Titre du poste : Assistant Administratif, PIAC.0
Grade : GS7
Poste N° : 50078451
Référence : ADB/20/164
Date de clôture : 18-déc-2020
Lieu d’affectation : Abidjan, Côte d’Ivoire
Objectifs :
Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les Pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013‑2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, Cinq grandes priorités (High 5) dans lesquelles les interventions devront s’intensifier pour accélérer l’obtention de résultats en Afrique ont été définies, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque entend constituer une équipe de direction qui pilotera la mise en œuvre efficace de cette vision.
Le complexe :
Le Président planifie, supervise et gère les activités du Groupe de la Banque. Sous la direction des Conseils d’administration, le Président pilote les affaires de la Banque africaine de développement et du Fonds africain de développement, et gère les opérations et activités conformément aux accords portant création de la Banque africaine de développement et du Fonds africain de développement. Le Président supervise plusieurs départements et unités, notamment le Cabinet du Président (PRST.0), le Département de l’évaluation indépendante du développement (BDEV), le Bureau de l’intégrité et de la lutte contre la corruption (PIAC), l’Unité de vérification de la conformité et médiation (BCRM), le Secrétariat du conseil d’appel des sanctions (BSAB), le Tribunal administratif (BATR), le Bureau de l’auditeur général (PAGL), la Direction de la gestion des risques du groupe (PGRM), le Conseil juridique général et services juridiques (PGCL), le Département de la communication et des relations extérieures (PCER), le Bureau de l’intégrité du personnel et de l’éthique (PETH) et le Bureau du secrétaire général et Secrétariat général (PSEG).
Le département recruteur :
Le Département de l’intégrité et de la lutte contre la corruption (PIAC) joue un rôle essentiel dans la mission du Groupe de la Banque en protégeant l’image institutionnelle et la réputation de la Banque et en améliorant le climat d’investissement sur le continent par la dissuasion, la prévention et la réduction de la fraude, de la corruption, des actes d’inconduite du personnel et autres pratiques néfastes au sein du Groupe de la Banque.
PIAC a pour mandat principal de mettre au point des mesures préventives en vue de la réduction de la fraude et de la corruption dans le cadre des opérations de la Banque, de mener des enquêtes indépendantes sur les allégations de corruption, de fraude et autres pratiques répréhensibles commises dans le cadre des opérations financées par le Groupe de la Banque et d’enquêter sur des actes d’inconduite de la part des membres du personnel ainsi que sur d’autres pratiques nuisibles au sein du Groupe de la Banque.
Le poste :
Sous la supervision du Chargé Supérieur de l’analyse des données et de la performance et sous l’orientation et la direction générales du Directeur du Bureau de l’intégrité et de la lutte contre la corruption, l’Assistant administratif sera chargé de gérer les processus de passation de marchés, d’effectuer les paiements et de s’acquitter d’autres tâches administratives.
Rattaché au Bureau de l’intégrité et de la lutte contre la corruption, l’Assistant administratif aura pour mission de :
- Veiller à ce que les fonctions liées à la gestion des processus de passation de marchés, des services administratifs et des activités financières du département soient exécutées de manière efficace et efficiente.
- Assurer le traitement en temps voulu des factures ainsi que le suivi de ces dernières jusqu’à ce que les bénéficiaires reçoivent leurs paiements.
- Fournir un soutien administratif général au bureau du directeur PIAC et aux deux (2) divisions composant le département.
Fonctions et responsabilités :
Sous la supervision directe du Chef de division, l’Assistant administratif devra assumer les fonctions et responsabilités suivantes :
Gestion administrative et financière :
- Apporter son soutien aux gestionnaires de centres de coûts dans le processus de recrutement de consultants et de passation de marchés institutionnels en veillant au respect des règles, procédures et principes applicables à la Banque ;
- Engager le processus de passation des marchés de biens et de services ainsi que tout autre événement relevant du département ou externe et en assurer le suivi, en collaboration avec le département chargé des achats, de la comptabilité et de la trésorerie ;
- Assurer le traitement en temps voulu des paiements des fournisseurs éligibles pour les biens, services et conseils acquis en temps voulu, en tenant compte de la nécessité de veiller à ce que les politiques, les directives et les normes en vigueur à la Banque soient respectées ;
- Assurer le traitement des avances et des demandes de remboursement pour les missions de travail effectuées par les membres du personnel.
