Convention des Nations Unies sur la lutte contre la désertification (UNCCD) recrute un Assistant achat basé à Bonn, Allemagne.
Dans le cadre des pouvoirs délégués, l’assistant aux achats sera responsable des tâches suivantes :
Fournit un soutien en matière d’achats, de logistique et d’administration à l’équipe d’approvisionnement pour l’acquisition d’une grande variété de biens et de services.
Examiner, enregistrer et hiérarchiser les demandes d’achat et obtenir des informations/documents supplémentaires au besoin ; détermine la disponibilité des fournisseurs et des sources de financement.
Surveille l’état des réquisitions / paniers d’achat existants, maintient le contact avec les fournisseurs pour assurer la livraison en temps opportun des biens et services, coordonne l’expédition des biens / produits / équipements, vérifie la réception et l’inspection des livrables et rend compte avec précision, au besoin.
Produit des documents d’appel d’offres (par exemple, des appels d’offres, des demandes de propositions et des demandes de devis) en fonction de la nature des exigences et du coût de l’approvisionnement impliqué.
Prépare des résumés des offres et compile les données contenues dans les devis, les propositions et les offres pour déterminer quel fournisseur peut fournir les biens/services requis aux meilleures conditions et aux coûts les plus bas possibles sous la direction du responsable des achats.
Finalise les bons de commande et les contrats pour approbation par le responsable des achats ; peut autoriser les achats conformément au pouvoir de signature délégué et, si nécessaire, préparer la soumission au comité des contrats pour examen et approbation ultérieure par le fonctionnaire autorisé.
Assiste les agents concernés dans les opérations d’achat plus complexes et de plus grande valeur ; coordonne la distribution des documents pertinents aux parties concernées, assure un suivi approprié, etc.
Maintient les bases de données et fichiers internes pertinents ; assure le suivi de tous les accords contractuels, contrats de système, etc. et informe les utilisateurs concernés des droits et obligations contractuels.
Recherche, récupère et présente des informations provenant de diverses sources internes et externes sur les sources d’approvisionnement, les fournisseurs par produit, etc., et obtient les spécifications des nouveaux produits et équipements sur le marché.
Rédige la correspondance courante.
Effectuer toute autre activité liée au travail nécessaire pour atteindre les buts et objectifs du Secrétariat et de ses programmes.
Professionnalisme : Démontre de la fierté dans son travail et ses réalisations. Fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet. Est consciencieux et efficace pour respecter les engagements, respecter les délais et obtenir des résultats. Est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles. Fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes. Engagement à mettre en œuvre l’objectif d’égalité des sexes en garantissant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.
Orientation client : Considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients. Établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect. Identifie les besoins des clients et les associe aux solutions appropriées. Surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes. Tenir les clients informés de l’avancement ou des revers des projets. Respecte les délais de livraison des produits ou services au client.
Travail d’équipe : travaille en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation. Sollicite les commentaires en valorisant véritablement les idées et l’expertise des autres ; est prêt à apprendre des autres. Place l’agenda de l’équipe avant l’agenda personnel. Soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position. Partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.
Diplôme d’études secondaires ou équivalent.
Une certification professionnelle en chaîne d’approvisionnement telle que le Chartered Institute of Purchasing and Supply (CIPS Level 4) ou l’équivalent est souhaitable.
Un minimum de cinq années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les achats, les services administratifs ou un domaine connexe est requis.
Une expérience de travail avec un système de planification des ressources d’entreprise (ERP) (tel que SAP) ou un système similaire est souhaitable.
Une expérience pratique dans le soutien d’exercices d’appel d’offres pour l’achat de divers biens et services est souhaitable.
Une expérience dans la recherche, le nettoyage et la préparation de données, la sélection et le développement de visualisations/mesures dans le transport, l’approvisionnement et/ou la gestion de la chaîne d’approvisionnement qui permettent une communication/interprétation facile par les utilisateurs est souhaitable
Pour ce poste, la maîtrise de l’anglais est requise et une connaissance pratique de la langue allemande est un avantage. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU serait un avantage.
Date limite : 04 septembre 2023