L’Organisation Internationale pour les Migrations (OIM) recrute un(e) Stagiaire Assistant(e) administratif(ve), Cotonou, Bénin

L’OIM s’engage à créer un environnement de travail diversifié et inclusif. Pour en savoir plus sur la diversité et l’inclusion à l’OIM, consultez le site  www.iom.int/diversity .

Le programme de stages vise à attirer des étudiants et des diplômés talentueux qui s’intéressent particulièrement aux domaines en rapport avec les programmes et activités de l’OIM ou dont les études ont porté sur ces domaines. Les stagiaires doivent être âgés de 20 à 36 ans et avoir moins de deux ans d’expérience professionnelle pertinente.

En général, le programme de stages vise à attirer des étudiants et des diplômés talentueux qui :

a) ont un intérêt particulier pour les domaines liés aux programmes et activités de l’OIM ou leurs études ont porté sur ces domaines ;

b) sont titulaires d’une bourse pour effectuer des stages dans des organisations internationales et/ou pour qui un stage est nécessaire pour terminer leurs études ; ou

c) sont parrainés par des institutions gouvernementales/non gouvernementales et/ou des universités pour travailler dans des domaines spécifiques intéressant à la fois l’OIM et le parrain.

d) sont soit inscrits en dernière année universitaire d’un premier programme d’études universitaires (niveau licence minimum ou équivalent) soit ont obtenu leur diplôme au cours des 12 derniers mois.

e) ont entre 20 et 36 ans.

Le/la Stagiaire Administratif, sous la supervision directe du Resources Management Officer (RMO), est chargé(e) de tenir les responsabilités liées à la tenue de la caisse de menus dépenses, des tâches administratives et de toutes autres tâches entrant dans le bon fonctionnement du Bureau, qui lui sera confié.

• Agent de gestion des ressources

• Tenir les responsabilités liées à la tenue de la caisse de menus dépenses, des tâches administratives et de toutes autres tâches entrant dans le bon fonctionnement du Bureau, qui lui sera confié

A ce titre, le/la Stagiaire sera chargé/e d’exécuter les tâches et responsabilités suivantes :

• Tenir la caisse de menus dépenses et effectuer toutes les transactions (hors SAP) y afférentes dans le respect des procédures internes de l’organisation ;
• S’assurer de la présence physique des pièces jointes et vérifier leur conformité avant tout décaissement ;
• Transmettre toutes les pièces justificatives à l’Assistant de Trésorerie en charge (Celui du Togo en l’espèce) accompagnée des demandes de paiement pour affichage dans SAP avant chaque décaissement ;
• S’assurer de la signature par le fournisseur ou le personnel des reçus de paiement ;
• Tenir à jour le fichier retraçant toutes les opérations effectuées ;
• Transmettre le rapport journalier au chargé de bureau ;
• Réceptionner, classer et archiver les documents reçus et en assurer une gestion rigoureuse ;
• Préparer la fiche de demande de fonds pour le réapprovisionnement de la caisse ;
• Assurer la réception et le dépôt des courriers dans les structures externes puis du partage des décharges avec le personnel en charge de son suivi ;
• Assurer la distribution à l’interne après affectation par le chef de bureau au département/staff des courriers arrivés ;
• Assurer l’archivage électronique et physique de tous les documents financiers et administratifs ;
• Accueillir et orienter les usagers du Bureau ;
• Appuyer dans l’organisation des réunions, rencontres et activités du Bureau ;
• S’acquitter de toute autre tâche connexe confiée par le superviseur ou le chargé de bureau.

• Inclusion et respect de la diversité : Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles. Encourager la diversité et l’inclusion.
• Intégrité et transparence : Maintient des normes éthiques élevées et agit d’une manière conforme aux principes/règles et aux normes de conduite de l’organisation.
• Professionnalisme : Démontre sa capacité à travailler de manière calme, compétente et engagée et fait preuve de jugement pour relever les défis quotidiens.
• Courage : Démontre la volonté de prendre position sur des questions importantes.
• Empathie : fait preuve de compassion envers les autres, fait en sorte que les gens se sentent en sécurité, respectés et traités équitablement.

• Travail d’équipe : développe et favorise une collaboration efficace au sein et entre les unités pour atteindre des objectifs communs et optimiser les résultats.
• Fournir des résultats : Produit et fournit des résultats de qualité dans un souci de service et dans les délais. Est orienté vers l’action et déterminé à atteindre les résultats convenus.
• Gérer et partager les connaissances : Chercher continuellement à apprendre, à partager les connaissances et à innover.
• Responsabilité : Prend la responsabilité de la réalisation des priorités de l’Organisation et assume la responsabilité de ses propres actions et du travail délégué.
• Communication : Encourage et contribue à une communication claire et ouverte. Explique des sujets complexes de manière informative, inspirante et motivante.