L’Agence Universitaire de la Francophonie (AUF) recrute un(e) Directeur(rice) Adjoint(e) – Administration, Bruxelles, Belgique

I – PRÉSENTATION

Sous l’autorité de la secrétaire générale de l’association de droit belge AISBL « Agence Universitaire de la Francophonie – Union Européenne (AUF-UE) », le/la directeur.trice régional.e adjoint.e – administration est responsable de l’ensemble des domaines de la gestion administrative de l’AUF-UE. Il/elle participe à l’organisation et au suivi des activités dans le cadre de la programmation des activités de l’AUF-UE, en lien avec la secrétaire générale de l’AUF-UE. Ayant une bonne connaissance de la stratégie de l’AUF et des partenaires, il/elle peut être appelé.e à suppléer ou à assurer l’intérim de la secrétaire générale de l’AUF-UE, par délégation, en fonction des besoins.

II- PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Finances

• Coordonner la production des propositions budgétaires (actions, fonctionnement et masse salariale)
• Superviser l’exécution du suivi budgétaire pour l’AUF-UE
• Gérer efficacement les ressources attribuées à l‘AUF-UE
• Veiller à l’application des règles et procédures financières internes
• Superviser les opérations administratives, financières et comptables de l’AUF-UE
• Participer à l’élaboration et au suivi financier des conventions de subvention
• Superviser la gestion administrative, financière et comptable des projets sur financement externe développés dans le cadre de l’AUF-UE (Erasmus+, Horizon Europe, FTP, TED…)

Ressources humaines

• Animer et coordonner les activités des personnels
• Appliquer les politiques et procédures en ressources humaines (évaluations annuelles, revalorisation des salaires, etc.)
• Participer à la planification et au développement des compétences (plan de formation)
• Assurer la gestion courante des personnels en conformité avec les règles internes et les législations locales (gestion de la paie, des congés, du temps de travail…)
• Assurer la gestion et le suivi des recrutements
• Participer à l’élaboration de l’organigramme fonctionnel et la répartition des tâches et des responsabilités entre les membres de l’équipe
• Veiller au bien-être des employés au travail (sécurité, protection de la santé, ergonomie, aspects psychosociaux, hygiène, embellissement des lieux de travail…)
• Assurer le suivi de la masse salariale
• Agir comme représentant.e de la direction auprès des personnels

Administration générale et informatique 

• Veiller à l’élaboration et à l’application des règles et procédures administratives internes et des processus organisationnels
• Gérer l’organisation et le fonctionnement de l’AUF-UE (approvisionnement, maintenance, sécurité, inventaires…)
• Superviser la gestion des ressources informatiques AUF-UE (infrastructures techniques, systèmes d’information) en lien avec le responsable numérique
• Superviser l’organisation et le suivi des missions
• Organiser des réunions d’équipe
• Superviser la gestion journalière de l’AUF-UE
• Participer à la mise en place du RGPD au sein de l’AUF-UE

Institutionnel et communication

• Assurer le suivi de la vie associative et la gestion des adhésions, démissions, cotisations des établissements de la région et de la mise à jour des informations les concernant
• Veiller à la diffusion et à l’application des politiques de l’AUF-UE
• Participer à l’élaboration et au suivi des conventions de partenariats
• Représenter l’AUF-UE par délégation de la secrétaire générale de l’AUF-UE, auprès des établissements membres, des autorités politiques et administratives et des partenaires
• Superviser la stratégie de communication interne et externe

III – QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES REQUISES
Formation

• Diplôme universitaire de deuxième cycle (Master en administration, finances, ressources humaines ou tout autre domaine pertinent)

Expérience 

• Expérience professionnelle d’au moins cinq (5) ans dans un poste de gestion incluant l’encadrement d’équipes
• Expérience en gestion de projets de coopération internationale, notamment des projets européens
• Expérience au sein des institutions de l’Union européenne souhaitée

Compétences 

• Connaissance du cadre législatif belge et du fonctionnement d’une entreprise et d’une AISBL de droit belge
• Compréhension des questions internationales et capacité à travailler dans un contexte international
• Connaissance de l’environnement régional (politique, économique, social, éducatif, culturel)
• Maîtrise des principaux outils bureautiques
• Maîtrise de la langue française, à l’oral et à l’écrit
• Maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral pour assurer la correspondance avec les institutions européennes
• Capacité à animer et mobiliser des équipes dans un contexte multiculturel et à distance
• Attitude orientée solutions et résolution de problèmes, résistance au stress
• Grande capacité d’adaptation, rigueur, autonomie, initiative et disponibilité
• Sens de l’écoute et capacité à gérer les conflits
• Sens de l’organisation, des priorités et de la planification stratégique

IV – CONDITIONS

• Lieu d’affectation : Bruxelles, Belgique
• Type de contrat : Contrat à durée déterminée de deux (2) ans, avec possibilité de renouvellement
• Statut du poste : Local ou expatrié, possibilité d’accueil de fonctionnaire en détachement
• Date de l’entrée en poste : Mars 2025

N.B. : Les candidat.e.s qui n’ont pas la nationalité belge ou la résidence d’un pays de l’Union européenne doivent détenir un permis de travail valide.