Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) recrute un(e) Assistant(e) au Projet, Cotonou, Bénin

I. Contexte organisationnel

Le Gouvernement du Bénin et le PNUD font du développement durable et croissance inclusive un axe de croissance économique inclusive et la promotion du secteur privé, des organisations professionnelles en milieu rural et en développement des chaînes de valeur à forte valeur ajoutée dans un contexte d’adaptation aux changements climatiques. 

Ils entendent ainsi mettre en œuvre à travers le projet Promotion du sel local Xwladjè, tout le mécanisme prioritaire de soutien au développement de la filière Sel local, à la création au maintien des microentreprises, coopératives, emplois ruraux à la création d’emplois verts , de nouveaux métiers ruraux, à l’accès au marché, à la génération et croissance durable des revenus dans les zones d’intervention du projet. Par ailleurs, le principe de l’inclusivité qui soutient le projet est à la fois thématique et humaine.

Le ProSel a pour mais de renforcer la résilience des communautés salicultrices face à l’accès aux sources d’énergie durable et à la création de micro, petites et moyennes entreprises de production et de commercialisation de sel local iodé Xwlajè. Il sera exécuté au niveau national par la Direction de la Planification, de l’Administration et des finances (DPAF) du Ministère des Petites et Moyennes Entreprises et de la Promotion de l’Emploi (MPMEPE), 

Dans ce cadre, il est prévu le recrutement d’un Assistant au Projet. 

II. Fonctions principales 

  1. Assurer le soutien à la gestion des activités de projet en cours, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
  • Fournir des contributions à l’élaboration du plan de travail ;
  • Contribuer à l’organisation de la logistique, à la préparation de l’ordre du jour et à la coordination avec les parties concernées pour l’organisation d’ateliers et de réunions, selon les besoins ;
  • Aider à rédiger les procès-verbaux des réunions du projet et à rédiger les rapports de recherche, le cas échéant ;
  • Aide à la coordination des événements prévus dans le cadre du projet ; 
  • Aide à la rédaction de contributions pour les rapports du projet.

2. Assureur des services administratifs et logistiques efficaces, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

  • Maintenir les contacts avec les visiteurs et le personnel du projet, organisation de rendez-vous et de réunions, rôle d’interprète si nécessaire et/ou rédaction de procès-verbaux ;
  • Compilateur et préparer les documents d’information et de présentation, de discours, d’informations générales et de documentation pour les réunions et les missions ;
  • Traduire les correspondances simples du français à l’anglais et vice versa, si nécessaire ;
  • Tenir à jour des registres/documents/fichiers relatifs au projet d’une manière conviviale ; 
  • Être responsable de la correspondance attribuée et d’autres tâches administratives, y compris la création de demandes en ligne ;
  • Organiser les voyages et les réservations d’hôtel, préparer les autorisations de voyage, traiter les demandes de visas, de cartes d’identité et d’autres documents ;
  • Apporter un soutien administratif aux conférences, ateliers et retraites ;
  • Organisateur du transport des véhicules, entretien régulier des véhicules et assurance ;
  • Aider au contrôle adéquat des pièces justificatives pour les paiements et les rapports financiers ;
  • Vérifier que les formulaires connexes fournis par les partenaires de mise en œuvre sont bien remplis avant de les soumettre à l’assistant financier pour vérification ;
  • Recevoir correctement les biens et les services ; 
  • Préparer la correspondance de routine, des télécopies, des mémorandums et des rapports destinés aux partenaires ;
  • Extraire, saisir, copier et classer des données provenant de diverses sources, selon les besoins ;
  • Maintenir un système de classement approprié pour les dossiers financiers, en veillant à la sécurité des documents confidentiels ;
  • Aider à l’organisation, à l’exécution et à la coordination des exigences logistiques en établissant un calendrier des événements, un programme et une liste de contrôle pour le bon déroulement des événements ;
  • Gérer les fournitures de bureau, y compris la tenue d’une liste des stocks de papeterie, la distribution de papeterie selon les besoins du personnel et la tenue d’un registre de distribution ; 
  • Extraire les données à partir de diverses sources ;
  • Suivre les échéances, des engagements pris, des actions entreprises et coordination de la collecte et de la présentation des rapports au Coordonnateur de projet ;
  • Assister la préparation du budget et fournir des informations pour l’audit.

3. Fournir un soutien à l’entretien des bureaux et à la gestion des actifs, en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants :

  • Agir comme un soutien au point focal des actifs dans la tenue des dossiers sur la gestion des actifs ;
  • Tenir les dossiers et des registres relatifs à l’entretien des bureaux ;
  • Fournir un soutien à l’entretien des locaux et des services communs.

4. Soutenir le développement et le partage des connaissances au sein de l’équipe de projet, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

  • Participant à la formation du personnel du projet ; 
  • Apporter des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

5. Exécuter toutes autres tâches

L’ Assistant (e) au Projet, en sus des fonctions ci-dessus énumérées, pourra effectuer toute autre tâche à lui/elle assigné(e) par son superviseur. 

