Avis de recrutement : La Chaîne de l’Espoir recrute  un(e) chargé(e) logistique, Bénin

La Chaîne de l’Espoir est une ONG internationale fondée en 1994. Elle a pour vocation de renforcer les systèmes de santé pour donner à chacun et en particulier aux enfants les mêmes chances de survie et de développement.

Elle intervient dans 28 pays par une approche globale, centrée sur l’enfant mais également sur les mères et les communautés défavorisées :

– Prévention et dépistage dès le plus jeune âge, notamment dans le cadre de programmes de santé à l’école.

– Soin et chirurgie, afin de répondre aux besoins les plus urgents des enfants et de leurs mères.

– Formation et transferts de compétences aux équipes locales grâce à notre réseau international d’experts dans tous les domaines de la chirurgie.

– Construction et équipement de structures hospitalières adaptées aux besoins locaux.

La Chaine de l’Espoir en Afrique de l’Ouest

La Chaîne de l’Espoir est présente depuis de nombreuses années en Afrique de l’Ouest et travaille aujourd’hui dans 13 pays africains. Elle y met en œuvre des programmes pour le renforcement des systèmes de santé nationaux et plus particulièrement pour la promotion et le développement de la chirurgie pédiatrique.

Au Bénin et en Côte d’Ivoire, la CDE met en œuvre un « Programme intégré de prévention, sensibilisation, renforcement de capacités et d’accès aux soins des victimes d’accidents liés à l’utilisation de substances corrosives au Bénin et en Côte d’Ivoire », appelé également « Projet ISC/SCOE – II ». Ce programme a débuté en 2019 en Côte d’Ivoire et au Mali pour une 1e phase de 3 ans, et se poursuit en Côte d’Ivoire et au Bénin pour une 2e phase de 3 ans à partir du 1er juillet 2023.

Par ailleurs, la CDE au Bénin met en œuvre un programme de renforcement de l’accès aux soins pour les enfants vulnérables en collaboration avec les principales structures hospitalières du pays.

Le la chargé. e Logistique assure le bon fonctionnement des services logistiques du bureau Bénin dans le respect des procédures de la Chaîne de l’Espoir et des bailleurs. Il/elle est en charge de gérer l’ensemble des activités logistiques sous la supervision directe du Coordinateur Support, avec un soutien technique du Référent Logistique du siège.

Le la Chargé. e Logistique est en charge de la :

• Gestion logistique et support aux programmes

• Gestion logistique des locaux (service généraux)

• Gestion de la sécurité du bureau Bénin en collaboration avec le Coordinateur Support et le chef de mission

1. Suivi Logistique du bureau CDE Bénin :

• Assurer l’approvisionnement du bureau CDE Bénin (support et programme) et adresse les besoins – en veillant à ce que les procédures internes de la Chaîne de l’Espoir et des bailleurs soient respectées et que les engagements soient conformes aux budgets disponibles.

• Superviser le bon déroulement, le classement/archivage physique et numérique, effectue le suivi des dossiers d’achats

• Veiller à ce que les bureaux disposent des équipements minimums convenables au travail des équipes, dans des conditions de sécurité et de confort optimales.

• Superviser le parc véhicule et plus globalement suivre le fonctionnement et assurer le suivi de l’entretien des équipements de la CDE.

• Organiser les mouvements de véhicules de manière hebdomadaire, en s’assurant du respect de la sécurité.

• S’assurer que les sites de stockage sont appropriés aux besoins de la mission et des marchandises à stocker (emplacement, aménagement, sécurité, salubrité…).

• Organiser les flux de marchandises, veiller à la réception en qualité et en quantité des biens attendus, et réaliser des contrôles physiques des marchandises stockées. Etre attentif aux dates de péremption, le cas échéant.

• S’assurer du bon référencement des documents de mouvements / transferts. Contrôler les rapports de stocks sur une base mensuelle.

• Appuyer l’organisation logistique des missions Santé (missions foraines, mission spécifique et séminaire DES-CP) : transports des équipements/consommables et des personnes, réservations diverses.

• Assurer le management des agents de sécurité et des chauffeurs (planning, évaluation, recrutement, suivi RH, contrôle)

• Participer à l’emménagement de la Guest et du nouveau bureau de CDE à Cotonou.

2. Reporting et la circulation de l’information :

• Rédiger et partager les rapports internes et externes mensuels au Coordinateur Support en respectant les délais de validation interne (rapports mensuels logistiques)

• Participer aux réunions de coordination interne dont il/elle est un membre actif.

