Le Fonds International de Développement Agricole (FIDA) recrute un(e) Chauffeur, Cotonou, Bénin

Le Fonds international de développement agricole (FIDA) est une institution financière internationale et un organisme spécialisé des Nations Unies qui se consacre à l’éradication de la pauvreté et de la faim en milieu rural. Pour ce faire, il investit dans les populations rurales. Le FIDA finance des programmes et des projets qui accroissent la productivité agricole et augmentent les revenus ruraux, et défend aux niveaux local, national et international des politiques qui contribuent à la transformation du monde rural.

Le chauffeur/employé fournit des services de conduite fiables et sûrs au personnel, aux fonctionnaires et aux visiteurs du FIDA, en garantissant les plus hauts standards de discrétion et d’intégrité, le sens des responsabilités, une excellente connaissance du protocole et des questions de sécurité ainsi que des services d’enregistrement et de bureau, en démontrant une approche orientée client, du tact et la capacité de travailler avec des personnes de différentes origines nationales et culturelles. Le chauffeur fournit des services de conduite fiables et sûrs garantissant une grande précision du travail. Le chauffeur/employé fournit des services de conduite au personnel des bureaux régionaux/bureaux multi pays/bureaux de pays, aux consultants et experts et au personnel du FIDA en mission.

1. SERVICES DE CONDUITE ET ENTRETIEN DU VÉHICULE : Le chauffeur/employé :

• Assure la fourniture de services de conduite fiables et sûrs en :
• Conduire des véhicules de bureau pour le transport du personnel du FIDA, d’autres hauts fonctionnaires et des visiteurs, ainsi que pour la livraison et la collecte du courrier, des documents et d’autres articles,
• Accueil du personnel officiel et des visiteurs à l’aéroport, y compris les formalités de visa et de douane, si nécessaire.
• Assure des économies de coûts grâce à une utilisation appropriée du véhicule grâce à une maintenance précise des journaux quotidiens du véhicule, à la fourniture d’éléments pour la préparation des plans et des rapports de maintenance du véhicule.
• Assure l’entretien quotidien adéquat du véhicule assigné en effectuant des réparations mineures en temps opportun, en organisant des réparations majeures, des changements d’huile en temps opportun, la vérification des pneus, des freins, le lavage de la voiture, etc.
• Assure la disponibilité de tous les documents/fournitures et dossiers requis, y compris l’assurance du véhicule, les journaux du véhicule, l’annuaire du bureau, la carte de la ville/du pays, la trousse de premiers soins et les pièces de rechange nécessaires dans le véhicule attribué.
• Veille à ce que toutes les mesures immédiates requises par les règles et réglementations nationales et du FIDA soient prises en cas d’implication dans des accidents.

2. FONCTIONS ADMINISTRATIVES : Le Chauffeur / Commis :

• Assure la maintenance du système de registre en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants :
• Maintenance du système de classement du bureau conformément au système de gestion des dossiers du FIDA.
• Ouverture de nouveaux dossiers thématiques selon les besoins et élimination des anciens dossiers conformément au calendrier de conservation établi.
• Maintenance des archives, s’assurer que les dossiers sont correctement stockés et accessibles ; conservation sécurisée des documents.
• Fourniture de photocopies et de numérisation de documents provenant des dossiers du greffe, à la demande du personnel.
• Aide à la collecte de documents de référence et de fond.
• Mise en place et tenue à jour d’un système d’enregistrement des mouvements de dossiers au sein du bureau ; tenue à jour de la circulation du bureau et de la lecture des dossiers.
• Préparation de la correspondance et des rapports relatifs aux activités du registre.

Un accompagnement au voyage axé sur :

• Préparer les autorisations de voyage, les habilitations de sécurité et le soutien administratif au personnel du RC/MCO/ICO voyageant au pays et à l’étranger, selon les besoins.

Assurer une gestion efficace de la correspondance axée sur :

• Réception, enregistrement, codage et transmission des fax, lettres et autres correspondances entrants au service/unité/agent compétent.
• Enregistrement et envoi des communications sortantes, y compris les pochettes, et suivi de la distribution. Prépare le résumé des formulaires de pièces jointes et des documents nécessaires et tient à jour le dossier des pochettes reçues pour s’assurer que toutes les pochettes sont comptabilisées.

3. FONCTIONS DE GESTION : Le chauffeur/commis est responsable de l’intégrité et de la transparence dans l’administration des ressources du FIDA. Le titulaire est responsable du respect des valeurs fondamentales et du code de conduite du FIDA, notamment de l’intégrité, de la transparence et de l’équité dans la gestion des ressources du FIDA.

