Avis de recrutement : Unicef recrute un Agent administratif (h/f), Cotonou, Bénin
Description
L’UNICEF travaille dans certains des endroits les plus difficiles du monde, pour atteindre les enfants les plus défavorisés du monde. Pour leur sauver la vie. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel.
Dans 190 pays et territoires, nous œuvrons pour chaque enfant, partout et chaque jour, afin de construire un monde meilleur pour tous.
Et nous n’abandonnons jamais.
POSTE : Agent administratif, (NO-2), Cotonou, Bénin # 126588
Pour chaque enfant, [insérer le slogan]
La mission fondamentale de l’UNICEF est de promouvoir les droits de chaque enfant, partout, dans tout ce que fait l’organisation : dans les programmes, dans le plaidoyer et dans les opérations. La stratégie d’équité, qui met l’accent sur les enfants et les familles les plus défavorisés et exclus, traduit cet engagement en faveur des droits de l’enfant en actions. Pour l’UNICEF, l’équité signifie que tous les enfants ont la possibilité de survivre, de se développer et de réaliser leur plein potentiel, sans discrimination, préjugés ou favoritisme. Dans la mesure où un enfant a des chances inégales dans la vie – dans ses dimensions sociales, politiques, économiques, civiques et culturelles – ses droits sont bafoués. Il est de plus en plus évident qu’investir dans la santé, l’éducation et la protection des citoyens les plus défavorisés d’une société, en luttant contre les inégalités, non seulement donnera à tous les enfants la possibilité de réaliser leur potentiel, mais conduira également à une croissance et à une stabilité durables des pays. C’est pourquoi l’accent mis sur l’équité est si vital. Il accélère les progrès vers la réalisation des droits humains de tous les enfants, qui constituent le mandat universel de l’UNICEF, tel que défini par la Convention relative aux droits de l’enfant, tout en soutenant également le développement équitable des nations.
Comment pouvez-vous faire la différence ?
En tant que point focal des services de gestion administrative dans un bureau de pays ou sous-pays, le titulaire est responsable de la fourniture de services de soutien administratif efficaces et rentables, en fournissant des conseils pour les opérations des services de soutien administratif et la gestion du personnel administratif. S’assure que les opérations et les services administratifs du bureau sont conformes à la politique, aux procédures, aux règles et règlements administratifs de l’organisation.
1. Politique, procédures et stratégies
- En tant que professionnel technique et gestionnaire, responsable de l’application correcte et cohérente des politiques et procédures dans la gestion des fonctions administratives en fournissant une direction technique, des conseils et un soutien au bureau de pays et aux sous-bureaux, le cas échéant.
- Contribuer à la planification stratégique et au suivi des questions administratives au niveau du pays/sous-pays, si nécessaire. Fournit une contribution pratique à la mise en œuvre des directives administratives, en étroite coordination avec le chef du bureau, le personnel opérationnel/le superviseur.
- Soutenir le superviseur et le chef du bureau et informer le personnel des politiques administratives, des règles de procédures et de la réglementation. Met en œuvre l’application et l’interprétation appropriées des règles administratives, des réglementations, des politiques et des procédures. Informe et aide le personnel arrivant et partant sur les procédures et exigences administratives de base.
- Fait des recommandations spécifiques sur l’amélioration des systèmes et des contrôles internes, la planification, la restructuration et la résolution des questions sensibles, en tenant compte des conditions qui prévalent dans la localité.
- Tient le superviseur au courant des problèmes potentiels, identifie et recommande des solutions. Prépare des rapports sur les questions administratives, selon les besoins.
- Fournit un soutien et des services administratifs aux bureaux et bureaux extérieurs des sous-pays (zones), le cas échéant, y compris la préparation et le financement des contrats de service, la préparation des PGM pour toutes les fournitures administratives et des conseils sur les procédures administratives.
- Entreprend des missions sur le terrain pour examiner les dispositions administratives et formule des recommandations appropriées, le cas échéant.
