POSTE À POURVOIR
Assistant.e de direction |
IMPLANTATION
Direction régionale Europe de l’Ouest
Bruxelles, Belgique
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AFFICHAGE N°
DREO-2020-12-18
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PÉRIODE D’AFFICHAGE
Du 23 décembre 2020 au 20 janvier 2021
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L’Agence universitaire de la Francophonie (AUF) regroupe 1007 universités, grandes écoles, réseaux universitaires et centres de recherche scientifique utilisation la langue française dans 119 pays. Créée il y a près de 60 ans, elle est l’une des plus importantes associations d’établissements d’enseignement supérieur et de recherche au monde. Elle est également l’opérateur pour l’enseignement supérieur et la recherche du Sommet de la Francophonie.
Rejoindre l’AUF, c’est avoir l’opportunité de travailler dans un environnement dynamique, pluriculturel et engagé dans le développement économique, social et culturel des sociétés.
I- PRÉSENTATION
Installée à Bruxelles depuis 2001, la Direction Régionale Europe de l’Ouest anime un réseau de 218 membres dans 13 pays : Allemagne, Andorre, Belgique, Espagne, France, Grèce, Israël, Italie, Luxembourg, Malte, Portugal, Royaume-Uni et Suisse.
Sous l’autorité du Directeur régional adjoint, par délégation de la Directrice régionale, l’Assistant.e de direction intervient de façon transversale sur des tâches administratives, logistiques, de ressources humaines et de communication pour contribuer au bon déroulement des activités de la Direction et à l’information des personnes.
II – PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Prendre en charge des aspects logistiques (organisation des réunions, des déplacements et des missions de la Direction, suivi des agendas, suivi des courriers et des dossiers, etc.)
- Assurer le classement physique et électronique des dossiers
- Mettre à jour, réviser et organiser la documentation à diffuser sur l’intranet ou à conserver dans l’espace de stockage de la Direction (guides, procédures, annuaires, etc.)
- Rédiger et/ou mettre en forme des documents, des comptes rendus et des notes administratives
- Actualiser les données de suivi d’activités de la Direction (tableaux de bord, tableaux de résultats, etc.) en lien avec les différents Responsables des projets
- Tâches administratives liées à la gestion des ressources humaines : traitement, classement, mise à jour et diffusion de données et d’informations en lien avec la gestion du personnel
- Apporter un appui dans l’organisation de l’activité de la Direction (prise en charge de certaines fonctions, organisation de groupe de travail, gestion du matériel et des fournitures de bureau, circulation de l’information)
- Assurer l’accueil physique et téléphonique de la Direction (accueil des visiteurs et des fournisseurs, réception et transfert des appels et des courriers, etc.)
- Assurer le lien et la communication avec les interlocuteur/trice.s internes et externes
- Participer à la circulation de l’information à l’interne et à l’externe
III – QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES REQUISES
Formation
- Diplôme professionnel ou technique en secrétariat, bureautique ou tout autre domaine équivalent
Expérience
- Expérience minimum de deux (2) ans dans un poste similaire
- Expérience dans un contexte international, multi-sites et multiculturel constitue un atout
Compétences
- Maîtrise des outils bureautiques (Suite Office…) et organisationnels (ex.Trello, Google Keep, Evernote,)
- Maîtrise du français à l’écrit et à l’oral
- Capacité à organiser des réunions ou évènements (location de salles, visioconférence, prise de notes, rédaction de PV, etc.)
- Capacité à hiérarchiser les priorités, planifier les activités multiples et respecter les délais en tenant compte des exigences de qualité
- Capacité à rédiger et/ou mettre en forme des documents
- Faire preuve de rigueur, d’attention aux détails, avoir le souci de la vérification et du contrôle
- Faire preuve d’habiletés relationnelles, communicationnelles et organisationnelles
- Faire preuve d’initiative
IV – CONDITIONS
- Lieu d’affectation : Bruxelles, Belgique
- Durée d’affectation : CDD de 1 an (éventuellement requalifié à terme en CDI)
- Statut du poste : Local
- Date de l’entrée en poste : Dès que possible
- Rémunération : Selon la grille salariale de l’Agence applicable à Bruxelles
N.B. : Les candidat.e.s qui n’ont pas la nationalité ou la résidence belge doivent détenir un permis de travail valide.
Ce poste correspond à vos attentes ? Faites-nous parvenir votre curriculum vitæ et lettre de présentation, à partir du site de l’AUF : https://www.auf.org/ (Offres d’emploi) avant le 20 janvier 2021 à minuit – heure de Bruxelles.
L’Agence favorise la parité.
Bien que toutes les candidatures soient analysées avec attention, nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues.
Nous vous remercions de votre intérêt envers l’AUF et vous invitons à nous suivre sur nos réseaux sociaux.