La Chaîne de l’Espoir recrute un responsable de la logistique H/F, Ouagadougou, Burkina Faso

Contexte

La Chaîne de l’Espoir est une ONG internationale fondée en 1994. Elle a pour vocation de renforcer les systèmes de santé pour donner à chacun et en particulier aux enfants les mêmes chances de survie et de développement. Aider les enfants les plus marginalisés est plus qu’une obligation morale, c’est une condition indispensable pour atteindre les objectifs 2030 des Nations Unies relatifs à la santé et au bien-être des enfants. Nous intervenons dans 27 pays par une approche globale, centrée sur l’enfant mais également sur les mères et les communautés défavorisées :

• Prévention et dépistage dès le plus jeune âge, notamment dans le cadre de programmes de santé à l’école ;
• Soin et chirurgie, afin de répondre aux besoins les plus urgents des enfants et de leurs mères ;
• Formation et transferts de compétences aux équipes locales grâce à notre réseau international d’experts dans tous les domaines de la chirurgie ;
• Construction et équipement de structures hospitalières adaptées aux besoins locaux.

Au Burkina Faso, la Chaîne de l’Espoir met en œuvre principalement 2 programmes :  le programme de « Développement de la chirurgie cardiaque pédiatrique au Burkina Faso » et le projet « Prévention et prise en charge intégrée des enfants souffrant du noma et de pathologies maxillo-faciales au Burkina Faso et au Mali » dont la seconde phase débute au 1^er juillet 2021 et pour lequel le poste de chargé de projet est ouvert.

Le projet, cofinancé par l’AFD est mis en œuvre en partenariat avec l’ONG Suisse Sentinelles, la Radio La voix Du paysan et l’association Bilaadga. Il prévoit de toucher 7 Régions du pays dont 3 régions déjà couvertes au cours de la première phase. Les activités vont de la sensibilisation des populations à la prise en charge médicale/chirurgicale et sociale des cas en passant par un renforcement des connaissances de la Société civile.

Missions du poste

Le Responsable Logistique et Sécurité est chargé de la gestion des infrastructures, des inventaires et des achats et de la sécurité en support à la mise en œuvre des programmes, selon le calendrier prévu.

Sous la supervision de la Cheffe de Mission Burkina Faso, le Responsable logistique et sécurité est en charge de la :

1. Gestion logistique des programmes ;
2. Gestion logistique du bureau ;
3. Gestion de la sécurité de l’antenne.

Description des tâches 

Gestion logistique des programmes :

• Assurer l’établissement des plans d’achat et d’approvisionnement pour les programmes ;
• Gérer, en étroite collaboration avec le Chargé de projet et le responsable Finance et administration, les achats des projets chirurgie réparatrice; et s’assurer du respect des procédures à chaque étape de l’achat ;
• Réaliser les achats tels que validés par la CDM, de la demande jusqu’à la réception des articles ou prestations  ;
• Constituer tous les dossiers originaux des achats réalisés ;
• Tenir à jour le suivi des achats réalisés ;
• Assurer la mise en place d’un réseau de fournisseurs locaux pour son approvisionnement comme pour ses besoins en services. Il/elle connaît le marché local, élabore et tient à jour une base de données sur les fournisseurs et une liste de prix locaux ;
• S’assurer du respect des procédures logistiques mises en place par le siège (procédures achat, procédures de gestion des stocks, procédures de dédouanement, procédures voyage) et de leur bonne compréhension par l’équipe ;
• Gérer, en collaboration avec le Chargé de projet et la Cheffe de Mission l’ensemble des contrats programme avec les prestataires (type de contrat, délai, renouvellement, etc.)
• Gérer les stocks des projets chirurgie réparatrice et chirurgie cardiaque et s’assurer de leur l’inventaire ;
• Appuyer l’organisation logistique des missions (missions chirurgicales et missions terrain) : transports des équipements/consommables et des personnes, réservations diverses, etc.
• Organiser les mouvements des équipes dans le cadre des activités ;
• Archiver conformément aux procédures tous les documents liés à la logistique (dossier d’achat, état des stocks, etc.).

Gestion logistique du bureau :

• Assurer l’établissement des plans d’achat et d’approvisionnement pour le bureau pays ;
• Gérer le suivi des besoins en intendance du bureau : (eau/consommables/fournitures de bureau/maintenance,), entretien général, réparations diverses ;
• Effectuer les commandes régulières pour le fonctionnement du bureau (produits d’entretien, papeterie, etc.) ;
• Gérer, en collaboration avec la Responsable Finance et administration et la Cheffe de Mission, l’ensemble des contrats logistique bureau avec les prestataires (type de contrat, délai, renouvellement, etc.) ;
• Gérer le parc véhicule (voiture, et groupe électrogène etc.) et s’assurer du respect de la procédure de gestion du parc véhicule ;
• Assurer la gestion des transports : organisation des déplacements du personnel y compris des missionnés ;
• Organiser les mouvements des équipes dans le cadre des activités ;
• Gérer les équipements du bureau pays (ordinateurs, imprimantes, meubles, climatiseurs, etc.), s’assurer de leur inventaire et de leur entretien ; S’assurer du respect de la procédure de gestion des équipements ;
• Suivre les assurances infrastructures et véhicules ;
• Suivre les travaux de construction et de réhabilitation commandités ;
• Archiver conformément aux procédures tous les documents liés à la logistique bureau (dossier d’achat, logbooks des véhicules, etc.) ;
• Effectuer et analyser le suivi des consommations ;
• Veiller à la maintenance et aux réparations des équipements (véhicule, climatisation, etc.) ;
• Assurer le suivi et la réception des frets en lien avec les transitaires et expéditeurs ;
• Assurer l’organisation et la mise en œuvre de la maintenance et de l’entretien du local occupé par La CDE (électricité, plomberie, maçonnerie, etc.) ;
• Contribuer à l’accueil et à l’organisation des séjours des missionnés.

Gestion de la sécurité de l’antenne :

• Assurer la sauvegarde informatique régulière de tous les postes du bureau pays ;
• Elaborer et s’assurer de la diffusion et du respect des guides sécurité au Burkina Faso tant pour le personnel local et expatrié que pour les missionnés bénévoles ;
• Gérer le contrat avec la société de gardiennage du bureau ; S’assurer du respect du contrat ;
• Gérer le contrat de bail du bureau ;
• Elaborer, mettre en place et s’assurer du respect des procédures préventives de sécurité au bureau : extincteur, anti-virus sur chaque poste informatique, liste d’urgence à jour et disponible à tous, malle d’urgence régulièrement alimenté.