Avis de recrutement : La Chaine de l’Espoir recrute un Coordinateur Administratif, Financier et Logistique au Bénin.

Avis de recrutement : La Chaine de l’Espoir recrute un Coordinateur Administratif, Financier et Logistique au Bénin.

POSTE ET MISSION

Assurer toutes les tâches et actions nécessaires à une ouverture de bureau de La Chaîne de l’Espoir au Bénin en collaboration avec les équipes du Togo et les référents techniques au siège et plus particulièrement :

• L’installation de bureaux adaptés aux besoins des projets et la réalisation de toutes les démarches administratives et logistiques correspondantes ;
• La réalisation de toutes les démarches administratives, fiscales, sociales et en lien avec les programmes nécessaires à la mise en œuvre effective du plan d’action et projets de La Chaîne de l’Espoir au Bénin ;
• La mise en place des procédures et outils de gestion administrative, comptable, financière, RH et logistique ;
• L’appui au bon fonctionnement administratif / financier / RH du projet Sténoses 2 au Bénin et en Côte d’Ivoire.

Par ailleurs, le Coordinateur Administratif, Financier et Logistique Bénin sera en charge de :

• La gestion comptable, financière et budgétaire.
• La gestion administrative.
• La gestion des achats et la logistique.

Achats :

• Participer à l’établissement des plans d’achat et d’approvisionnement pour le bureau et pour les programmes.
• Réaliser les achats tel que validés par son responsable, jusqu’à la réception des articles ou prestations.
• Constituer tous les dossiers d’achats originaux dans le respect des procédures de La Chaîne de l’Espoir et/ou bailleurs applicables.
• Effectuer les commandes régulières pour le fonctionnement du bureau (produits d’entretien, papeterie…) et mettre en place des contrats cadre pour les achats récurrents.
• Tenir à jour le suivi des achats réalisés.
• Assurer la mise en place d’un réseau de fournisseurs locaux pour l’approvisionnement et les besoins en services. Connaître le marché local, élaborer et tenir à jour une base de données sur les fournisseurs et une liste de prix locaux.

Gestion De Stock :

• Assurer la gestion des stocks en lien avec les équipes du siège et dans le respect des procedures de La Chaîne de l’Espoir: organisation et modalités de rangement, tenue de fiches de stock, mise à jour du suivi informatique, suivi des rotations, réalisation des inventaires, …).

Logistique :

• Prendre en charge la partie opérationnelle de la sécurité (moyens, bâtiments) dans le respect du plan de sécurité et en lien avec le Référent Sécurité de La Chaîne de l’Espoir ;
• Assurer la gestion du parc d’équipement (informatique, communication, sécurité, etc.) ;
• Veiller à la maintenance et aux réparations des équipements (véhicule, climatisation, etc.)
• Effectuer et analyser le suivi des consommations (véhicule et générateur) ;
• Assurer la gestion des transports : organisation des déplacements du personnel y compris des missionnés ;
• Identifier un transitaire fiable et connaitre les mécanismes et règles d’importation applicables, y compris les possibilités d’exonération ;
• Assurer le suivi et la réception des frets en lien avec les transitaires et expéditeurs ;
• Assurer l’organisation et la mise en œuvre de la maintenance et de l’entretien du local occupé par La Chaîne de l’Espoir (électricité, plomberie, maçonnerie, etc.) ;
• Contribuer à l’accueil et à l’organisation des séjours des missionnés, identifier des hôtels de référence et envisager une contractualisation, dans le respect des politiques de La Chaîne de l’Espoir.