L’International NGO Safety Organisation recrute un(e) responsable des opérations, Bamako, Mali

AVIS DE RECRUTEMENT POUR UN(E) OPERATIONS OFFICER A Bamako/Mali 

(Clôture des candidatures : 15/04/2021 

Début du contrat souhaité au 01/05/2021)

 

 

Contexte de l’organisation :

Fondée en 2011, International NGO Safety Organisation (INSO) est une organisation non gouvernementale Internationale qui apporte aux travailleurs humanitaires un appui en matière de sécurité en établissant des plates-formes de coordination de la sécurité dans des contextes insécurisés. INSO fournit aux ONG inscrites une gamme de services gratuits, y compris le suivi des incidents en temps réel, les rapports analytiques, les données et la cartographie liées à la sécurité, le soutien dans la gestion de crise, les orientations du personnel et la formation.

Les services INSO aident les ONG dans leurs responsabilités quotidiennes en matière de gestion des risques et améliorent leur connaissance générale de leur contexte d’intervention afin de leur permettre de baser leurs décisions d’accès humanitaire sur des données factuelles.

L’Organisation s’est développée et d’une start-up novatrice est devenue une organisation mondialement reconnue et un élément clé du système de coordination de la sécurité humanitaire.

Aujourd’hui, l’Organisation fournit un soutien quotidien à plus de 1000 ONG dans quatorze (14) pays les plus insécurisés au monde et a acquis une solide réputation de performance, de principes et de professionnalisme.

Dépuis Avril 2019, INSO est enrégistrée aux Pays-Bas avec son siège global à La Haye, la ville internationale de la paix et de la justice.

 

La mission INSO Mali :

INSO Mali a démarré en 2013 et lancé ses services complets en 2014 au travers de ses bureaux de Bamako, Gao et Mopti et de ses antennes dans le centre et le nord du pays.

INSO fournit des services pour améliorer l’acheminement de l’aide humanitaire et préserver la sécurité du personnel employé par environ 150 ONG au Mali, nationales et internationales qui fournissent une aide humanitaire et d’urgence.

Nous recherchons une personne expérimentée pour rejoindre notre équipe du Mali en tant qu’Operations Officer basée à Bamako et mobile sur l’ensemble des régions couvertes par INSO au Mali.

Aperçu du poste :

Sous la supervision directe de l’Operations Manager, le-la Operations Officer participera à :

  • La gestion des ressources humaines et de l’administration au niveau du pays, avec l’appui technique de l’Operations Manager ;
  • Sera également en charge d’assister l’Operations Manager dans la supervision des fonctions logistiques et achats ;
  • Accompagnera des administrateurs dans les bases.

Le poste est basé à Bamako avec des voyages réguliers dans les différents sous-bureaux régionaux du Mali.

Principales responsabilités :

Gestion des ressources humaines :

