Appel à candidature pour le recrutement d’une Assistante financière et administrative à Cotonou, Bénin.

 

 

 

 

 

À propos du rôle

L’assistant financier et administratif aura pour principale responsabilité de soutenir la gestion réussie des opérations du bureau de GAIN BENIN conformément aux politiques mondiales et aux lois du BENIN. L’assistant financier et administratif sera responsable de fournir un soutien financier et administratif à l’équipe des opérations, y compris le soutien avec le tableau de bord du gestionnaire de projet. En outre, le titulaire du poste soutiendra l’équipe des opérations pour développer et renforcer les stratégies relatives à la gestion des opérations financières et autres dans l’ensemble du bureau de pays. 

Relevant du directeur des finances et de l’administration, les responsabilités de l’adjoint aux finances et à l’administration comprendront la responsabilité globale de tous les aspects de la comptabilité et des comptes, du suivi et du contrôle des actifs de soutien à l’approvisionnement, du traitement efficace des rapports financiers de manière opportune, précise, pertinente et informative. et des tâches d’administration générale ou d’exploitation. Compte tenu du contexte des responsabilités, il est indispensable d’avoir une bonne connaissance du milieu des organisations internationales opérant sur le modèle Grant de financement international.

Ce rôle sera proposé sur un contrat à durée déterminée de trois (3) ans, sous réserve de disponibilité de financement et sera basé à Cotonou, au Bénin.

Les principales responsabilités comprennent
  • Responsable du traitement de tous les paiements et de la gestion des espèces, y compris la documentation des ressources et des transactions ; faciliter et publier les paiements ; générer des cycles de paiements ; gérer la petite caisse et le processus de réapprovisionnement et maintenir le classement ; vérifier les documents nécessaires; préparer les demandes de paiement et les présenter pour les approbations appropriées ; s’assurer de l’existence/du renouvellement des contrats avant d’effectuer les paiements ; préparation des bons de paiement.
  • Avances au personnel : soutenir le traitement de toutes les réclamations des employés/consultants pour les frais de voyage et autres ; s’assurer de l’exactitude de la documentation et que toutes les demandes sont conformes aux politiques et procédures ; suivre et s’assurer que les avances du personnel sont liquidées dans les délais approuvés ; veiller à ce que les avances au personnel soient recouvrées dans la monnaie dans laquelle elles sont émises ; l’avance compense toutes les dépenses que les employés soumettent sur le rapport de dépenses ; surveiller l’ancienneté et les dates d’échéance des créditeurs et organiser la comptabilisation et le paiement en temps opportun.
  • Soutenir le responsable des finances et de l’administration dans la préparation de rapports financiers et d’audit précis pour les donateurs.
  • Contrôles internes : soutenir l’établissement et le maintien des procédures de contrôle interne et s’assurer que les normes comptables sont respectées ; s’assurer que toutes les transactions sont entièrement approuvées par tous les niveaux d’approbation ; s’assurer que les risques internes sont atténués ; vérifier et analyser correctement les pièces justificatives de tous les paiements ; s’assurer que les demandes de paiement en temps opportun sont envoyées au responsable des finances et de l’administration pour examen et au directeur de pays pour approbation.
  • Soutenir la logistique de voyage pour tous les voyages d’affaires dans GAIN, en particulier le directeur de pays.
  • Soutenir les bons de commande et traiter les paiements connexes pour l’achat de biens et de services.
  • Aide à l’organisation d’ateliers sous la direction du chef de projet.

Au propos de vous

Le candidat idéal doit avoir des connaissances et de l’expérience dans la préparation de rapports financiers et d’audit précis pour les donateurs, la capacité de gérer le traitement des paiements, l’enregistrement des paiements dans le système, la gestion de la petite caisse et la préparation des avances du personnel. Une expérience de travail antérieure avec une ONG internationale ou locale serait un avantage supplémentaire.

Le titulaire du poste doit avoir une expérience avérée dans la prise en charge des aspects administratifs et opérationnels d’un bureau tels que la logistique des voyages, l’organisation de réunions et d’ateliers, la gestion des services publics, des fournisseurs et du registre des actifs et le traitement des paiements pour l’achat de biens et de services.

Vous devez maîtriser l’utilisation de logiciels de comptabilité tels que Navision, SAP ou des logiciels connexes, maîtriser MS Office, Excel et PowerPoint, porter une attention particulière aux détails et pouvoir vous adapter à d’autres fonctions et tâches si nécessaire. Ce rôle travaillera en étroite collaboration avec le directeur financier et servira d’opportunité d’apprentissage et de croissance. Une formation avec au moins un baccalauréat ou son équivalent en comptabilité ou dans une discipline connexe est requise et une certification professionnelle est souhaitable.

Date limite : 10 juillet 2023

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