La Banque mondiale recrute un Assistant de bureau basé à Luanda, Angola.
Description
Voulez-vous construire une carrière qui en vaut vraiment la peine ? Travailler au Groupe de la Banque mondiale vous offre une opportunité unique d’aider nos clients à résoudre leurs plus grands défis de développement. Le Groupe de la Banque mondiale est l’une des plus grandes sources de financement et de connaissances pour les pays en développement ; un partenariat mondial unique de cinq institutions dédiées à mettre fin à l’extrême pauvreté, à accroître la prospérité partagée et à promouvoir le développement durable. Avec 189 pays membres et plus de 120 bureaux dans le monde, nous travaillons avec des partenaires des secteurs public et privé, investissant dans des projets révolutionnaires et utilisant les données, la recherche et la technologie pour développer des solutions aux défis mondiaux les plus urgents. Pour plus d’informations, visitez www.worldbank.org
La Banque mondiale, principale institution multilatérale de développement économique mondial, recrute actuellement un réceptionniste pour une période initiale de 2 ans afin de fournir des services professionnels d’accueil et de soutien administratif à l’organisation. Il/elle devra travailler sur plusieurs tâches simultanées avec une interruption constante sans perdre sa concentration ni son souci du détail. Il/elle doit être capable de faire face à des situations d’urgence de manière calme, efficace et rapide, en faisant preuve d’un excellent sens d’initiative et de discrétion. Le réceptionniste sera recruté localement et basé au bureau de la Banque mondiale à Luanda, en Angola. Pour les missions et responsabilités quotidiennes, il/elle relève de l’assistant exécutif principal basé dans le bureau de pays.
La Banque mondiale s’engage à réaliser la diversité de genre, de nationalité, de culture et de formation. Les personnes handicapées sont également encouragées à postuler. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.
Remarque : Si le candidat sélectionné est un membre actuel du personnel du Groupe de la Banque avec un engagement régulier ou à durée indéterminée, il conservera son engagement régulier ou à durée indéterminée. Tous les autres se verront offrir un mandat d’une durée de (2) ans.
Rôles et responsabilités
Le candidat sélectionné doit être dynamique et organisé pour occuper le poste d’adjoint de bureau à temps plein. Il s’agit d’un poste à durée déterminée de deux ans. L’assistant de bureau travaillera dans la zone de réception du bureau et travaillera en étroite collaboration avec tous les membres du personnel et les visiteurs. Il / elle fournira un soutien au bureau de pays de Luanda en maintenant une interface efficace et fluide entre le bureau de pays et la communauté externe.
• Offrir des services professionnels d’accueil et de soutien administratif à l’organisme.
• Gérer la réception et effectuer les tâches de bureau de base telles que l’accueil des visiteurs, guider et fournir les informations appropriées, trier et distribuer le courrier entrant, répondre aux téléphones, aider à la tenue des dossiers de l’unité dans WBDocs, photocopier, aider à la coordination des transports, gérer la papeterie de bureau. et servir de point de contact pour la réception de la pochette et du courrier en enregistrant les courriers entrants et le suivi des courriers sortants.
• Travailler sur plusieurs tâches simultanées avec une interruption constante avec concentration et attention aux détails.
• Gérer les situations d’urgence de manière calme, efficace et rapide, avec discrétion et diplomatie.
• Fournir un premier point de contact dans le bureau pays. Maintenir une apparence soignée et ordonnée de la réception et de la salle d’attente.
• Servir l’aire d’accueil : Identifier et admettre tous les visiteurs arrivant à l’accueil selon les consignes de sécurité et fournir soutien et orientation au besoin.
• Faire fonctionner le standard téléphonique du bureau de pays : répondre aux téléphones et rediriger les appels si nécessaire, pré-filtrer les appels, prendre les messages urgents et les transmettre au personnel de manière rapide et opportune, répondre aux demandes de routine et/ou les rediriger vers personnel approprié, passez des appels longue distance sortants si nécessaire. Répondre aux requêtes de routine des clients/visiteurs extérieurs et leur fournir les informations nécessaires.
• Capable de rédiger des mémos et des lettres et de formater des lettres.
• S’assurer que les mesures de sécurité sont correctement suivies. Signalez toute incohérence à l’équipe de sécurité.
• Tenir à jour une liste de contacts d’urgence pour le bureau de pays.
