Recrutement d’une agence d’intérim charge de la mise à disposition de personnel temporaire au profit du bureau pays de la banque africaine de développement au Bénin

GROUPE DE LA BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT

Bureau National du Benin (COBJ)

AVIS À MANIFESTATION D’INTÉRÊT (SERVICES DE CONSULTANTS FIRMES)

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RECRUTEMENT D’UNE AGENCE D’INTERIM CHARGE DE LA MISE A DISPOSITION DE PERSONNEL TEMPORAIRE AU PROFIT DU BUREAU PAYS DE LA BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT AU BENIN (COBJ)

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1. Le Bureau Pays du Groupe de la Banque Africaine de Développement (BAD) au Bénin (COBJ) envisage de recruter une Agence d’intérim chargée de la mise à sa disposition de personnel intérimaire composé d’un chauffeur et d’une secrétaire pour une durée de douze (12) mois. A cet effet, la BAD sollicite l’expertise d’une Agence spécialiste en la matière. 

2. Les services prévus au titre du contrat comprennent la mise à disposition de la Banque de personnel intérimaire composé d’un chauffeur et d’une secrétaire pour une durée de douze (12) mois. 

3. Plus spécifiquement, l’Agence d’intérim aura pour tâches de :

• Gérer ce personnel du point de vue administratif et financier (contractualisation, paiement des charges sociales, fiscales, de visite médicale annuelle, et de souscription à une police d’assurance santé, etc.) ;

• Fournir à ce personnel le soutien nécessaire à ses prestations. Le personnel temporaire mis à disposition par l’Agence ne sera pas un fonctionnaire de la Banque et ne bénéficiera pas des avantages y afférents.

4. La durée d’exécution des prestations est de douze (12) mois répartis en deux sous-phases de six (06) mois, à compter de la date de prise de service, et après un Ordre de Service. Cette première sous-phase est dénommée Phase 1. Cette phase 1 est renouvelable une (1) fois, sous réserve d’évaluation satisfaisante et après un nouvel Ordre de Service de continuer les prestations. Cette période de renouvellement est dénommée Phase 2. 

5. Le Responsable Pays de la BAD au Bénin invite les Consultants à présenter leur candidature en vue de fournir les services décrits ci-dessus. Le Consultant doit être une Agence d’intérim. Les Consultants intéressés doivent produire les informations sur leur capacité et expérience démontrant qu’ils sont qualifiés pour les prestations demandées (documentation, référence de prestations similaires, expérience dans des missions comparables, disponibilité de personnel qualifié, etc.). 

6. Le candidat doit remplir les conditions ci-après : 

• Être un Cabinet d’intérim reconnu comme pouvant fournir les prestations attendues (par la présentation d’attestations de bonne fin d’exécution délivrées par les structures ayant bénéficiées de ses prestations) ;

• Disposer d’au  moins  cinq  (5)  ans  d’expérience  professionnelle  pertinente  dans l’exécution des prestations similaires. L’expérience avec les organisations similaires à la BAD est un atout ;

• Satisfaire à toutes les exigences légales conformément à la législation commerciale, fiscale, douanière et du travail du lieu de son siège et/ou du Bénin. Le Cabinet doit apporter la preuve de s’être acquitté des impôts divers et des charges sociales prescrites par les lois en vigueur et être autorisé à exercer ses activités suivant le registre de commerce ;

• Ne pas être en état de liquidation ou de faillite déclarée, à l’exception des structures en règlement judiciaire qui ont justifié qu’elles sont habilitées à poursuivre leurs activités.

