HOPE recrute un(e) Responsable des opérations, Bénin

HOPE International est une organisation chrétienne à but non lucratif basée à Lancaster, en Pennsylvanie. L’organisation chrétienne HOPE International recrute un Conseiller aux opérations des groupes d’épargne. HOPE International opère désormais dans 16 pays mal desservis et a aidé plus de 2,5 millions de personnes avec de petits prêts et des services d’épargne depuis le début de ses opérations en 1997.

RÉSUMÉ COMPLET DU POSTE

Le rôle se concentrera sur la gestion des opérations, la gestion du personnel et le soutien, les systèmes et processus de qualité, la gestion des relations significatives (églises, siège et personnel local, donateurs), l’assurance qualité, le suivi et l’évaluation, et l’expertise soutenant l’établissement, la mise en œuvre et l’amélioration continue des programmes d’épargne. Le rôle du gestionnaire des opérations comprendra un groupe de responsabilités principales ainsi qu’un éventail de responsabilités, comme indiqué ci-dessous :

RESPONSABILITÉS

Promouvoir et réaliser la mission et la vision de HOPE International.

Gestion des opérations

• Assister le Directeur Pays dans l’élaboration des plans stratégiques et des plans annuels (objectifs et cibles)
• Aider le directeur pays et l’équipe du ministère des groupes d’épargne à atteindre ou à dépasser les objectifs annuels dans les limites du budget établi.
• Aider le directeur pays à s’assurer que les activités du programme respectent les normes de l’industrie et les meilleures pratiques pour les SG.

Gestion des ressources

• Assister le directeur pays dans l’établissement et la mise en œuvre d’une stratégie visant à trouver les ressources appropriées (humaines, financières, etc.) nécessaires à l’atteinte des objectifs décrits dans le plan du programme. Élaborer un plan de ressources et un budget de programme à soumettre à HOPE International dans le cadre de son processus de budgétisation annuelle.
• Soutenir le responsable administratif et financier et le directeur pays dans les processus de budgétisation et de reforecast opérationnelle en fournissant les données pertinentes.
• Mener toutes les opérations dans le cadre budgétaire approuvé.
• Superviser le budget annuel de formation et d’assurance qualité.

Liaison avec les donateurs

• S’engager dans une interaction efficace avec les donateurs.
• Superviser la planification et l’exécution des visites sur le terrain par les donateurs et les amis de HOPE, et agir en tant que personne de référence avec le personnel marketing du siège sur ces questions.
• Fournir une assistance sur place au personnel marketing du siège social en ce qui concerne la collecte d’histoires de membres/groupes, d’images et d’autres besoins en matière de rapports d’impact marketing.

Assurer la qualité des opérations

• Effectuer des examens à mi-parcours et annuels des programmes et élaborer des plans d’action pour améliorer le rendement des programmes.
• Fournir des recommandations pour améliorer l’efficacité des politiques et des procédures opérationnelles du programme.
• Collaborer avec l’équipe de soutien de la CSU pour s’assurer que les activités du programme respectent les normes et les meilleures pratiques des groupes d’épargne HOPE.
• Soutenir la réalisation de l’évaluation annuelle du ministère (AMA) pour les partenaires et le personnel des partenaires.

Gestion :

Personnel

• Fournir un soutien, un coaching, un renforcement des capacités et une supervision au Coordonnateur de la formation et au responsable de l’assurance qualité pour s’assurer que HOPE Bénin répond aux buts et objectifs de formation, de qualité et de SI. Il s’agit notamment d’aider le personnel à fixer des objectifs de performance et à effectuer des évaluations de performance.
• Fournir un soutien et un renforcement des capacités au personnel des partenaires.

Financière des partenaires

• Surveillez la budgétisation et la mise en œuvre des partenaires pour vous assurer que les opérations respectent le budget et les objectifs.
• Participer à l’examen des budgets trimestriels des partenaires et documenter le processus d’examen.

Relations

• Participer aux discussions avec les principaux dirigeants des partenaires et prendre les missions qui en découlent.
• Assister le directeur national en représentant les divers intérêts de HOPE International lors des réunions des parties prenantes, sur demande.

Projet

• Prendre en charge la gestion des grands projets au sein du programme, en particulier les projets qui recoupent les fonctions du programme et impliquent à la fois le personnel du programme et le personnel de la CSU. Il peut s’agir de modifications apportées à la technologie, à la méthodologie, aux produits/services, etc. Dans la mesure du possible, encadrez d’autres membres du personnel en gestion de projet afin de renforcer les capacités.
• Soutenir les autres départements dans l’avancement des grands projets et l’amélioration des outils de gestion de projet.
• Soutenir les autres membres du personnel dans le développement de la familiarité et de l’expertise avec les outils et la technologie HOPE tels que Quill, Power BI, Box, Adaptive et Excel, au besoin.