III. Compétences

Cœur
Obtenir des résultats : NIVEAU 1 : Planifie et contrôle son propre travail, prête attention aux détails, livre un travail de qualité dans les délais
Pensez de manière innovante : NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/risques connus, sait résoudre les problèmes de manière pragmatique, apporte des améliorations 
Apprendre en continu : NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande du feedback
S’adapter avec agilité : NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible 
Agir avec détermination :  NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, est capable de faire preuve de calme face à l’adversité, est confiant
Engagez-vous et collaborez : NIVEAU 1 : Fait preuve de compassion/compréhension envers les autres, forme des relations positives
Favoriser la diversité et l’inclusion : NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination 

Compétences transversales et techniques (insérer jusqu’à 7 compétences)

Domaine thématique Nom Définition
Finance Efficacité de la gestion financière Expertise en matière d’ingénierie financière et de processus opérationnels nécessaires pour concevoir, mettre en œuvre et innover en matière d’instruments standard de capitalisation des fonds et de processus standards liés à la réception et au dépôt des contributions financières des donateurs, à la gestion de la trésorerie et des investissements, au décaissement des fonds, à la production de rapports annuels du Fonds et de rapports financiers certifiés et à la clôture en temps voulu des projets et des fonds.
Finance Comptabilité générale Connaissance des concepts, principes, règlements et politiques comptables et aptitude à s’appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques.
Administration et Exploitation Efficacité opérationnelle Capacité d’identifier et d’exécuter des opportunités d’amélioration de l’efficacité opérationnelle.
Gestion d’événements Organisation d’événements, de réunions et d’ateliers Animation d’événements, de réunions et d’ateliers
Gestion d’entreprise Gestion de la clientèle Capacité à réagir rapidement et de manière appropriée avec un sentiment d’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions opportunes et de qualité pour répondre et comprendre les besoins réels des clients. 
Satisfaction de la clientèle Fournir des contributions à l’élaboration de la stratégie de service à la clientèle. Cherchez des moyens de satisfaire les demandes immédiates des clients. Habiliter pour anticiper les besoins et préoccupations à venir du client.
Administration et Exploitation Gestion des documents et des enregistrements Gestion globale des documents (matériels ou électroniques); Politique de registre et de rétention, y compris le stockage et l’archivage.
Finance Efficacité financière Capacité d’évaluer les données financières, d’en tirer des conclusions pertinentes et de les présenter de manière significative.
Compétences et expérience requises
Éducation:
  • Etre de nationalité béninoise ;
  • Diplôme secondaire (BAC) ou
  • Diplôme Universitaire BAC +3 en comptabilité et gestion administrative et des finances, ou en sciences économiques option gestion, ou équivalent.
Expérience:
  • Justifier d’au moins 4 ans (pour le BAC) ou 1 an (pour la licence) d’expériences professionnelles prouvées dans la gestion administrative et financière des programmes et projets de développement ;
  • Posséder une forte expérience à tous les niveaux de la conception, de l’exécution, de l’analyse, de la gestion et de la diffusion pratique de la gestion administrative et des finances (chaîne de budgétisation orientée sur les résultats de développement) ;
  • Posséder une expérience dans l’utilisation des méthodes rapides et participatives, de la conception des budgets et des plans de travail ;
  • Être familier avec les procédures du Gouvernement et du PNUD en matière de gestion de programmes/projets serait un atout ;
  • Avoir une parfaite maîtrise de la langue française (surtout sur le plan rédactionnel);
  • Avoir une bonne connaissance de l’outil informatique notamment les logiciels de traitement de données ;
  • La connaissance d’un logiciel de gestion des projets (MIS ou autre) serait un avantage ;
  • Avoir une bonne connaissance de la situation des inégalités entre les sexes dans les domaines prioritaires du projet ;
  • Être capable de travailler en équipe.
Exigences linguistiques :
  • Avoir une parfaite maîtrise du français (écrit et oral) 
les Candidatures féminines sont fortement encouragées
Clause de non-responsabilité
Informations sur les candidatures aux listes de candidats du PNUD
 Remarque : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats à partir de cet avis de vacance de poste. Nous pouvons également conserver les candidatures et examiner les candidats postulant à ce poste pour d’autres postes similaires au sein du PNUD au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences en matière de formation similaires.
 Non-discrimination
Le PNUD applique une politique de tolérance zéro à l’égard de l’exploitation et des mauvaises conduites sexuelles, du harcèlement sexuel et de l’abus d’autorité. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à des vérifications rigoureuses de leurs références et de leurs antécédents et devront adhérer à ces normes et principes.  
 Le PNUD est un employeur garantissant l’égalité des chances et l’inclusion, qui ne pratique aucune discrimination fondée sur la race, le sexe, l’identité de genre, la religion, la nationalité, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle, le handicap, la grossesse, l’âge, la langue, l’origine sociale ou tout autre statut. 
 Avertissement d’arnaque
 Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une demande de paiement de frais, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé de faire preuve d’une prudence particulière lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le Web.

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