Avis de recrutement : Recrutement d’un Assistant administratif à Vienne, Autriche.

 

 

 

 

 

Cadre organisationnel

Ce poste est situé dans la division des systèmes de surveillance internationaux (IMS) qui applique l’ingénierie et la science pour développer, instancier et exploiter des stations de mesure dans le monde entier ainsi que pour recevoir, traiter et diffuser les données collectées par ces stations ainsi que les données connexes. produits d’analyse.

Ce poste est à pourvoir au sein du CTBTO Technology Support and Training Center (Seibersdorf). 

Lignes hiérarchiques

Sous la supervision du chef du Centre de soutien technologique et de formation (TeST), pour : 

Devoirs et responsabilités

  1. Fournir un soutien administratif et de secrétariat général au centre TeST ; maintenir et coordonner le système de gestion électronique des documents du TeST Center, les fichiers et tout autre matériel de référence ;
  2. Organiser des réunions, rédiger l’ordre du jour, préparer et envoyer des documents de référence ; rédiger des procès-verbaux lors des réunions et préparer une première ébauche pour examen ; envoyer les procès-verbaux approuvés, rappeler aux participants les mesures de suivi requises et les délais, et tenir le superviseur informé de tout retard ; 
  3. Aider à la réception et à l’enregistrement des factures entrantes, faciliter l’acheminement des documents et des transactions nécessitant des approbations et des signatures, tenir à jour les journaux et archiver les notes de service et autres documents importants ;
  4. Aider à la collecte des entrées de données (techniques) pertinentes et fournir une assistance dans l’administration de la gestion des actifs et d’autres bases de données dans SAP ;
  5. Suivre le budget et les tâches liées à l’approvisionnement, et maintenir les informations techniques et financières et les points de contact de la documentation et les données connexes, ainsi que traiter les paniers d’achat à l’appui des activités du centre TeST ;  
  6. Soutenir l’organisation et l’administration des formations, tests, exercices et autres événements organisés par les divisions techniques du centre TeST et du siège de l’OTICE ; au besoin, préparer des annonces, des ordres du jour, compiler des documents de référence ; tenir des listes de contrôle et aider à préparer des présentations ;
  7. Agir en tant que chronométreur pour le centre TeST afin de s’assurer que les registres de présence et de congé dans le système sont correctement enregistrés et mis à jour ;
  8. Effectuer d’autres tâches assignées.

Éducation

  • Études secondaires complétées et formation appropriée en bureautique.

Expérience de travail et qualifications

  • Au moins trois années d’expérience professionnelle pertinente, en particulier dans le domaine des services administratifs, de l’appui administratif général, des achats ou de la gestion des installations, dont une partie de préférence dans un environnement international ;
  • Une bonne connaissance de Microsoft Office et d’autres applications informatiques est essentielle;
  • La connaissance d’AutoCAD serait un avantage;
  • Une expérience avec l’utilisation de bases de données serait un atout;
  • La connaissance des systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP) tels que SAP est souhaitable ;
  • Haut degré de précision et capacité à prêter attention aux détails et à suivre la procédure écrite ;
  • Excellentes compétences organisationnelles et capacité éprouvée à livrer des projets dans les délais impartis ;
  • Capacité à hiérarchiser et à gérer une charge de travail à volume élevé dans un environnement de travail au rythme rapide ;
  • Capacité à établir des relations solides avec les clients, à se concentrer sur l’impact et à répondre positivement aux commentaires constructifs ;
  • Un permis de conduire de catégorie B est souhaitable.

Langues

  • D’excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais sont essentielles;
  • La connaissance d’autres langues officielles de l’OTICE (arabe, chinois, français, russe et espagnol) est souhaitable. 

Date limite : 02 Juillet 2023

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