7. Les dossiers de manifestation d’intérêts devront comporter les pièces suivantes :

• Lettre de manifestation d’intérêt adressée à Monsieur le Responsable Pays du Bureau national de la Banque Africaine de Développement au Bénin ;

• La présentation du Cabinet et de son organisation technique et managériale ;
• Registre de Commerce : l’offre doit contenir le Registre de commerce de l’entreprise ;
• Attestation IFU ;
• Attestation de non-faillite datant de moins de trois (03) mois ;
• Attestation fiscale datant de moins de trois (03) mois ;
• Attestation CNSS datant de moins de trois (03) mois ;
• RIB ;
• Méthodologie (plan de travail) d’exécution des services ;
• Liste du personnel proposé pour chaque poste et leur CV ;

• La description d’expérience pertinente. Les références de prestations similaires des Consultants devront être justifiées par des attestations de bonne exécution, ou des certificats attestant la bonne fin des prestations accompagnées des copies des pages de garde et de signature des contrats.

8. L’évaluation des manifestations d’intérêt et l’établissement de la liste restreinte seront effectués sur la base des critères suivants :

i) l’expérience générale de l’Agence ;

ii) l’expérience spécifique de l’Agence en matière gestion des ressources humaines, de placement de personnel intérimaires, de conseil en RH auprès des structures étatiques et des organismes internationaux. Chaque référence sera résumée sur une fiche de projet et ne sera prise en compte que si le candidat y joint les justificatifs comportant les coordonnés des Maîtres d’Ouvrages, permettant la vérification éventuelle des informations fournies : Extrait de contrat (page de garde et celle comportant les signatures) et attestation de bonne exécution ou de service fait ;

iii) les qualifications et expériences professionnelles du personnel proposé ;

iv) les capacités et l’organisation technique et managériale du Cabinet. 

9. Il est à noter que l’intérêt manifesté par une Agence n’implique aucune obligation de la part de la Banque de l’inclure sur la liste restreinte. 

10. Les dossiers de candidature devront être envoyés à l’adresse électronique ci-dessous : au plus tard le 11 Mai 2021 et porter expressément la mention : « MISE A DISPOSITION DE PERSONNEL TEMPORAIRE POUR LE BUREAU PAYS DE LA BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT AU BENIN (COBJ) ». A l’attention de Monsieur le Responsable pays Bureau de la Banque africaine de Développement Immeuble DIBOUSSE, 3ème Etage, Aile gauche, Boulevard de la Marina, Cotonou, BENIN Tél. : (229) 90.30.40.42 (Standard)

Email : [email protected]

11. L’Agence sera sélectionnée suivant la méthode de sélection basée sur les Qualifications des Consultants. Les Agences seront classées selon le barème présenté dans le tableau ci-après.

 L’Agence classée première sera invitée à soumettre une offre technique et financière et à négocier les termes de son contrat.

Titre du poste : Secrétaire

Le/la Secrétaire/Réceptionniste travaillera en étroite collaboration avec le Responsable pays et l’équipe pour fournir une assistance sur le plan administratif. Le/la titulaire du poste aidera le Responsable pays et l’équipe à optimiser leur agenda en s’occupant des tâches administratives et de secrétariat.

FONCTIONS ET RESPONSABILITES

Sous  la   supervision   du   Responsable   pays,   et  en   étroite  relation   avec   l’Assistante   du Responsable-Pays, le/la Secrétaire effectuera les tâches suivantes :

GESTION DU FLUX DE TRAVAIL

1. Recevoir et enregistrer tous les documents entrants et sortants du bureau pays ;

2. Veiller à ce que les documents présentés au Responsable pays pour signature soient complets, et accompagnés de pièces jointes et de documents de référence nécessaires ;

3. Rédiger des correspondances relatives aux activités du bureau et administratives de sa propre initiative ou sur la base d’instructions et les finaliser pour la signature du Responsable pays ;

4. Vérifier que la correspondance sortante est présentée conformément aux formats convenus par la Banque et vérifier les erreurs typographiques éventuelles, la présentation, l’exhaustivité et l’exactitude procédurale de tous les documents soumis au Responsable pays pour autorisation, approbation ou signature ;

5. Examiner et classer toutes les correspondances, et porter une attention particulière aux correspondances prioritaires et importantes et les soumettre aux Experts concernés en conséquence ;

6. Assurer le suivi des dates et des échéances fixées à l’aide d’outils de suivi appropriés et veiller à ce qu’elles soient respectées, et que la correspondance et les requêtes soient traitées en temps opportun ;

7. Acheminer les correspondances pour que le Responsable pays donne les directives/instructions nécessaires ou les envoyer directement à la section concernée, si nécessaire.

