ACTED recrute un(e) chargé(e) de transparence et de conformité pays, Ouagadougou, Burkina Faso

CDD | 6 Mois | ASAP

ACTED :

Depuis 1993, l’association de solidarité internationale ACTED répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise et au respect de leur dignité, tout en favorisant et mettant en œuvre des opportunités pour un développement durable, en investissant dans les potentiels de l’Homme.

ACTED s’engage à répondre aux urgences et à développer la résilience face aux situations de crise, à co-construire une gouvernance effective, et à promouvoir une croissance inclusive et durable.

Nous œuvrons sur le dernier kilomètre de l’action humanitaire. Notre mission est de sauver des vies et de répondre aux besoins essentiels des populations dans les zones les plus difficiles d’accès. ACTED développe et met en œuvre des programmes à destination des populations les plus vulnérables qui souffrent de violences, des conflits, de catastrophes naturelles ou d’une situation de pauvreté endémique. L’approche d’ACTED dépasse la réponse d’urgence, avec un engagement dans le développement durable et l’accès des communautés aux moyens de subsistance.

ACTED met en œuvre plus de 500 projets par an auprès de 14 millions de bénéficiaires dans 37 pays. Nos équipes sont composées de 400 employés internationaux et 4600 staff nationaux.

ACTED Burkina Faso :

ACTED est présent au Burkina Faso depuis début 2019 à travers des actions humanitaires dans les régions du Nord et Sahel (Soum). Notre objectif est d’apporter une réponse d’urgence multisectorielle aux familles déplacées et aux communautés d’accueil vulnérables de la région Nord et des zones adjacentes du Sahel (Soum), via un appui en termes d’Eau, Hygiène et Assainissement et des distributions de moyens de subsistance (sous forme de biens non-alimentaires et transferts monétaires), en coordination étroite avec les acteurs humanitaires. L’intervention en cours s’inscrit dans une programme plus global de stabilisation, en ligne avec l’engagement d’ACTED en faveur du Nexus Humanitaire-Développement. Elle entend également répliquer l’approche régionale de l’organisation (présente également au Mali et au Niger) au Burkina Faso.

Rôle et responsabilités principales :

1. Gestion Audit Interne :

Participer à la mise en place du plan national d’audit interne approuvé : conduire et superviser les missions d’audit interne en adoptant une approche de gestion des risques :

• Plan Audit : Participer à la mise en oeuvre et mettre à jour le plan audit pays (incluant les due diligences IP) ;
• Conduire les missions d’audit interne pays : conduire les missions d’audit pays/zone selon le plan d’audit pays et les méthodologies d’audit interne d’ACTED ;
• Revoir les missions d’audit interne pays/zone conduite par l’équipe audit et conformité pays/zone avant validation par la coordination ;
• Mener la mise en oeuvre des due diligences avec les partenaires, participer au suivi des plans d’atténuation ;
• Suggérer des mesures pour atténuer les risques au responsable transparence et conformité pays, discuter des principaux résultats et recommandations avec le CD durant la mission ; Ebaucher un plan d’action (AUD-04B) à discuter durant la session de debriefing ;
• Rapport d’audit : envoyer les rapports d’audits (AUD-04A) au responsable transparence et conformité pays pour relecture avant la validation région ou HQ ;
• Assurer le suivi des recommandations et participer activement à leur mise en oeuvre.

Mise en œuvre des guides standards d’ACTED et du système FLAT dans la capitale, les zones et au niveau des partenaires :

• Contrôler le flux mensuel de documentation émanant des zones et des partenaires vers le bureau de la capitale ; revoir le niveau de conformité de la documentation sur une base aléatoire ;
• Superviser le Chargé Conformité national en compilant, archivant et vérifiant mensuellement toutes les informations sur les projets liées aux finances, à la logistique, administration, RH et programme (incluant la documentation émanant des zones et des partenaires) dans le classeur FLATS désigné pour chaque projet (FLA 01 and FLA 03) ;
• Soutenir l’équipe Conformité dans l’identification des problèmes en remplissant les listes de contrôle conformité (FLA 02) ;
• Suivre le plan d’action (AUD04B) ;
• Elaborer le rapport conformité mensuel (FLA 04) et l’audit TITANIC, demander la relecture et la validation du responsable transparence et conformité pays et l’envoyer au HQ.

