcer les compétences de l’équipe dans les secteurs pertinents pour le projet et pour IRC ;
  • Être attentif au bien-être au travail et aux plans de carrière de chacun.

Gestion de la sécurité :

  • S’assurer que chaque membre de l’équipe-projet soit pleinement conscient des problèmes sécuritaires et politiques dans la zone d’intervention, et par conséquent respectueux des procédures opérationnelles standard (SOP) d’IRC et des consignes du Field Coordinator ;
  • En collaboration avec le département Sécurité et l’équipe-projet elle-même, analyser régulièrement l’évolution de la situation sécuritaire dans les zones ciblées et veiller à ce que les conditions de sécurité minimales soient réunies avant tout déploiement de staff ;
  • Encourager l’équipe à rapporter au département Sécurité tous les incidents et rumeurs dont ils auraient connaissance dans ce domaine.

Coordination externe

  • Communiquer régulièrement avec les bénéficiaires, les autorités locales, les services techniques déconcentrés, les ONG présentes localement et tous les autres acteurs-clé, lors de la préparation et de la mise en œuvre des activités, afin de les impliquer au maximum et de favoriser l’acceptation et la compréhension du travail d’IRC ;
  • Veiller à ce que tous les contacts établis par l’équipe avec les bénéficiaires soient respectueux et délicats ;
  • Participer (en personne ou via un délégué) à un maximum de réunions techniques et de coordination, afin d’assurer la visibilité et la connaissance du travail d’IRC ;
  • Se coordonner avec les ONG présentes localement, afin d’éviter les lacunes et les duplications d’assistance, et d’harmoniser et intégrer l’aide et les approches autant que possible ;
  • Participer aux réunions avec le bailleur ;
  • Faciliter la préparation de visites officielles (ex : bailleur, hauts-responsables IRC) sur le terrain.

Profil :

  • Diplôme universitaire en sciences sociales, droit ou éducation ;
  • Professionnel expérimenté dans la gestion de projets de protection (minimum 3 ans d’expérience au sein d’une ONG internationale), notamment dans des contextes d’urgence ou des contextes sécuritaires instables semblables au territoire de Fizi (minimum 1 an d’expérience) ;
  • Collaboration antérieure avec des ONG internationales et locales, la Division des Affaires sociales (DIVAS), la Division Genre et des organisations communautaires ;
  • Excellentes capacités de coordination, de communication et de motivation ; esprit d’équipe ;
  • Excellentes capacités d’organisation, de planification et de priorisation des activités et des tâches ;
  • Solide expérience de la gestion d’un budget et du suivi des dépenses ;
  • Solide expérience de l’encadrement de staff et du renforcement de capacités par le coaching, la formation et la supervision formative ;
  • Solide expérience du suivi et de l’évaluation des projets, ainsi que des mécanismes de redevabilité ;
  • Solide expérience du rapportage ;
  • Solide expérience de la gestion de partenariat avec des ONG locales ;
  • Très bonnes capacités d’analyse, de synthèse et de rédaction (en français). (La maîtrise du swahili, de l’anglais et/ou des langues locales parlées au Sud Kivu constituera un atout.) ;
  • Bonne connaissance des processus de suivi-évaluation et des procédures financières et logistiques de base ;
  • Bonne connaissance du monde humanitaire et des relations avec les bailleurs institutionnels ;
  • Bonne maîtrise du pack Office (Word, Excel, PowerPoint) ;
  • Esprit d’initiative et capacité à travailler de façon autonome ;
  • Grandes qualités humaines et interpersonnelles (ex : patience, tact, ouverture d’esprit, pédagogie) ;
  • Expérience du travail au sein d’une équipe multiculturelle ;
  • Conscience de la grande réactivité, de la flexibilité et de la capacité à travailler sous pression attendues d’un chef de projet ;
  • Grande intégrité.

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