• Assurer une circulation efficace de l’information logistique aux équipes.

• Participer à la rédaction des documents de projets en apportant une expertise logistique (chiffrage, estimation des besoins et prépare les plans d’approvisionnement par projet) avec les personnes concernées.

• Assurer la formation sur les procédures logistiques des équipes projet des associations partenaires de la CDE

• Participer à la préparation des pièces logistiques en vue d’éventuels audits.

3. Gestion de la sécurité du Bureau

• Assurer la sauvegarde informatique régulière de tous les postes de travail.

• S’assurer du respect et de la mise en place des procédures préventives de sécurité au bureau : extincteur, anti-virus sur chaque poste informatique, liste d’urgence à jour et disponible à tous, malle d’urgence régulièrement alimentée et vérifiée mensuellement.

4. Approvisionnement et dédouanement des marchandises :

Le la Chargé. e Logistique est garant de la partie locale de la chaine d’approvisionnement. A ce titre, il aura pour objectif de :

• Participer, à l’analyse du contexte local, à l’organisation des différentes étapes des achats de biens et services : commande, suivi, réception, contrôle de conformité et contrôle budgétaire.

• Maitriser et respecter les procédures internes CDE relatives aux achats.

• Suivre le processus d’importation des marchandises et équipements achetés à l’international et expédiés par les équipes du siège (dédouanement, exonération, post-acheminement et stockage dans les locaux du transitaire).

• Organiser la livraison avec le transitaire depuis son entrepôt, en temps et en heure et au gré des besoins (respect des délais, vérification de l’adéquation des moyens de manutention, vérification des chargements et réceptions …).

• Planifier et superviser les acheminements et livraisons de matériels jusqu’à leur destination finale.

5. Gestion des équipements :

• S’assurer que tous les biens affectés au bureau Bénin sont correctement identifiés et enregistrés conformément aux procédures de la Chaîne de l’Espoir et aux règles bailleurs.

• Assurer le bon usage et la maintenance de tous les équipements au niveau de la mission en conformité avec les procédures de la Chaîne de l’Espoir.

• Veiller à l’identification des besoins en matière d’équipement, aide à l’élaboration des procédures d’utilisation

• Mettre en œuvre les outils de suivi, s’assurer du bon suivi des équipements (tracking) et de l’archivage des documents

• Surveiller les renforcements nécessaires des équipements et conseiller pour l’achat.

• Garantir la sécurité du matériel et des données informatiques. En lien avec l’Administrateur systèmes et réseau du siège, assurer l’optimisation de l’IT locale et la diffusion des bonnes pratiques.

6.  Gestion des missions :

• Assurer l’organisation pratique et le bon déroulement des missions : transports, hébergements, restauration etc., en lien avec le Coordinateur Support et dans le respect des règles de sécurité applicables.

Renseignements généraux

• Type de contrat : Contrat à dure déterminée de 06 mois renouvelable (CDD)

• Date de prise de fonction : 20 février 2024

• Localisation : Cotonou, Bénin. Peut être amené à se déplacer sur les zones d’intervention de la CDE et, exceptionnellement, en dehors de ces zones.

• Place dans l’organisation : Sous la responsabilité du Coordinateur Support.

• Lien fonctionnel : Coordinateur Support, Programme, Chef de mission.

• Diplôme universitaire en gestion, logistique ou formation équivalente (Bac+ 3 minimum).

• Expérience de 3 ans minimum sur un poste similaire de gestion Logistique, de préférence au sein d’une ONG internationale.

• Maitrise la chaine d’approvisionnement

• Bonne connaissance du Pack office & internet, (logiciels logistiques souhaitée)

• Bonne maitrise du Français.

• Bonne connaissance technique de la logistique et autonome

 • Sens de la diplomatie

• Professionnalisme

• Excellente capacité d’organisation

• Sens de la confidentialité

• Bonnes aptitudes interpersonnelles

• Adhésion aux principes humanitaires et au code éthique de La Chaîne de l’Espoir.

• Patience, flexibilité et capacité d’adaptation

• Rigueur, esprit d’analyse et de synthèse

• Disponible pour de déplacements réguliers

• Envoyer à [email protected], Objet du mail : CHARGE-LOGISTIQUE BJ

• Au plus tard le 31 janvier 2024 à 17h00