  1. Respect de lois et des pratiques RH :
  • Suit l’évolution des règles du pays ;
  • Développe un réseau au sein des différentes administrations et des autres ONGs afin de suivre l’évolution des règles applicables ;
  • Se renseigne sur les pratiques de nos partenaires ;
  • S’assure que ces règles en matière de RH sont respectées par INSO.
  1. Profils de poste :
  • S’assure que chaque employé de INSO dispose d’un Profil de Poste cohérent avec le poste occupé ;
  • Participe à la mise à jour des profils de poste sur la mission ;
  • Informe/alerte le manager si des profils de poste sont manquants.
  1. Recrutement :
  • Contribue à la création de la procédure de recrutement, la diffuse, la met à jour ;
  • Mets en forme et diffuse les offres d’emploi via les canaux appropries ;
  • S’assure du respect des lois & règlements pour toutes les embauches ;
  • S’assure d’un recrutement objectif et transparent en accord avec les lois et règlements, les règles des bailleurs de fond et les règles d’INSO ;
  • Participe aux entretiens des candidats ;
  • S’assure du planning d’orientation pour les nouveaux arrivants dans le pays.
  1. Contrats :
  • S’assure que chaque employé d’INSO a un contrat à jour et respectant le droit du travail ;
  • S’assure de la validation par l’administration (inspection du travail, médecin du travail) des contrats de travail ;
  • Supervise l’archivage et scan les dossiers du personnel ;
  • S’assure que les dossiers du personnel sont complets ;
  • Accueille les nouveaux employés et élabore le plan de briefing des nouveaux arrivants (avec la participation des managers) ;
  • S’assure que chaque employé à une carte de service ;
  • Prépare les contrats et avenants et les soumet à l’Operations Manager ;
  • Alerte les managers sur les fins de contrat à venir dans un délai raisonnable ;
  • S’assure que tous les documents d’embauche sont dument signés.
  1. Payes :
  • Est en charge de la mise à jour de la base staff d’INSO dans le pays ;
  • Réceptionne, contrôle, questionne et corrige les variables des salaires des staffs ;
  • Calcule les taxes et en organise les paiements ;
  • Avec le Finance Officer, organise et prépare la paye & les virements de paye après validation de l’Operations Manager ;
  • S’assure de l’édition des bulletins de payes et de leur signature.
  1. Congés :
  • Réalise le suivi des congés payés des employés dans le pays (selon les règles de la mission) ;
  • S’assure d’une prise de CP régulière par tous les employés ;
  • S’assure de la documentation des congés.
  1. Evaluations :
  • S’assure de la tenue régulière des évaluations des performances des employés ;
  • Met en place et assure le suivi de la politique d’évaluation des performances des employés.
  1. Délégués du personnel :
  • S’assure du respect de la législation en vigueur en matière de délégués du personnel ;
  • Organise et encadre les élections des délégués du personnel ;
  • Est l’interlocuteur privilégié des délégués du personnel ;
  • S’assure que chaque réunion avec les DP donne lieu à un procès-verbal signé.
  1. Politique RH :
  • Participe à l’amélioration et au développement de la politique RH dans le pays ;
  • S’assure d’une application nationale de cette politique ;
  • Propose à l’Operations Manager, toute modification de la politique RH qui lui semble nécessaire/intéressante ;
  • S’assure que tous les documents RH sont en cohérence avec la politique du moment ;
  • Avec le soutien de l’Operations Manager, améliore et met à jour la grille de salaire, le Règlement Intérieur & autres documents ;
  • Forme les administrateurs terrain ainsi que les managers et responsables à cette politique (lors de leur arrivée ou lors de mise à jour).
  1. Formations :
  • S’informe et propose à l’Operations Manager et/ou aux managers des formations possibles pour les employés ;
  • Suit et valorise les formations suivies par les employés.
  1. Abus :
  • Participe activement à la prévention et détection des abus en tout genre (harcèlement, abus de pouvoir, corruption…) ;
  • Informe l’Operations Manager (ou son supérieur si l’Operations Manager est concerné) de tout abus ou de suspicion d’abus.
  1. Fins de contrat :
  • Calcule et édite les Soldes de tout Compte (STC) ;
  • S’assure avec le Responsable Finance que les employés en fin de contrat quittent INSO libres de dettes envers l’organisation ;
  • Récupère le badge et le matériel INSO en lien avec la logistique ;
  • Edite les certificats de travail et les met à la signature du Directeur ;
  • S’assure que tous les documents nécessaires sont édités et dument signés lors des fins de contrat ;
  • Archive séparément les dossiers des ex-employés.
  1. Archivage :
  • Assure la supervision de tout l’archivage RH sur la mission (électronique et papier) ;
  • S’assure de la confidentialité de cet archivage, en particulier lors du travail sur les dossiers du personnel.
  1. Animation du Département :
  • Le cas échéant, supervise, forme, manage l’équipe RH/Admin sous sa responsabilité ;
  • Organise son département en vue de l’atteinte des objectifs.
  1. Expatriés :
  • Assiste l’Operations Manager dans la gestion administrative des expatriés ;
  • Prépare les documents nécessaires des expatriés qui arrivent dans le pays ;
  • Se renseigner sur les évolutions de législation et en informe l’Operations Manager ;
  • Met à jour le tableau de suivi des expatries ;
  • Appui les expatries dans le calcul des times shit mensuels.

Administration :

  • Prépare les contrats de bail dans le pays et en assure le suivi ;
  • Réalise l’archivage des baux (contrats, paiements, amendements…) ;
  • Suit, avec le Finance Officer, les cautions versées ;
  • Assiste l’Operations Manager dans la gestion administrative de la mission.

