Chemonics recrute un Assistant aux opérations ou associé basé à Berlin en Allemagne.
L’assistant aux opérations ou l’associé sera basé à Berlin, en Allemagne, et relèvera du
responsable des opérations et des subventions ; ne seront pas tenus de voyager à l’intérieur de la Syrie.
Les responsabilités comprennent :
Administration du bureau
• Maintenir les fichiers numériques et papier et s’assurer que toute la correspondance et tous les documents sont stockés conformément
au système de classement. Effectuer des audits réguliers sur les dossiers de sous-subvention, les dossiers du personnel et
les dossiers d’approvisionnement.
• Suivre l’inventaire du bureau de projet et sur le terrain en examinant et en maintenant
les suivis d’approvisionnement et d’inventaire. Surveiller l’utilisation de toutes les fournitures de bureau et acheter les fournitures nécessaires. Organiser
et superviser l’entretien du matériel de bureau.
• Préparer tous les formulaires administratifs nécessaires pour les éléments liés au projet, tels que
les formulaires de demande de voyage et de congé.
• Agir en tant que premier point de contact du bureau pour les visiteurs et les clients. Veiller à l’ordre du bureau et
à l’apparence professionnelle. Recevoir tous les visiteurs et les diriger au besoin.
Logistique
• Confirmer et recevoir les RSVP pour les réunions, organiser l’espace de réunion et la logistique si nécessaire.
• Aider aux déplacements, à l’hébergement à l’hôtel et au transport dans le pays pour tous les déplacements liés au projet,
y compris les consultants internationaux et les voyageurs du bureau à domicile.
Relations avec les fournisseurs et approvisionnement
• Procéder à l’approvisionnement en matériel et fournitures de bureau pour le bureau extérieur de Berlin.
• Aider aux achats à distance soutenant les activités programmatiques en Syrie.
• Gérer l’inventaire, les suivis d’ approvisionnement conformément aux réglementations et
aux exigences de conformité à l’exportation. Assistance à la gestion financière • Traiter les paiements programmatiques et opérationnels. • Entreprendre des tâches de petite caisse, si nécessaire. Ressources humaines • Gérer et vérifier les congés du personnel basé à Berlin et en Syrie • Préparer et envoyer les packages salariaux mensuels • Aider à la préparation des contrats de travail et des modifications • Aider à l’intégration du personnel et à la logistique de départ, y compris l’examen des autorisations d’emploi,
examen du manuel des politiques et établissement de toutes les listes de contrôle de départ du personnel.
• Répondre à tous les besoins de recrutement, y compris la sélection des candidats, la participation aux jurys d’entretien
et la collecte des documents de vérification.
Qualifications :
• Baccalauréat requis (peut être remplacé par deux ans d’expérience pertinente).
• Documents de permis de travail légaux pour travailler à Berlin, Allemagne.
• Solides compétences interpersonnelles et capacité à travailler de manière professionnelle et cordiale avec
un personnel de cultures diverses.
• Expérience pertinente en administration de bureau ou en gestion de projets.
• Un allemand courant écrit et parlé est requis, une bonne connaissance pratique de
l’anglais écrit et parlé et/ou de l’arabe est préférable.
Instructions de candidature :
veuillez envoyer votre CV et votre lettre de motivation à : [email protected] avant le 21 août 2023. Aucune demande par téléphone, s’il vous plaît. Les finalistes seront contactés.