Le Centre mondial d’agroforesterie recrute un(e) Assistant(e) administratif(ve) et financier(e) au Bénin.
Principales responsabilités :
Administration
- Organisateur et faire les comptes rendus de réunions et des ateliers,
- Prendre des notes et préparer des rapports lors de la réunion interne
- Gérer la petite caisse et l’argent liquide pour les ateliers
- Aider à assurer la liaison avec les agences de voyages et les compagnies aériennes pour sécuriser les réservations (vol, hôtels et salle de conférence) et les billets d’avion, ainsi que l’hébergement à l’hôtel et obtenir des visas et des assurances pour les voyages pour tous les visiteurs et le personnel lors de réunions et de séminaires ou de voyages avec des ordres autorisés de voyage.
- Rédaction, Réception, enregistrement et envoi de courrier et des e-mails ;
- Assurer un classement adéquat des documents du projet ;
- Rédiger des lettres d’invitation ;
- Recevoir et filtrer les visiteurs, faire l’enregistrement et l’envoi de correspondances externes et internes,
- Aider à collecter les factures proforma au besoin,
- Aider à recevoir/compter les livraisons de matériel et équipements et les enregistrer.
- Aide à l’expédition de matériels et de matériaux aux utilisateurs finaux,
- Aider à vérifier les cahiers de bord du véhicule et de l’équipement de sécurité embarqué du véhicule,
- Aider à effectuer l’inventaire et l’étiquetage de l’équipement
- Effectuer toute autre tâche requise par le superviseur
Finance
- Vérifier tous les packs de paiement pour s’assurer de la disponibilité du budget, de l’exhaustivité des pièces justificatives et de l’exactitude du codage des transactions d’écriture de journal à comptabiliser dans le système (avance de voyage ; salaires ; taxes ; paiement des achats, etc.) ;
- Effectuer le paiement dans un délai raisonnable.
- Aide à la préparation de la réconciliation des comptes de bilan sur une base mensuelle (Caisse, comptes du personnel, fournisseurs, comptes partenaires…)
- Aider à la préparation des dépenses de trésorerie mensuelles reflétées sur la planification des dépenses effectuées sur différents projets/ordres de travail actifs, les demandes de paiement approuvées, les relevés de compte, les factures et les bons de commande, etc.
- Aide à la préparation et au paiement des salaires mensuels et des indemnités du personnel et des collaborateurs
- Aide à la préparation du budget annuel du pays et de la contribution à OCS après approbation
- Veiller à ce que la déclaration et le paiement des impôts sur les salaires du personnel et la cotisation nationale à l’assurance sociale soient effectués en temps opportun chaque mois pour éviter les sanctions.
- Assurez-vous que toutes les transactions de paiement et de remboursement sont correctement enregistrées dans OCS.
- Apposez le cachet ”PAID” sur tous les bons déjà payés.
- Aider la passation des marchés à utiliser correctement le code budgétaire.
- Remplir les documents financiers (copies papier dans les fichiers et copies numérisées sur SharePoint) et faciliter les audits (audits externes, internes et de projet) ;
- Contribuer à l’élaboration des budgets des notes conceptuelles et propositions de projets ;
- Aide à la préparation en temps opportun des rapports des donateurs
- Assurer la transparence, la régularité, l’exactitude et la cohérence de toutes les transactions financières et tient le superviseur informé de toute initiative ou liée aux responsabilités du poste ;
- Exécuter toute autre tâche requise par le superviseur
Qualifications, expérience
Le diplôme scolaire minimal requis sera une Licence en finance et comptabilité, études en administration des affaires ou domaine connexe.
Jusqu’à trois (3) ans d’expérience en comptabilité et audit ou en gestion de bureau Expérience dans un environnement d’ONG ou d’organisation internationale
Aptitudes et compétences
- Connaissance des protocoles et des politiques administratives et des dispositifs relatifs aux activités comptables
- Capacité avérée à rédiger des rapports.
- Bonne connaissance du traitement de texte et d’autres progiciels d’applications bureautiques pertinentes.
- Bonne maîtrise de l’anglais et expertise de français
- Bonne communication et aptitude à l’organisation démontrée et capacité à travailler sous pression
- Capacité de travailler efficacement avec un minimum de supervision
- Bonnes compétences interpersonnelles, fort esprit d’équipe, intégrité, honnêteté et motivation personnelle.
- Capacité de développer, hiérarchiser et organiser la charge de travail
- Tenir des registres et préparer des rapports
- Capacité à respecter les délais et à travailler sous pression avec un minimum de supervision
- Suivre les politiques et les procédures
- S’adapte au changement
- Bonnes compétences verbales et écrites.
Aller à http://worldagroforestry.org/working-for-icraf/vacancies
Les candidatures pour ce poste doivent inclure :
- Une lettre de motivation illustrant votre aptitude au poste par rapport aux exigences spécifiques et aux attentes salariales,
- Un curriculum vitae détaillé et mis à jour,
- Les noms et adresses de trois répondants, y compris les adresses téléphoniques et électroniques.
Les candidatures seront examinées jusqu’au 31 juillet 2023
Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés répondant aux exigences ci-dessus seront contactés.