Avis de recrutement : Médecins Sans Frontière (MSF) recrute un coordonnateur de l’unité des effectifs logistiques (h/f), Bruxelles, Belgique

CONTEXTE

La logistique chez MSF vise à fournir le meilleur environnement de soins aux bénéficiaires de MSF et aux activités des équipes médicales grâce à une approche pragmatique et orientée solutions. Les opérations de MSF sont très diverses et en constante évolution, ce qui nécessite que Logs s’adapte en permanence pour apporter des solutions appropriées [1] .

La mission du Service Logistique du Centre Opérationnel MSF Bruxelles (OCB) est double. Il s’agit d’abord de fournir le cadre d’action des Logs sur le terrain. Deuxièmement, il donne accès à un soutien (tant dans les familles techniques que d’intervention), à des connaissances ainsi qu’à des opportunités d’apprentissage et de développement pour que les Logs de terrain puissent mener à bien leur mission.

A ces fins, notre service Logistique est composé de 3 unités principales :

• L’Unité de Soutien Logistique (LSU) fournit un soutien direct aux Logs in Operations dans les familles d’intervention et techniques et identifie les besoins qui doivent être abordés par d’autres entités Log.
• La Workforce Unit (WFU) veille à ce que la main-d’œuvre de Log soit disponible et prête à contribuer aux ambitions opérationnelles de son projet/mission.
• L’Unité de Gestion des Connaissances (KMU) vise à améliorer l’accès à l’information, aux connaissances et à la variété des moyens de soutien aux Logs sur le terrain.

La Log Workforce Unit (WFU) a été créée pour reconnaître, chérir, accompagner et développer la diversité des profils, des parcours et des origines au sein de la famille Log, dans les différentes familles d’intervention et/ou techniques. L’objectif de l’unité est double : d’une part, s’assurer que les effectifs Log sont prêts à contribuer aux ambitions opérationnelles de leur projet/mission et, d’autre part, prendre du recul pour considérer les effectifs Log dans sa globalité, mettre en perspective la demande opérationnelle et contribuer à l’évolution des outils et processus RH d’autre part. Pour atteindre ces objectifs, elle travaille selon 5 axes : Acquisition de talents, analyse de données, développement professionnel, support direct à LSU, collaboration et alignement RH. L’unité travaille en étroite collaboration avec la Log Support Unit (LSU) pour l’analyse des besoins et la définition des priorités et en synergie avec le service RH pour revoir et adapter les outils et processus.

En tant que Coordinateur WFU , vous faites partie de l’équipe de direction du département Log (Comité Log), sous la direction hiérarchique du Directeur Log et vous répondez aux responsabilités suivantes.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Gestion d’équipe

• Diriger, superviser (gestion hiérarchique) et soutenir 2 référents effectifs
• Assurer le partage d’informations et l’alignement sur les initiatives et les priorités avec le personnel fonctionnellement géré et leurs supérieurs hiérarchiques : les responsables du pool de journaux (2) et le partenaire d’apprentissage Log & ICT.
• Planifier et suivre les ressources de l’unité en matière de RH et de budget
• Développer et maintenir des espaces sûrs au sein de l’équipe pour les commentaires, les échanges et les discussions
• Assurer une gestion adéquate de l’information au sein de l’équipe : référentiels clairs des documents de travail/publication des documents, suivi des activités et diffusion des réalisations

Coordination des activités de l’unité

• Assurer la coordination des activités de l’unité. Compte tenu de la logique de l’unité, de ses objectifs actuels et des besoins exprimés par l’Unité de Support Log (LSU), définir, prioriser, planifier, assurer la mise en œuvre et la diffusion des activités de l’unité, selon les 5 axes de l’unité et en cohérence avec leurs objectifs:
  1. Acquisition de talents : veiller à ce que MSF attire et embauche des personnes qualifiées qui peuvent contribuer aux objectifs du département logistique (et aux ambitions opérationnelles de leur projet/mission), via un processus standardisé, transparent et équitable.
  2. Analyse des données : collectez et analysez les données pour permettre au service Log et RH de prendre des décisions stratégiques éclairées et de suivre les progrès vers les objectifs liés à la main-d’œuvre.
  3. Développement professionnel : en collaboration avec le département L&D, soutenir et garantir que les opportunités d’apprentissage et de développement correspondent à l’effectif et aux besoins du département.
  4. Support direct à LSU (Logistics support unit) : soutenir LSU pour garantir que les employés travaillent de manière efficace et efficiente pour atteindre les objectifs opérationnels
  5. Collaboration et alignement RH :
     1. Collaborer avec le service RH pour analyser les données RH (verticales et axées sur la qualité), identifier les tendances et créer des rapports qui éclairent la prise de décision. HR et Log peuvent utiliser ces informations pour une meilleure gestion des effectifs
     2. Assurer l’alignement entre les activités et les initiatives RH au sein du service logistique. buts et objectifs stratégiques. Cela garantit que les ressources humaines soutiennent la mission et la vision plus larges.
• S’assurer que les objectifs et les activités de l’unité sont alignés avec les objectifs et les orientations globales du département Log. En collaboration avec l’équipe, veiller à ce que ces objectifs et activités se traduisent en étapes actionnables/mesurables/visibles avec des livrables clairs.

