La Chaîne de l’Espoir recrute un responsable administratif, financier et logistique (RAFL), Ouagadougou, Burkina Faso

Contexte :

La Chaîne de l’Espoir (LCDE), association française de Solidarité Internationale fondée en 1994 a pour mission de réunir tous les moyens et les compétences pour faciliter l’accès aux soins, à l’éducation et au bien-être des enfants démunis, de leurs familles et de leurs communautés. LCDE contribue ainsi directement aux ODD 3 et 4. Chaque année, plus de 100 000 enfants bénéficient des programmes de soins et d’éducation.

Dans le secteur de la santé, LCDE s’efforce de :

• Fournir des soins médicaux et chirurgicaux, en France ou à l’étranger, aux enfants qui ne peuvent pas accéder aux soins dont ils ont besoin en raison d’un manque de ressources, de compétences ou d’installations ;
• Renforcer les capacités du personnel de santé local sur le terrain et à l’étranger ;
• Fournir du matériel et des fournitures de santé ;
• Rénover ou construire des établissements de santé locaux, y compris des hôpitaux et des pavillons pour enfants ;
• Fournir une aide humanitaire en cas de crise ;
• Développer des programmes de santé intégrés comprenant la sensibilisation, la prévention, le renforcement des capacités et le traitement.

Missions du poste :

Objectif et positionnement hiérarchique :

Le/la Responsable Administratif, Financier et Logistique est placé sous la supervision de la Coordinatrice Pays (CP) et est en charge, pour l’antenne et ses programmes de :

• La gestion comptable, financière et budgétaire ;
• La gestion administrative ;
• La gestion des achats et la logistique.

Dans le respect des réglementations applicables, internes à LCDE ou externes.

Description des responsabilités et taches :

Gestion et suivi comptable :

• Assurer la saisie des journaux de banque et journaux de caisse mensuels ;
• Réaliser les affectations comptables et analytiques ainsi que leur contrôle ;
• Assister la préparation des états financiers mensuels ;
• Assurer les clôtures comptables mensuelles ;
• Assister la CP dans la production des rapprochements bancaires et inventaires de caisse ;
• Préparer les prévisionnels de trésorerie de l’antenne, valider ceux des partenaires et les soumettre à la CP pour validation et soumission au siège ;
• Contrôler l’éligibilité des pièces comptables de l’antenne et des partenaires ;
• Suivre les factures des fournisseurs et assurer le règlement ;
• Accompagner les partenaires des projets à la gestion de leurs caisses, à la saisie de leurs journaux, au contrôle et à l’archivage de leurs pièces comptables ;
• Transmettre au siège les états comptables mensuels accompagnés des pièces justificatives.

Suivi budgétaire et financier :

• Contribuer à la préparation du budget opérationnel de l’antenne et toutes ses activités ainsi que ceux des partenaires ;
• Assurer le suivi budgétaire en réalisé et en prévisionnel de l’antenne, des activités et des projets financés par des bailleurs institutionnels et privés ;
• Former, suivre et accompagner les associations partenaires des projets dans leur suivi budgétaire ;
• Participer aux réunions de suivi budgétaire en collaboration avec la CP et les partenaires ;
• Assister les exercices de révision budgétaire ;
• Connaître et maîtriser les contrats bailleurs pour la bonne imputation et le respect des règles et des procédures liées aux budgets.

Gestion administrative :

• Contribuer à la négociation des contrats (achats, locations, etc.) en lien avec la CP ;
• Soumettre à la CP, établir les contrats et s’assurer de leur suivi administratif ;
• Etablir et tenir à jour les dossiers individuels du personnel, international et national, selon la législation burkinabé et les procédures de LCDE y compris les formalités liées au recrutement ;
• Etablir et soumettre à la validation de la CP les fiches de paie mensuelles, les déclarations de cotisations, d’impôts et tout autre formalité relative à la rémunération, droits et taxes du personnel ;
• En collaboration avec la CP, procéder à toutes les démarches nécessaires pour assurer la conformité de LCDE notamment à la législation burkinabé et à tout autre réglementation qui lui soit applicable dans le cadre de ses activités ;
• Alerter sur les évolutions de la réglementation externe qui pourraient avoir des incidences sur les activités ou le statut de LCDE au Burkina Faso ;
• Rédiger la partie administrative, financière et logistique du rapport mensuel interne et soumission à la CP ;
• Assurer l’archivage, physique et/ou informatique, selon les standards de LCDE, de l’ensemble des documents administratifs, financiers et logistiques de l’antenne ;
• Fournir à la CP des informations régulières et actualisées des avancées et défis rencontrés ;
• Contribuer aux travaux relatifs aux audits et autres contrôles, internes ou externes, ainsi qu’à la mise en œuvre des recommandations acceptées ;
• Produire et consolider des rapports de qualité et participer dans l’élaboration des rapports externes (bailleurs, autorités, etc.) à partir des données de l’antenne et des partenaires.

Gestion achats et logistique :

achats :

• Participer à l’établissement des plans d’achat et d’approvisionnement pour l’antenne et pour les programmes ;
• Réaliser les achats tel que validés par la CP, de la demande jusqu’à la réception des articles ou prestations ;
• Constituer tous les dossiers originaux des achats réalisés ;
• Effectuer les commandes régulières pour le fonctionnement du bureau (produits d’entretien, papeterie…) ;
• Tenir à jour le suivi des achats réalisés ;
• Assurer la mise en place d’un réseau de fournisseurs locaux pour son approvisionnement comme pour ses besoins en services. Il/elle connaît le marché local, élabore et tient à jour une base de données sur les fournisseurs et une liste de prix locaux.

gestion de stock : Assurer la gestion des stocks : organisation et modalités de rangement, tenue de fiches de stock, mise à jour du suivi informatique, suivi des rotations, réalisation des inventaires, …).

logistique :

• Assurer la gestion du parc d’équipement (informatique, communication, sécurité, etc.) ;
• Effectuer et analyser le suivi des consommations ;
• Veiller à la maintenance et aux réparations des équipements (véhicule, climatisation, etc.) ;
• Assurer la gestion des transports : organisation des déplacements du personnel y compris des missionnés ;
• Assurer le suivi et la réception des frets en lien avec les transitaires et expéditeurs ;
• Assurer l’organisation et la mise en œuvre de la maintenance et de l’entretien du local occupé par LCDE (électricité, plomberie, maçonnerie, etc.) ;
• Contribuer à l’accueil et à l’organisation des séjours des missionnés et organiser les mouvements des équipes dans le cadre des activités.