Médecins du Monde Suisse recherche un coordinateur des supports (Finances, Admin, RH, logistique) H/F, Cotonou, Bénin

Médecins du Monde Suisse est une organisation humanitaire médicale indépendante. Membre du réseau international Médecins du Monde, nous fournissons depuis 1993 un accès durable à la santé aux personnes en situation de vulnérabilité, en Suisse et dans 10 pays en Afrique, en Amérique Latine et en Asie.

Notre vision est celle d’un monde où les obstacles à la santé sont surmontés et où le droit à la santé est effectif pour toutes et tous. Pour y parvenir, nous nous sommes fixés comme mission d’améliorer de manière durable l’accès à la santé des populations exclues, et plus particulièrement des femmes et des enfants ainsi que des populations vulnérables. Pour y parvenir, nous travaillons autour de trois domaines d’action : 1) Santé et droits sexuels et reproductifs (SDSR), 2) prévention et prise en charge des violences, 3) soins palliatifs pédiatriques (SPP). Nous favorisons une approche qui combine l’action et le plaidoyer.

Médecins du Monde Suisse est présente au Bénin depuis 2006. Actuellement, elle y mène des projets dans les 3 domaines d’action énumérés ci-dessus avec un accent opérationnel sur les violences basées sur le genre et la santé mère enfant. Le bureau de MdM Suisse au Bénin est basé à Cotonou avec, tout prochainement, une antenne à Kandi. MdM Suisse emploie actuellement 24 collaborateurs nationaux au Bénin. Le programme va se développer dans les prochains mois et l’équipe s’agrandir.

Responsabilité

Le Coordinateur.rice supports (Administration, finances, RH et logistique) supervise et organise la gestion financière, la gestion qualitative du personnel, la gestion logistique et la gestion administrative de la mission. Il.elle valorise et gère les moyens nécessaires à la mise en œuvre des opérations. Il.Elle entretient des liens fonctionnels réguliers avec le siège de l’Organisation.

Sous la responsabilité du.de la coordinateur.rice général.e, Il.elle fournit un leadership fort pour l’équipe nationale.

Assurer le management et le renforcement de l’équipe support de la mission et porter ses intérêts et priorités au niveau stratégique

• Assister la coordination générale par la fourniture d’outils efficaces de gestion et de planification.
• Assurer le respect, la connaissance, la mise en application et la mise à jour des procédures et règlements administratifs, RH, financiers et logistiques en vigueur – considérant les meilleures pratiques et la conformité avec la législation locale.
• Participer activement au processus de contrôle interne de la mission et faire des propositions en matière de gestion des risques financiers et non financiers émergents de l’évolution de l’environnement local.
• Participer aux discussions hebdomadaires de coordination visant à prendre les décisions et fixer les objectifs globaux pour la mission.
• Assurer le management et la supervision directe des collaborateurs de l’équipe support (réunions hebdomadaires, planification des objectifs, suivi et évaluation).
• Appuyer la coordination des programmes dans une orientation stratégique, au niveau de la planification, la gestion efficace et l’anticipative et dans l’utilisation des ressources disponibles.

Superviser et coordonner la gestion financière de la mission

• Fournir des conseils stratégiques en matière financière à la coordination dans la gestion des finances et des bailleurs pour le programme de pays, alerter les programmes et responsables hiérarchiques des risques financiers.
• Coordonner les processus de planification et de révision budgétaires annuels ainsi que les plans de trésorerie et les demandes d’approvisionnement.
• Définir, suivre et contrôler la mise en œuvre de la gestion de la trésorerie de la mission, y compris la validation des engagements.
• Coordonner, superviser et vérifier la qualité de la gestion comptable de la mission.
• Vérifier et coordonner le suivi financier de l’ensemble des projets et animer les réunions mensuelles de suivi financier.
• Assurer le respect des règles des bailleurs de fonds, le suivi des contrats et de leur consommation et contribuer à la production des amendements si besoin.
• Consolider et assurer la qualité et la précision des rapports financiers à destination du siège et des bailleurs de fonds.
• Vérifier, mettre à jour et contrôler le respect des plans de financements.
• Coordonner et superviser les processus d’audits locaux.

Superviser et coordonner la gestion administrative et l’administration des Ressources humaines

• Appuyer la coordination générale dans le respect des procédures pour la reconnaissance de MdM Suisse par les autorités béninoises.
• Assurer une veille par rapport à la législation et aux normes locales potentiellement applicables pour MdM Suisse.
• Contribuer à la planification et à la définition du cadre contractuel RH afin d’atteindre les objectifs opérationnels.
• Assurer l’application des procédures administratives et autres règlements en respectant la législation du travail du pays.
• Superviser et appuyer la gestion administrative du personnel.
• Superviser et appuyer les processus de recrutements, de prise de fonction et de fin de contrat.
• Supervise le processus de passation des commandes et de contractualisation.
• Mettre en place un système de développement / accompagnement de la performance du personnel : évaluations, identification de potentiels, plan de formation, identification de formations générales et spécifiques, évolution de carrière.
• Garantir l’archivage, la confidentialité de tout document clé, politiques, procédures, dossiers du personnel, etc.

Superviser et coordonner la gestion logistique de la mission

• Coordonner le processus continu d’analyse, d’intégration et d’évaluation des prestataires dans le répertoire des fournisseurs.
• Superviser la mise à jour régulière du répertoire des prix.
• Coordonner l’établissement et le suivi des plans d’achats annuels de l’ensemble des projets de la mission.
• Contrôler et valide les demandes d’engagements qui concernent la logistique.
• Superviser l’ensemble du circuit du processus d’achats au processus de passation et de suivi de commandes.
• Superviser et contrôle la gestion des biens immobiliers et mobiliers (gestion des stocks, gestion du parc IT et du parc véhicule, gestion des dons en nature).
• Assurer le bon archivage de l’ensemble des documents de la mission.

Généralement, avoir une attitude proactive dans l’analyse des problèmes, trouver des alternatives, proposer des solutions, formuler des recommandations.