Sous la direction et la supervision du Chargé(e) des Opérations, le titulaire du poste sera en charge de la fourniture de support administrative aux Unités de projets. Elle/il devra avoir une orientation-clients basée sur les résultats.

Elle/il travaillera en étroite collaboration les autres services de l’Unité des Opérations, les équipes des Programmes et Projets du bureau de Pays en vue de résoudre les problèmes complexes liés aux Services administratifs et logistiques délivrés aux Unités de projets dans le respect des règles et procédures du PNUD.

 

Résumé des fonctions:

• Appui efficient aux Services administratifs généraux et support logistique délivrés aux projets
• Soutien à l’approvisionnement demandé par les unités de projets
• Coordination des fonctions d’enregistrement (Registry) et de gestion du courrier arrivée / départ avec les unités de projets
• Appui au renforcement des connaissances et le partage des connaissances

Assure un appui efficace et efficient aux services administratifs généraux et support logistique délivrés aux projets, en se concentrant sur ​​la réalisation des résultats suivants :

• Organisation et coordination des expéditions et des arrangements de dédouanement
• Coordination des arrangements de voyage, des réservations d’hôtels, préparation des autorisations de voyage, traitement des demandes de visas et autres documents
• Collecte des informations et de préparation de rapports pour les enquêtes administratives.
• Organisation d’ateliers, de conférences, des retraites ;
• Coordination des services de transport aux unités de projets ;
• Suivi et mise à jour des données de toutes les transactions liées aux services administratifs généraux délivrés aux projets ;
• Recouvrement des coûts dans Atlas pour les services rendus ;
• Préparation ou révision des dossiers pour présentation au Comité d’évaluation et/ou d’attribution des marchés.
• Mise en œuvre effective du cadre de contrôle interne, le bon fonctionnement du système
• Respect et conformité aux règles et procédures des Nations Unies ainsi qu’aux politiques, procédures et stratégies du PNUD

Assure un soutien à l’approvisionnement demandé par les unités de projets, en se concentrant sur la réalisation du résultat suivant:

• Préparation de réquisition dans Atlas
• Organisation des processus d’approvisionnement, y compris la préparation des documents de RFQ , ITB ou RFP, réception des soumissions ou des propositions.
• Coordination de l’évaluation des services reçus par les fournisseurs
• Recouvrement des coûts dans Atlas pour les services rendus par l’Unité des Opérations

Assure la coordination des fonctions d’enregistrement (Registry) et de gestion du courrier arrivée / départ avec les unités de projets, en visant les résultats suivants:

• Assistance dans la collection de documents de référence à partir de fichiers de registre
• Maintenance du système de distribution du courrier à destination / provenance des unités de projets, ainsi que le classement et archivage en conformité avec le système de classement du PNUD
• Appui au système de mouvements des dossiers et de fichiers au sein du bureau,
• Préparation de la correspondance et des rapports relatifs à la liste des activités

Contribue à la facilitation du renforcement des capacités et le partage de connaissances dans le bureau de pays, en étant orienté vers les résultats suivants:

• Participation aux formations à l’intention du personnel du PNUD et du SNU
• Participation aux discussions dans les réseaux des pratiques et partage de

Compétences fonctionnelles:

Gestion des connaissances et Apprentissage

• Partage les connaissances et l’expérience
• Encourage le personnel du bureau à partager les connaissances et à contribuer dans les domaines de pratique du PNUD
• Développe des connaissances réelles dans un ou plusieurs domaines de pratique du PNUD
• Promeut un environnement favorable à l’apprentissage dans le bureau
• Apporte son appui aux collègues du PNUD qui demandent ses conseils et son aide
• Travaille activement sur son développement personnel, en intégrant l’auto-formation, en exécutant le plan de formation et en mettant à l’essai les connaissances nouvellement acquises

Développement et Efficacité Opérationnelle

• Capacité d’exécuter une variété d’activités spécialisées en rapport avec la gestion des Ressources Humaines, y compris administration des recrutements, contrats et évaluation de la performance, suivi des transactions et rapportage.
• Compétences dans le domaine des TICs
• Capacité de fournir l’appui nécessaire dans les “business processes re-engineering” et à la mise en œuvre de nouveaux systèmes,
• Identifie des approches nouvelles et meilleures méthodes de travail et intègre même dans son propre travail

Direction et Gestion personnelle

• Oriente les résultats en rapport aux avis/réactions des clients
• Travaille avec énergie et une attitude positive et constructive
• Intègre des nouvelles approches et meilleures méthodes dans le travail
• Démontre une forte capacité dans la communication écrite et orale
• Reste calme, sous contrôle et de bonne humeur même sous pression
• Capacité à gérer la complexité et avoir un esprit ouvert au changement.
• Répond positivement aux « feedback » et aux différences d’opinions
• Sollicite la réaction du personnel sur l’impact de son propre comportement

Min. Academic Education: Niveau secondaire.

Min. years of relevant Work experience: 

• Enseignement de second degré avec une spécialisation en gestion administrative logistique et/ou en sciences commerciales.
• Diplôme universitaire en gestion ou en Administration publique est souhaité mais pas exigé.
• Expérience de 5 ans minimum est nécessaire en gestion administrative/logistique et/où en sciences commerciales au niveau national
• Maitrise de l’utilisation des logiciels usuels en informatique (MS Word, Excel, etc) et à l’utilisation des logiciels de gestion base de données.

 

Desired additional skills: Une bonne connaissance de l’anglais est un atout

Required Language(s) (at working level): Excellente maîtrise du français et de l’arabe

 

Disclaimer:

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Informations importantes pour les candidats

Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD

Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de poste vacant.  Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d’autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.

Diversité de la main-d’œuvre

Le PNUD s’engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines.

Scam warning

Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d’un droit, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d’être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le web.