Consultance pour le recrutement d’un(e) Responsable pour l’Unité des services de conférence à Vienne en Autriche.

Devoirs et responsabilités

1. Planifier, coordonner et superviser le soutien logistique fourni pour les sessions de la Commission préparatoire, de ses organes subsidiaires et du Groupe consultatif, ainsi que d’autres conférences, réunions, ateliers, cours de formation et autres événements organisés par le Secrétariat technique provisoire (STP) ;
2. Veiller à l’organisation réussie et efficace de toutes les réunions et conférences pour lesquelles PTS a une responsabilité de service et que toutes les procédures administratives, règles et politiques applicables de la Commission sont suivies et conformes aux règlements et règles, directives administratives et autres orientations politiques au sein de l’Unité / Section/Division et les organisateurs de la réunion ;
3. Superviser la mise en œuvre du calendrier officiel des réunions et des activités du STP et superviser la publication électronique mensuelle du calendrier de Vienne des Nations Unies (ONU), de l’Organisation des Nations Unies pour le développement industriel (ONUDI) et de la Commission préparatoire pour le réunions de l’Organisation du Traité d’interdiction des essais nucléaires (CTBTO), garantissant la cohérence et l’exactitude des données ;
4. Gérer les ressources humaines de l’unité, en fournissant des conseils, une supervision pour soutenir la haute performance et les résultats, et assurer une prestation de services solide et opportune ; 
5. Participer à l’élaboration de politiques et de procédures relatives à tous les aspects de la planification et du service des conférences, réunions, etc. du STP, en coordination avec d’autres organisations et prestataires de services pertinents ; 
6. Exercer des fonctions de secrétaire du groupe de travail A (WGA), conseiller le président du groupe de travail A et d’autres responsables élus sur la conduite des affaires et aider à rédiger des décisions, des rapports, des documents de politique informels et des dossiers ; préparer des ordres du jour annotés; organiser des réunions d’information des délégations sur des questions connexes ; surveiller la mise en œuvre des recommandations du WGA et préparer les rapports du PTS ; 
7. En étroite coopération avec d’autres parties du STP, coordonner la préparation de la documentation relative au groupe de travail A ; Coordonner, programmer et surveiller le traitement de la documentation pour le groupe de travail A et pour les réunions conjointes des groupes de travail A et B, selon les besoins ;
8. Collaborer étroitement avec le Secrétaire de la Commission préparatoire, selon les besoins ;
9. Fournir un soutien au secrétaire du groupe de travail B et au groupe consultatif, selon les besoins ;
10. Soutenir le dialogue à l’échelle de l’organisation sur la promotion du multilinguisme au sein de la Commission en utilisant les ressources existantes ou les ressources nouvellement fournies ;
11. Fournir des services-conseils à tous les intervenants internes et externes dans l’organisation des réunions et leur soutien logistique;
12. Effectuer d’autres tâches assignées.

Éducation

• Diplôme universitaire supérieur en relations internationales, droit, études linguistiques, traduction, administration publique ou commerciale ou dans un domaine connexe. 

Expérience de travail et qualifications

• Au moins sept (7) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans le domaine des services de conférence ou de la diplomatie internationale, des négociations multilatérales, de l’administration publique/commerciale, dont une partie de préférence au niveau international ;
• Une expérience dans la liaison avec les États membres et les clients externes pour l’organisation de conférences/événements est requise ;
• Une expérience avérée dans la gestion d’équipes dans un environnement complexe et dynamique nécessitant le multitâche entre plusieurs projets simultanés est essentielle ;  
• Une expérience dans la rédaction de déclarations, de discours, de notes et de comptes rendus analytiques, de préférence dans un environnement international, est essentielle ;
• Capacité et initiative démontrées, sensibilité politique, tact et excellent jugement, y compris de solides compétences analytiques et une capacité à interpréter les règles, les politiques et les procédures ; 
• Une forte capacité à communiquer efficacement dans un environnement multiculturel est essentielle ; 
• Des antécédents de création de partenariats créatifs et productifs en interne et en externe sont essentiels ; 
• Une expérience documentée et reconnue en gestion de projet est souhaitable ; 
• Une expérience et une maîtrise des applications logicielles développées pour la gestion des réunions sont souhaitables ;
• Une expérience des procédures et pratiques des conférences des Nations Unies est souhaitable.

Langues

• D’excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais sont essentielles;
• La connaissance d’autres langues officielles de l’OTICE (arabe, chinois, français, russe et espagnol) est souhaitable.