8. Gérer le module de programmation des voyages dans SAP, pour créer des missions, suivre et demander l’approbation des missions, demander les billets d’avion et créer les demandes de mission au nom du personnel ;

9. S’occuper du traitement des paiements administratifs dans SAP conformément aux directives de la Banque sur la séparation des droits.

COMMUNICATION ET LIAISON

1. Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir en fonction de la nature et de l’urgence de chacun, notamment en les réorientant vers le personnel concerné, le cas échéant ;
2. Filtrer les appels/visiteurs des Experts, prendre des rendez-vous pour que les visiteurs rencontrent les Experts concernés ;

3. Fournir des informations de base aux Experts et à l’assistante du Responsable Pays pour ses rendez-vous avec les visiteurs officiels et/ou les membres du personnel ; Appuyer l’Assistante du Responsable pays pour les informations de base au Responsable pays pour ses rendez-vous avec les visiteurs officiels et/ou les membres du personnel ;

4. Gérer les flux d’informations entre le Responsable pays et les autres membres du personnel du bureau pays ;

5. Assurer le suivi des délais d’exécution des tâches auprès des Experts ;

6. Organiser les réunions pour chaque Expert, selon les horaires et le programme hebdomadaire de celui-ci ;

7. Fixer l’heure et le lieu des réunions, rassembler les documents d’information nécessaires pour les réunions dont les bureaux pays/divisions concernés ont besoin ; rappeler les réunions programmées au Responsable pays, aux Experts et aux autres membres du personnel.

8. Fournir des services de protocole et de gestion des événements en appui aux visites de la haute direction et des événements conduits par le Bureau ou auxquels le Bureau participe, en coordination avec les responsables du protocole du gouvernement, du bureau régional et du siège, si nécessaire.

TENUE DE REGISTRES ET DOCUMENTATION

1. Tenir à jour un système de classement des dossiers aux formats papier et électronique pour répondre aux besoins du bureau Pays ;

2. Tenir un calendrier hebdomadaire d’activités montrant toutes les réunions auxquelles le/la Responsable pays et les autres membres du personnel doivent participer. Cela comprend également toutes les visites externes aux bureaux Pays ;

3. Obtenir des notes d’information et des documents de référence pour les réunions, les séminaires, les ateliers, etc., auxquels participeront le Responsable pays et le cas échéant par le personnel, en vérifiant leur disponibilité et en veillant à ce qu’ils disposent des dossiers d’information et des documents appropriés ;

4. Tenir à jour le répertoire des adresses des partenaires travaillant avec le bureau pays.

ADMINISTRATION DU BUREAU

1. Aider à organiser les voyages du Chef de bureau pays et du personnel, notamment en ce qui concerne les billets d’avion, les réservations d’hôtel, etc. ;

2. Aider à préparer des exposés à l’aide de PowerPoint et d’autres progiciels de sa propre initiative ou sur la base d’instructions ;

3. Exécuter d’autres tâches administratives (photocopies, courriels) au besoin.

CRITERES DE SELECTION

Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables

1. Être titulaire d’au moins une licence ou un diplôme équivalent en gestion des affaires, en commerce, en administration ou dans une discipline connexe ;

2. Une formation supplémentaire en secrétariat, en administration ou en gestion de bureau constituerait un atout ;

3. Avoir un minimum de quatre (4) années d’expérience pertinente et pratique à des postes administratifs et de secrétariat, dans des bureaux similaires d’organisations internationales, de banques de développement ou d’institutions similaires ;