2. Gestion budgétaire
- Surveille le budget en étroite coordination avec le superviseur pour garantir que les objectifs stipulés au début de l’exercice sont atteints pour le bon fonctionnement du bureau, y compris les bureaux sous-pays (zones) et les affectations extérieures, le cas échéant.
- Recommande et prépare des estimations concernant les besoins en locaux à bureaux, en fournitures et en équipement à des fins de préparation du budget. Aide les bureaux de zone à établir et à maintenir des services administratifs. Prépare, suit et contrôle le budget administratif.
3. Soutien et services administratifs
- Entreprend la fourniture et l’amélioration des services de soutien administratif et de bureau, y compris la gestion de l’espace, les services de transport, l’utilisation et l’entretien des véhicules, l’équipement, les arrangements de conférence et de voyage, la reproduction de documents, les communications, les services de courrier et de livraison, les achats locaux et le paiement des factures des services publics.
- Assure la fourniture rapide et rentable des services de bureau de base, y compris la gestion de l’espace, l’équipement, les communications et la sécurité, afin d’améliorer la sécurité et la productivité du personnel.
- Soutient les approches de l’équipe de gestion des opérations interorganisations pour améliorer les services communs de l’ONU afin d’atteindre l’efficience et l’efficacité.
- Aide à négocier et à administrer les questions relatives aux locaux de bureaux, aux services publics et aux services avec les fournisseurs et les agences.
4. Gestion immobilière
5. Disposition et contrôle du contrat
- Veiller à ce que toutes les transactions administratives et les arrangements contractuels soient conformes aux politiques, procédures, règles et réglementations applicables.
- Participe à l’examen des dispositions contractuelles liées au soutien administratif (c’est-à-dire messagerie, entretien des locaux, soutien administratif auxiliaire, entretien des véhicules, entretien de l’équipement, etc.) pour garantir que les termes et conditions de tous les contrats sont respectés par les fournisseurs de services. Propose au superviseur tout changement qui pourrait être nécessaire.
- Surveille les paiements par rapport aux obligations contractuelles.
6. Formation et développement du personnel
- Collabore au développement d’activités de formation pour assurer une performance efficace en gestion des services administratifs. Met en œuvre des activités efficaces de programme d’apprentissage et de développement du personnel pour le renforcement des capacités. Aide à organiser des ateliers pour le renforcement des compétences du personnel, ainsi que pour l’apprentissage et le développement du personnel.
7. Partenariat, coordination et collaboration
- Au besoin, sous la direction du superviseur, collabore avec d’autres agences, les autorités locales et les partenaires de mise en œuvre sur les questions administratives, y compris l’échange et l’harmonisation d’informations.
8. Effectue toutes autres tâches et responsabilités assignées selon les besoins.
Pour vous qualifier en tant que défenseur de chaque enfant, vous devrez…
- Diplôme universitaire en sciences sociales, gestion des affaires, administration, finance ou tout autre domaine disciplinaire pertinent.
- Deux années d’expérience professionnelle pertinente avec une expérience professionnelle nationale et internationale dans la gestion de bureau, l’administration, la finance, la comptabilité, les TIC, les ressources humaines, l’approvisionnement ou toute autre fonction pertinente.
- Une expérience professionnelle dans un pays en développement et/ou une connaissance des situations d’urgence est considérée comme un atout.
- La maîtrise du français et de l’anglais professionnel est requise. La connaissance d’une langue locale est un atout.
Pour chaque Enfant, vous démontrez…
- Les valeurs fondamentales de l’UNICEF que sont l’attention, le respect, l’intégrité, la confiance, la responsabilité et la durabilité (CRITAS) sous-tendent tout ce que nous faisons et la manière dont nous le faisons. Familiarisez-vous avec notre Charte des valeurs : les valeurs de l’UNICEF
- Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l’étape suivante du processus de sélection.
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