Administration du bureau :
- Assurer la gestion des formalités de voyage, du processus de l’obtention du visa et des questions d’hébergement, ainsi que la gestion des questions logistiques en faveur des visiteurs, y compris les experts et consultants externes ;
- Fournir un soutien administratif général au département en liaison avec le service des achats en ce qui concerne l’utilisation des locaux à usage de bureaux, l’attribution de mobilier, d’équipement et de fournitures de bureau au département ;
- Concevoir et préparer les différents documents et formulaires administratifs, tels que les autorisations d’absence du personnel (congé annuel, congé dans le foyer et congé de maternité ;
- Répondre aux demandes de renseignements internes et celles provenant du grand public ; filtrer les appels téléphoniques provenant de la Banque et de clients externes, organiser et conserver des agendas électroniques et assurer le suivi des rendez-vous ;
- Prendre des notes lors des réunions, rédiger des lettres et préparer les procès-verbaux des réunions, le cas échéant ;
- Préparer des documents, des notes d’information, des rapports, des feuilles de calcul et des présentations.
Appui à la gestion des ressources : Apporter son concours en ce qui concerne toutes les questions liées à la planification des ressources et à la mise en œuvre du programme de travail.
Critères de sélection :
- Être titulaire d’au moins une licence ou d’un diplôme équivalent en comptabilité, commerce, économie, finance ;
- Avoir au moins cinq (5) ans d’expérience professionnelle pertinente, de préférence dans le domaine des finances et de l’administration ;
- Avoir d’excellentes compétences en matière de communication ;
- Faire preuve d’un niveau élevé de tact et de sensibilité dans les contacts avec les clients et les parties prenantes internes et externes à tous les niveaux ;
- Mettre en avant une approche axée sur les résultats, faire preuve d’esprit d’équipe et d’une capacité avérée à travailler dans un environnement multiculturel et à entretenir des relations de travail efficaces avec des personnes de nationalités et d’origines culturelles différentes ;
- Faire preuve d’intégrité et d’honnêteté ;
- Justifier d’excellentes compétences en matière de planification et d’organisation ;
- Disposer d’une capacité avérée à travailler de manière autonome et à relever les défis ;
- Faire preuve d’une capacité à travailler en équipe/d’un esprit d’équipe ;
- Démontrer d’excellentes compétences interpersonnelles et une capacité à établir des relations avec les employés et la direction à tous les niveaux ;
- Avoir des compétences avérées en matière de résolution de problèmes ;
- Être capable de communiquer efficacement (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, avec une connaissance pratique de l’autre langue. La maîtrise des deux langues est un atout ;
- Savoir utiliser les applications logicielles courantes de la Banque (Word, Excel, PowerPoint).
Le présent poste n’ouvre pas droit aux conditions d’emploi international (le titulaire de ce poste sera recruté au plan local et ne bénéficiera donc pas du statut de fonctionnaire international.
Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de l’enregistrement de votre candidature, veuillez envoyer un courriel avec une description précise du problème et/ou en envoyant une capture écran indiquant le problème à : HR Direct [email protected]
Pour postuler à ce poste, vous devez être ressortissants d’un des pays membres de la BAD.
Seul(e)s les candidat(e)s qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenu(e)s pour les entretiens seront contacté(e)s. Seuls les dossiers de candidature enregistrés en ligne avec un curriculum vitae (CV) complet et copies des diplômes requis joints seront examinés. Le Président de la BAD se réserve le droit de nommer un candidat à un grade inférieur à celui du poste annoncé. La Banque africaine de développement est un employeur garantissant l’égalité des chances et les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Le Groupe de la Banque africaine de développement (BAD) ne perçoit aucun frais ou contribution de quelque nature que ce soit des candidats tout au long de son processus de recrutement (dépôt ou traitement de la candidature, entretien d’embauche, etc.). En outre, le Groupe de la Banque ne demande aucune information relative aux comptes bancaires des candidats. Le Groupe de la Banque africaine de développement décline toute responsabilité de publications frauduleuses d’offres d’emploi en son nom ou, de manière générale, d’utilisation frauduleuse de son nom de quelque manière que ce soit.
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