Quand nécessaire contribuer à contrôler la conformité avec les règles et les législations du pays sur demande de votre coordination et en lien avec le responsable finance pays :

• Assurer le suivi des cas litigieux (fournisseurs, staff) ;
• Assurer le suivi des législations nationales et locales (exemption d’impôt, sécurité sociale, droit du travail) ;
• Suivi des exemptions d’impôts et de TVA : contrôler la conformité ACTED avec les lois fiscales et s’assurer que les exemptions sont demandées dans les temps impartis.

Apporter un soutien pour atténuer les risques identifiés « hauts risques » : Apporter son soutien aux départements Finances, Logistiques, Administration et Programme et participer à la mise en oeuvre du plan d’action pour atténuer les risques identifiés en 1.1, 1.2 et 1.3 sur demande du Directeur Pays et/ou de la Directrice Audit, Juridique et Transparence du HQ.

2. Audit externe : Garantir la préparation et le suivi des audits externes et due diligences :

• Participer à la préparation des audits externes et due diligences en étroite collaboration avec le département Audit du HQ, le Responsable Finance Pays et le Directeur Pays ;
• Elaborer l’ébauche de la préparation de l’audit externe (AUD-01) et garantir la mise à jour du suivi Projet, FLAT et Audit externe (AUD-00) ;
• Contribuer à former les partenaires de mise en oeuvre, les staffs pays/zones à la préparation des audits externes ;
• Contribuer, en lien avec le Responsable Finance Pays à la gestion de la préparation des audits externes en faisant le lien avec les dépenses des partenaires de mise en oeuvre ;
• Contribuer en étroite collaboration avec le Directeur Pays et le Responsable Finance Pays, à faciliter et coordonner l’audit, organiser les réunions de lancement et de clôture de chaque audit externe ;
• Contribuer à faire un projet de réponse du Management d’ACTED au rapport d’audit, à faire approuver par le responsable transparence et conformité pays, par le Responsable Finance Pays et le Directeur Pays en premier lieu, puis par le département Audit du HQ. Suivre la réception du rapport d’audit signé ;
• Contribuer à garantir la mise à jour du suivi des recommandations d’audit externe (AUD-02) et s’assurer de la mise en oeuvre des recommandations des audits externes ;
• Lorsque c’est pertinent, lors de l’enregistrement d’un projet ou d’une mission, apporter son soutien technique pour sélectionner les cabinets d’audit externe.

3. Sessions de formation / leçons apprises / meilleures pratiques :

• Formation et renforcement des compétences ;
• Fournir des formations pratiques sur des points spécifiques des procédures ACTED ;
• Superviser les employés Conformité dans le pays.

Leçons apprises :

• Contribuer à une diffusion proactive et à l’utilisation des leçons apprises, lors des activités d’audit (audits internes et externes) au sein des staffs nationaux et internationaux ;
• En l’absence du responsable risque et conformité pays, Participer aux réunions de lancement et de clôture et partager les leçons apprises des précédents audits et mettre l’accent sur les guides techniques des bailleurs.

Amélioration des processus :

• Renforcer les processus actuels et la qualité du contrôle interne d’ACTED, basé sur les meilleures pratiques internationales, les exigences des bailleurs et les résultats des audits internes et externes ;
• Sur demande du responsable risque et conformité pays ou de la directrice audit, participer à l’élaboration de politiques spécifiques.

4. Transparence :

• Contribuer à minimiser les risques de fraude de de corruption en s’assurant du respect des procédures FLATS, du code de conduite et de la politique anti-fraude d’ACTED;
• Sur demande du responsable risque et conformité pays, du directeur pays et/ou de la directrice audit, participer aux investigations sur les cas de fraude (FRA-04):
• Promouvoir activement la politique anti-fraude et de lanceur d’alerte d’ACTED au sein des bureaux ACTED du pays,

5. Coordination interne :

• Assurer la formation et la montée en compétences des membres de l’équipe conformité pour faire en sorte d’augmenter le niveau de capacité technique et des compétences au sein du département ;
• Gérer le stagiaire transparence et conformité (s’il existe) en suivant les plans d’actions et les activités au jour le jour ;
• Superviser le stagiaire transparence et conformité et le chargé conformité pays dans le but de renforcer leur capacité technique.

6. Autre :

• Fournir des mises à jour régulières et ponctuelles sur les progrès et les défis, à la coordination et aux autres membres de l’équipe ;
• Prévenir le Directeur Pays et le HQ en cas de problème majeur ayant un potentiel impact financier ou réputationnel pour la mission.