Médecins Sans Frontières recrute un  responsable des  ressources humaines cellule 7, Tokyo, Japon

La cellule comprend sept personnes qui couvrent un large domaine d’expertise (opérationnel, médical, financier, RH, communication et logistique).

Sous la responsabilité hiérarchique (CM) du responsable de cellule et la responsabilité fonctionnelle RH du responsable des opérations, vous accompagnez le CM dans la gestion et la définition des activités et des besoins en ressources humaines des missions. Vous garantissez la cohérence de la composante ressources humaines des programmes et la qualité de la mise en œuvre.

En tant que membre de l’équipe de cellule:

• Être responsable de la coordination, de la définition et de la planification des ressources humaines globales et des activités de dotation en personnel pour les pays de la cellule de Tokyo
• Participer à l’établissement des objectifs du programme des pays de leur cellule et à l’élaboration de la stratégie RH de chaque pays
• Implication dans des projets transverses
• Définir des activités supplémentaires en fonction du pilier et des priorités de dotation en personnel du plan stratégique OCP (L&D, diversité et inclusion, etc.)

Définir un nouveau modèle d’organisation avec l’ambition de redéfinir les rôles et responsabilités en collaboration avec le SEEAP (initiative régionale):

• Fournir une cartographie des rôles et des responsabilités à répartir entre le terrain, la cellule et le SEEAP.
• S’engager avec le SEEAP, la cellule et la DRH de MSF France sur un nouveau modèle d’organisation
• Identifier les changements à mettre en œuvre au niveau du pays pour s’adapter à la nouvelle configuration
• Accompagner la transition et redéfinir la position HRO basée au Japon

Veiller au respect des politiques et procédures RH:

• Assurer la diffusion et le respect des politiques et procédures dans leur domaine.
• Informer la cellule des enjeux et enjeux RH des programmes et informer les managers des risques.
• Superviser et mettre en œuvre les politiques et procédures adoptées par les pays sur la base de l’expertise des représentants techniques et juridiques des RH.
• Communiquer avec leurs homologues dans d’autres centres opérationnels pour assurer une collaboration efficace lors de la supervision de nos politiques RH interfonctionnelles RH.
• Conseiller le Cell Manager et / ou le Représentant Pays / Chef de mission avec exceptions lorsque les contraintes liées à la mise en œuvre opérationnelle en font une exigence et demander un arbitrage si nécessaire
• S’appuyer sur les connaissances existantes concernant les exceptions déterminées par le Gestionnaire de cellule.
• Maintenance de la page MyMSF des missions de la cellule de Tokyo pour s’assurer que les documents à jour sont téléchargés sur la base du cadre de «consentement éclairé»

Assurer la bonne gestion des ressources humaines nationales pour la zone de la cellule:

• Conseiller et guider les différents managers fonctionnels sur les politiques, procédures et outils RH.
• Assurer le contrôle de la bonne gestion de la paie Développer, identifier les besoins d’apprentissage et mettre en œuvre l’apprentissage et le développement, les activités de formation et autres opportunités de développement pour le personnel national.
• Assurer des revues individuelles et identifier les futurs talents et suivre les progrès individuels des superviseurs et futurs managers nationaux (formation, promotions, détachements, expatriation) en collaboration avec différentes unités RH
• S’assurer que les rapports nationaux du personnel sont réalisés, analysés et sauvegardés dans l’outil dédié.
• Administration du système Oracle pour toute exigence d’inscription connexe pour le personnel national (formation, détachement, etc.)

Assurer la bonne gestion des ressources humaines internationales dans la zone de la cellule:

• Définir les profils souhaités pour les postes dont ils sont responsables en collaboration avec les membres de la cellule.
• Contribuer avec le Chef des Missions à la sélection des équipes de coordination internationales.
• S’assurer que les briefings, débriefings et évaluations du personnel international sont effectués et que les rapports sont enregistrés dans l’outil dédié.
• En collaboration avec l’officier de départ désigné, pour assurer les arrangements de voyage requis pour le personnel international
• Engagement avec le (s) agent (s) de départ affecté (s) pour assurer et maintenir la collaboration et résoudre tous les problèmes et défis potentiels (visas, coûts, exceptions, etc.)
• Participer à l’identification des besoins et à la mise en place d’actions de formation pour le personnel international
• Diriger au sein de la cellule le recrutement des futurs managers en collaboration avec les équipes de coordination et partager les informations avec le (s) responsable (s) de pool respectif
• Diriger au sein de la cellule la liaison avec l’équipe de gestion de la piscine pour identifier le personnel international conformément au processus de jumelage convenu
• Administration du système Oracle pour tout le personnel international d’appariement et de suivi (début d’une mission, fin d’une mission, extensions, etc.) et assurer la liaison avec l’Administrateur des ressources humaines sur le terrain sur toute préoccupation ou problème contractuel

Surveiller et analyser leurs progrès:

• S’assurer que les informations requises sont disponibles pour une gestion efficace de leur activité.
• Analyser les problèmes RH spécifiques aux pays sous leur direction et les signaler au CoRH.
• Superviser et coordonner, dans leur domaine, les initiatives pilotes liées à la politique RH sur le terrain et assurer le suivi avec un rapport de suivi.
• Assurer le reporting RH de la zone de leur cellule.
• Participer à la création et à la mise à jour du budget terrain RH.

Gestion fonctionnelle et supervision des coordinateurs RH:

• Superviser, coacher, conseiller, soutenir, motiver et gérer leurs équipes et développer les compétences de coordinateur RH.
• Assurer l’orientation et l’évaluation (technique) des emplois en collaboration avec le chef de mission.
• S’assurer qu’ils comprennent les défis du cadre juridique d’un pays, leur maîtrise des défis institutionnels RH et des outils RH.
• Fournir des briefings et débriefings du CoFiRh et du CoRH.