Logistique : 

  • Participe à la mise en place des procédures d’achat et de logistique (à la fois internes et celles des bailleurs) ;
  • Participe au renforcement de tous les dispositifs anti-fraude et anti-corruption ;
  • Tient à jour les dossiers d’achat et d’audit ;
  • Tient à jour les contrats et accords avec les fournisseurs et prestataires de service ;
  • Participe aux enquêtes qualité prix sur les fournisseurs locaux et tiendra à jour le registre des fournisseurs ;
  • Participe à la supervision de la gestion de la flotte de véhicule en coordination avec les besoins Opérationnels ;
  • Participe aux audits liés aux achats et à la logistique ;
  • Supervise et appui les assistants logistiques dans leurs taches.

IV)  Divers :

  • Travaille au bon déroulement des relations entre les services support & programme de la mission ;
  • A la demande de son supérieur, pour le bien de la mission, sera amené(e) à réaliser d’autres tâches non-décrites dans ce document ;
  • Puisque occupant un poste stratégique dans le pays, il/elle fera preuve d’une grande rigueur, de confidentialité et d’honnêteté dans son travail. Il/elle ne pourra divulguer les informations personnelles ou stratégiques de la mission sans en demander l’autorisation explicite de son supérieur.

 

Exigences du poste :

  • Français courant, écrit et oral ;
  • Diplôme d’enseignement supérieur dans un domaine proche des exigences du poste ;
  • Au moins deux ans d’expérience en RH dans le secteur ONG ;
  • Compétences requises en logistique et approvisionnement ;
  • Une personne très bien organisée et structurée ;
  • Compétences prouvées en management et capacité à motiver et inspirer une équipe ;
  • Maîtrise professionnelle du pack office (Word, Excel, PowerPoint.) et les logiciels RH.

 

Compétences personnelles :

  • Une expérience préalable dans un poste similaire serait appréciée ;
  • Engagement humanitaire et pour le soutien aux partenaires ONG ;
  • Excellentes aptitudes relationnelles, gout pour le travail en équipe ;
  • Capacité à travailler dans un environnement multiculturel ;
  • Intérêt pour la formation professionnelle ;
  • Capacité à représenter INSO.

Termes et Conditions :

Contrat de Huit (08) mois renouvelables avec date de démarrage prévue pour le 1er Mai 2021, package salarial compétitif, 2,5 jours de congé annuel par mois, assurance Maladie.

Politique de sauvegarde d’INSO :

INSO est pleinement engagé au recrutement, à la sélection et à la vérification en toute sécurité de nouveaux potentiels membres du personnel, administrateurs et bénévoles. Nous veillerons au respect strict de notre code de conduite et de notre politique de sauvegarde tout au long du processus de recrutement.

À ce titre, les pratiques de recrutement sûres suivantes seront appliquées : 

  • Toute offre d’emploi sera conditionnée à la réception d’au moins deux références professionnelles satisfaisantes ;
  • INSO interrogera les candidats sur des écarts importants dans l’emploi ou des changements fréquents d’emploi et d’adresse ;
  • Toutes les qualifications essentielles et les accréditations professionnelles pertinentes ainsi que les adhésions seront vérifiées ;
  • Le candidat retenu devra fournir une preuve d’identité valide (passeport, carte d’identité) ;
  • Tous les nouveaux employés recevront une orientation sur les codes et procédures de INSO (code de conduite, dénonciation, etc.) ;
  • Tous les nouveaux employés devront signer et respecter le code de conduite comme condition d’emploi.

 

Comment envoyer votre candidature :

Les candidats intéressés doivent envoyer les pièces suivantes à l’adresse [email protected] avec la référence « INSO-OPS-OFFICER-MALI » en objet du mail :

  • Une lettre de motivation précisant de quelle manière vous remplissez les conditions préalables, les caractéristiques souhaitées et votre motivation à postuler et ce que vous espérez apporter à INSO (2 pages maximum) ;
  • CV à jour (3 pages maximum).

Merci de ne pas envoyer d’informations additionnelles (comme des copies de certificats, de diplômes ou autre écrit, …) et merci de conserver un poids maximum de 2MB pour votre candidature.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Toutes les candidatures incomplètes seront automatiquement écartées. INSO se réserve le droit de clôturer le poste par anticipation si un(e) candidat(e) correspondant au poste est retenu(e). 

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

INSO rappelle qu’aucun frais n’est exigé pour le traitement des offres d’emploi et qu’aucun frais n’est perçu aux différents stades du recrutement (candidature, entretien, traitement ou autre).