4. Une expérience du secteur privé constituera un atout ;

5. Avoir une bonne connaissance de l’administration et des services d’appui de bureau, notamment les systèmes et les procédures ;

6. Bonnes compétences en coordination – être méthodique et autoorganisé ;

7. Faire preuve d’un engagement bien établi à offrir un service client excellent axé sur la réception et le service d’administration ;

8. Bonnes aptitudes interpersonnelles, de planification et organisationnelles ;

9. Capacité à réagir rapidement pour répondre aux demandes immédiates ;

10. Flexibilité d’adaptation, attitude positive envers le changement et approche constructive et créative de la résolution de problèmes ;

11. Compétence dans l’utilisation d’équipements standard (ordinateur, fax, scanner, photocopieur, etc.) ;

12. Être capable de communiquer efficacement, de résoudre des problèmes, être axé sur le service à la clientèle, avoir un bon esprit d’équipe et démontrer une efficacité opérationnelle ;

13. Avoir de bonnes approches innovatrices et créatives face aux activités afin de renforcer et d’apporter une plus-value aux clients et à l’organisation ;

14. Avoir une aptitude à communiquer efficacement (à l’écrit et à l’oral) en français, de préférence avec une connaissance pratique de l’anglais ;

15. Savoir utiliser les applications standard Microsoft Office (Word, Excel, Access, PowerPoint, SAP et/ou un autre système intégré de gestion des documents).

Titre du poste : Chauffeur

Le Chauffeur assure des services de conduite fiables et sûrs au profit du Responsable pays et du personnel du bureau et accomplit les tâches de coursier de bureau.

FONCTIONS ET RESPONSABILITES

Sous la supervision directe du Responsable pays, le/la titulaire assumera les fonctions suivantes:

• Conduire le Responsable pays, les membres des missions en visite au Bureau national et les délégations officielles du bureau national en mission ;

• Contribuer au bon déroulement des activités du Bureau, lorsque requis ;

• Assurer l’entretien quotidien du véhicule qui lui est attribué (vérification de l’huile, de l’eau, de la batterie les freins, des pneus etc.) ;

• Effectuer les petites réparations et veiller à ce que les grosses réparations soient portées à la connaissance du Représentant pays et suivre leur exécution ;

• Accomplir les tâches de coursier de bureau ;

• Donner une bonne image de la Banque à travers une apparence et une conduite professionnelle en tout temps ;

• Veiller à la propriété des véhicules, tenir le registre des déplacements officiels, du kilométrage quotidien, de la consommation de carburant, des vidanges, des graissages, etc. ;

• Veiller à ce que les formalités prévues dans les dispositions règlementaires soient remplies en cas d’accident ;

• Accomplir toute autre tâche demandée par le Responsable pays.

CRITERES DE SELECTION

• Être titulaire d’au moins un diplôme du BEPC et avoir le niveau de la classe de Terminale ;

• Détenir un permis de conduire valide avec de bons antécédents de conduite ;

• Posséder tout document complémentaire et/ou certification pour accomplir la fonction sera un atout supplémentaire  ;

• Au moins trois (3) années d’expérience pertinente en tant que chauffeur dans une institution internationale/multinationale ou dans une organisation du secteur public ou privé ;

• Expérience et compétences en matière de petites réparations et d’entretien régulier de véhicule ;

• Une connaissance pratique des règles et règlementations à observer pour un fonctionnement sûr et efficace des équipements automobiles ;

• Esprit d’initiative avéré, discret(e), honnête et de bonne moralité ;
• Excellentes aptitudes au travail d’équipe et en relations interpersonnelles ;

• Bonnes compétences en communication écrite et orale en français ou en anglais ; une connaissance pratique de l’autre langue constituera un atout supplémentaire ;

• Compétence dans l’utilisation des logiciels courants de Microsoft tels que Word et d’internet.