Systèmes de données

• Examiner et fournir des rapports mensuels : Assurance qualité, Formation et Agriculture au Directeur Pays
• Assurer la supervision de Quill et de Power BI en s’assurant que :

• Les données du programme sont à jour et exactes.
• Résoudre les problèmes techniques rencontrés par le personnel lors de l’utilisation de Quill et de Power BI
• Produire les rapports nécessaires pour éclairer le rendement du programme et la prise de décisions.

Rapports

• Fournir un soutien au directeur national et à l’équipe dans la mise en œuvre des outils existants et nouveaux de reporting, d’analyse, d’audit et d’autres outils associés et assurer le suivi des actions à entreprendre.
• Veiller à la soumission en temps opportun des rapports opérationnels requis pour les rapports internes, les donateurs, les auditeurs, le gouvernement local et d’autres parties.

Gestion du risque

• Aider la direction à examiner les rapports d’audit interne et répondre aux préoccupations de l’audit interne.
• Aider la direction à examiner et à cerner les lacunes du contrôle interne.
• Recommander à la direction l’atténuation des principaux risques opérationnels et financiers.
• S’assurer que tous les partenaires respectent les procédures opérationnelles de HOPE Bénin
• Soutenir le Directeur Pays dans les processus de Planification des Actions Risques (PAR) en collaboration avec le Responsable Administration et Finances

Intégration spirituelle et témoignage chrétien

• S’engager activement dans des dévotions bihebdomadaires, des réunions mensuelles et des retraites trimestrielles pour le personnel de HOPE afin de rester concentré sur la mission centrée sur le Christ du programme et de favoriser la croissance spirituelle parmi le personnel et les partenaires de HOPE Bénin.
• Assurer un équilibre spirituel sain et personnel au sein de la famille, du travail et de la vie de l’église en adoptant des disciplines bibliques, personnelles et spirituelles.
• Superviser toutes les activités du programme du groupe d’épargne liées à l’intégration spirituelle.

Améliorer et mettre en œuvre des activités d’EMFM et de recherche qualitative

• Contextualiser l’enquête HOPE Quotient à la fois linguistiquement et culturellement et faire des suggestions d’amélioration.
• Formation et gestion des agents recenseurs qui administrent les enquêtes sur le terrain.
• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe LM&E basée aux États-Unis pour affiner et concevoir les générations suivantes de l’enquête HOPE Quotient et de la recherche qualitative.
• Assurer des entretiens de groupe et des groupes de discussion basés sur les objectifs de recherche établis par le directeur pays et l’équipe LM&E basée aux États-Unis.
• Élaborer, tester et mettre en œuvre de nouveaux outils qualitatifs et fournir une rétroaction sur l’efficacité et l’applicabilité.

Autres fonctions

• S’acquitter de toutes autres tâches à la demande du directeur de pays ou du CSU

COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS

• Chrétien né de nouveau avec une foi forte et très engagé dans la mission et la vision de HOPE International.
• Un minimum de 2 ans d’expérience professionnelle dans le domaine du développement international (ONG), du ministère ou du monde des affaires.
• Au moins 2 ans d’expérience professionnelle dans la gestion opérationnelle telle que la planification, la supervision et la gestion de la qualité.
• Excellentes compétences en matière de prise de décision et de pensée critique.
• Excellentes compétences organisationnelles, telles que la gestion de plusieurs tâches.
• Compétences efficaces en matière de communication et de relations interpersonnelles, en particulier la rédaction de rapports et les compétences orales.
• Bonne capacité d’adaptation et compétences en gestion du changement, telles que l’ouverture aux idées et aux processus innovants qui favorisent l’efficacité et l’innovation.
• Master en développement international/rural ; Agronomie, planification et gestion de projets ou discipline connexe.
• Leader compétent, doté d’une compréhension exceptionnelle des communications interculturelles, des relations multiculturelles en milieu de travail, des relations avec l’Église, et de la capacité d’établir des relations avec le personnel, de l’influencer et de le motiver efficacement.
• Expérience en gestion de projet, de préférence dans des programmes multisectoriels en milieu rural au Bénin.
• Très organisé avec une grande attention aux détails
• Preneur d’initiative affirmé avec une capacité démontrée à travailler de manière indépendante et en collaboration avec une équipe.
• Maîtrise de l’anglais et du français parlés et écrits.
• Passion d’aider les personnes défavorisées à retrouver l’espoir, la dignité et la capacité de subvenir à leurs besoins et à ceux de leur famille.
• Sens aigu démontré de l’utilisation des systèmes technologiques applicables. (p. ex., Excel, PowerPoint, bases de données)
• Volonté et capacité de voyager au pays et à l’étranger, au besoin.