Relation avec le service RH

• Construire et maintenir des liens et des synergies avec le service RH de l’OCB, au siège et dans les sections partenaires, en veillant à ce que l’unité ne travaille pas de manière isolée, que le service RH soit conscient des enjeux et des défis du Log et que les résultats de la WFU contribuent à l’amélioration. Processus RH d’OCB
• Animer les plateformes transversales créées par l’unité, telles que :
  • La plateforme LSU/PM (Pool Manager)/WFU, pour partager des informations sur la gestion des Log pools, pour être aligné sur les enjeux et opportunités entre la demande Opérationnelle et la gestion des Pools, pour prendre du recul sur les Log pools, pour faire du repérage de talents, et pour utiliser l’intelligence collective pour avancer
  • La plateforme Log DA (Development Advisor) / Recruteurs / PM / WFU, regroupant les Conseillers en Développement & Recruteurs de la section partenaires d’OCB et visant à faire connaissance, améliorer le partage d’informations et comprendre les défis de chacun pour voir comment les surmonter ensemble
• Assurer un lien actif avec l’unité L&D, en collaboration avec le partenaire Log Learning, et un lien avec les collègues travaillant sur les processus RH tels que le détachement, ou sur le mentorat et le coaching. Considérant que l’unité L&D vient de subir une restructuration, évaluer la nécessité de créer une plateforme plus formalisée avec l’unité
• Participer et contribuer aux événements clés de la direction RH sur la définition des objectifs RH futurs d’OCB (HR B&O, etc.)

Objectifs organisationnels et initiatives transversales

• Contribuer activement à la plateforme de pilotage du département Log (Comité Log), sur des initiatives transversales
• Sur demande, coordonner les initiatives transversales du département, en agissant à titre de chef de projet ou de facilitateur
• Contribuer activement aux initiatives transformationnelles d’OCB liées au mandat de l’unité, dans leur définition, leur mise en œuvre et leur diffusion. Veiller à ce que les activités de l’unité soient alignées sur ces initiatives. Jusqu’à présent, ceux-ci incluent DARA – Diversité et lutte contre le racisme, la stratégie L&D (apprentissage et développement), l’examen du personnel de l’OCB.

EXIGENCES

Expérience d’éducation

• Expérience MSF avec un minimum de 4 ans d’expérience internationale dans nos contextes d’intervention obligatoire
• Minimum 2 ans d’expérience dans des postes de coordination est un atout
• Formation ou expérience avérée en matière de stratégies RH et d’initiatives de gestion du changement obligatoires

Compétences

• Compétences avérées en gestion des personnes et expérience avérée dans un rôle de leadership, favorisant l’appropriation et l’engagement
• Compétences stratégiques avérées dans les opérations MSF
• Forte capacité d’adaptation à différents contextes, personnes et environnements
• Démontrer des aptitudes à la résolution de problèmes, de la créativité et de l’initiative
• Solides compétences en communication (à la fois orale et écrite) à différents niveaux
• Forte capacité à diriger et à organiser le travail d’équipe, favorisant la confiance et l’enthousiasme
• Bonnes aptitudes en formation et en mentorat

Langues

• Niveau de maîtrise de l’anglais et du français obligatoire, parlé et écrit
• D’autres langues couramment utilisées au sein de MSF (espagnol, arabe, portugais) sont un atout.

CONDITIONS

• Date de début prévue : Dès que possible
• Lieu : Bruxelles (Belgique)
• Mobilité : disposé à voyager 2 à 3 fois par an pour des projets MSF, des réunions, etc.
• Type de contrat : Contrat à durée indéterminée – Temps plein – Travail à domicile maximum 50% par semaine
• Salaire selon grille QG MSF-OCB
• Chèques repas – Assurance hospitalisation (DKV) – Caisse de pension – Remboursement à 100 % des frais de transport public
• Adhérer aux principes de MSF et à nos valeurs managériales : Respect, Transparence, Intégrité, Responsabilité, Confiance et Autonomisation
• Adhérer aux engagements comportementaux de MSF

Date limite de candidature : 14 janvier 2024

[1] Opérations de connexion – Orientations 2020-2023 – Cliquez pour télécharger ou disponible sur demande.