Les principaux résultats ont un impact sur l’exécution précise, sûre, rentable et rapide des services des bureaux régionaux/multipays/bureaux de pays.

Les chauffeurs/commis sont généralement responsables de la conduite du personnel qui leur est assigné et de l’échange d’informations de routine avec leurs homologues au sein du FIDA et à l’extérieur, si nécessaire. L’échange d’informations de routine au sein du Fonds comprend le soutien logistique. Contacts typiques au sein de la division, du bureau ou du département ainsi qu’avec les contacts externes et réponse aux demandes de renseignements de base selon les tâches assignées.

Compétences organisationnelles :

• Établir des relations et des partenariats – Établir et entretenir des relations de travail efficaces
• Communiquer et négocier – Communique efficacement ; crée une compréhension entre soi et les autres
• Faire preuve de leadership – Leadership personnel et attitude face au changement
• Se concentrer sur les clients – Se concentrer sur les clients
• Apprendre, partager ses connaissances et innover – Cherche continuellement à apprendre, à partager ses connaissances et à innover
• Gestion du temps, des ressources et des informations – Gère efficacement son temps, ses informations et ses ressources
• Résolution de problèmes et prise de décision – Démontre une bonne capacité de résolution de problèmes et de prise de décision
• Réflexion stratégique et développement organisationnel – Influence personnelle
• Travail d’équipe – Contribue efficacement à l’équipe

Éducation:

• Diplôme d’études secondaires

Expérience:

• Au moins deux (2) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés en administration et en tant que chauffeur ;
• Capacité à travailler avec des logiciels informatiques et de bureautique (MS Word, Excel, etc.) et 2 ans d’expérience professionnelle en tant que conducteur; dossier de conduite sécuritaire; connaissance des règles et règlements de conduite et compétences en réparation mineure de véhicules.

Certifications:

• Possession d’un permis de conduire valide (catégorie B des catégories de permis de conduire internationaux).

Langues :

• Anglais (3 – Bon)
• Français (4 – Excellent)
• Souhaitable : Espagnol ou Arabe (3 – Bon)

Compétences:

• Sécurité : Savoir-faire en gestion et mesures de sécurité
• Expertise thématique – Administration : Expertise pertinente pour le rôle spécifique (par exemple, pour l’assistant du bureau d’éthique, les procédures décrites dans le Code de conduite, les dispositions relatives à la discipline et à la lutte contre le harcèlement des règles et directives applicables)
• rivin : Savoir-faire pour effectuer une conduite et un mouvement contrôlés d’un véhicule terrestre, y compris les voitures, les motos, les camions et les autobus. Capacité à conduire dans des situations difficiles causées par de mauvaises conditions routières ou une faible visibilité. Connaissance des questions de sécurité, notamment éviter de conduire un véhicule en étant distrait, en manquant de sommeil, en envoyant des textos, en roulant à grande vitesse, en faisant des courses de rue, en étant sous l’influence (drogue/alcool) ou en adoptant d’autres comportements imprudents; Familiarité avec les lois régissant la conduite automobile; Capacité physique et mentale pour effectuer la conduite; Compétences en conduite défensive.
• Gestion des risques (par exemple en matière de réputation) : identification et évaluation des responsabilités et des risques potentiels liés aux activités du FIDA, notamment vis-à-vis de tiers ; capacité à gérer les risques au moyen de stratégies d’urgence et d’atténuation
• Adaptabilité : Adaptabilité et flexibilité face à des situations nouvelles ou inattendues, à des contraintes et circonstances spécifiques et à la gestion de processus complexes
• Maîtrise des TIC et du numérique de base : niveau élevé de culture numérique et capacité à se familiariser rapidement avec de nouveaux outils numériques (par exemple, capacité à effectuer la saisie et l’extraction de données EPR lors de la budgétisation ; surveillance des systèmes de sécurité, téléchargement de contenu sur des sites Web inter/intranet, etc.)
• Collaboration : Travailler avec succès vers un objectif commun avec d’autres en communiquant clairement, en écoutant activement les autres, en assumant la responsabilité des erreurs et en respectant les différents points de vue des parties prenantes.
• Initiative et bon jugement : Sens élevé de la prise d’initiative proactive et bon jugement (y compris sur les questions de sécurité)
• Écoute : Écoute efficace et active des autres ; compréhension et action en fonction des déclarations indirectes
• Communication verbale : Communication verbale claire, succincte et convaincante ; langage hautement professionnel, équilibré et diplomatique.