• Maintenir une base de données à jour des responsables gouvernementaux, des donateurs, des agences des Nations Unies, des organisations non gouvernementales et d’autres institutions et personnes régulièrement associées au travail du bureau de pays.
• Veiller à ce que tout courrier adressé au bureau national soit correctement enregistré et parvienne aux personnes concernées le plus rapidement possible.
• Veiller à ce que les pochettes entrantes soient ouvertes, datées du courrier et acheminées au Front Office le plus rapidement possible. Tenir un bon dossier de factures de transport aérien pour la livraison des pochettes. Également, être responsable de la pochette sortante.
• Organiser une distribution en temps opportun des courriers entrants et sortants depuis/vers les clients de la Banque ainsi que les destinataires internes ; enregistrer les expéditions de lettres officielles en tenant un journal détaillé.
• Coordonner avec les chauffeurs et les autres membres de l’équipe pour assurer un suivi efficace des mouvements du personnel vers et depuis les réunions en ville.
• Aider à préparer des documents courts, des mémos, des lettres, des fax et des documents électroniques en appliquant des compétences informatiques de base.
• Maintenir/mettre à jour régulièrement une base de données de la liste des contacts du bureau de pays et une liste du répertoire du bureau de pays, comprenant les ministères, les agences des Nations Unies, les hôpitaux, les hôtels, les ambassades, etc., et organiser sa distribution à intervalles réguliers.
• Soutenir les autres membres de l’équipe dans les tâches de bureau courantes, selon les besoins et en particulier Share point.
• Gérer le système d’accès au bureau pour les visiteurs et les réunions.
• En consultation avec le Front Office, fournir des informations générales sur la Banque et répondre aux demandes de renseignements ou aux plaintes courantes des clients et des membres du public selon les directives de la direction.
• Fournir un soutien de bureau général selon les besoins et assigné pour assurer le bon fonctionnement du bureau de pays.
• Effectuer toute autre tâche assignée par le Country Manager et/ou le superviseur.
Les critères de sélection
•Posséder au moins un diplôme d’études secondaires, un diplôme collégial en administration, secrétariat, administration des affaires avec 1 an d’expérience, de préférence dans un poste similaire ou une combinaison d’études et d’expérience.
•Expérience préalable dans un rôle similaire de réceptionniste/assistant de bureau ; une expérience dans une fonction de service client dans un environnement multiculturel serait un plus.
•Démontrer de solides compétences interpersonnelles et un engagement à travailler en équipe, dans un cadre multidisciplinaire au sein d’une gestion matricielle et une capacité à interagir professionnellement à tous les niveaux.
•Connaissance de la technologie et des systèmes – Capable d’effectuer des travaux de routine à l’aide d’applications logicielles de base (Microsoft Office, Outlook) et de technologies appropriées et/ou de systèmes de gestion de bases de données.
•Gestion de projets et de tâches – Souci du détail et capacité à organiser son propre travail et à accomplir les tâches assignées dans les délais convenus ; et recherche des conseils pour organiser des tâches non routinières.
•Politiques, processus et procédures institutionnels – Affiche une connaissance de base de la structure de la BM et démontre une compréhension et une application de base des politiques et procédures de la Banque.
•Flexibilité et adaptabilité – Démontre une capacité et une volonté d’apprendre.
• Orientation client – Démontre une attitude positive envers les clients et capable d’entretenir des relations.
• Viser les résultats – S’approprie/responsabilité personnelle pour respecter les délais et atteindre les objectifs fixés.
•Travail d’équipe (collaboration) et inclusion – Collabore avec les autres membres de l’équipe et contribue de manière productive au travail et aux résultats de l’équipe, en démontrant le respect des différents points de vue.
•Connaissances, apprentissage et communication – Fait preuve de tact et de jugement, d’une bonne écoute et de compétences en communication. Démontre un intérêt pour l’apprentissage, l’amélioration de ses propres capacités et le partage de connaissances.
Critères de sélection et compétences :
• Solides compétences organisationnelles et capacité à prioriser et à exécuter les tâches selon les besoins, et capacité à travailler sous pression et à respecter des délais serrés.
• Capacité à rédiger et traduire de la correspondance simple selon les besoins.
•Bonne maîtrise de la langue anglaise et portugaise (verbale et écrite) avec une expérience en développement comme avantage.
•Excellente étiquette téléphonique garantissant que les appels et les messages sont acheminés en temps opportun vers la source appropriée.
Date limite : 29 septembre 2023