Avis de recrutement d’un coordinateur des subventions, H/F, Ouagadougou, Burkina Faso

Descriptif du poste

Au Burkina Faso, l’IRC a lancé sa première phase de programmation d’intervention d’urgence dans la ville de Djibo en avril 2019, avec principalement des activités WASH. Puis, l’IRC a étendu ses interventions dans les secteurs de la protection et de la santé dans les districts sanitaires de Djibo (Sahel), Titao, Gourcy et Yako (Nord), principalement dans la santé communautaire, la santé reproductive et la riposte à la pandémie COVID 19. IRC déroule également des programmes de relèvement économique et d’autonomisation des femmes dans les régions du Nord, du Sahel et du centre Nord qui s’inscrivent dans une stratégie d’approche multisectorielle pour répondre aux besoins des populations affectées par les conflits et les déplacements.

IRC Burkina Faso recherche un/une coordinateur/trice de subventions qui sera base à Ouagadougou. Le/la candidat/e idéal/e devra posséder d’excellentes capacités en coordination et réseautage, en innovation et résolution efficiente de problèmes. Il/Elle doit être capable de travailler de manière effective avec les équipes programmes et les autres départements.

Aperçu du poste

Le/la Coordinateur/trice des Subventions, en collaboration avec le Directeur Adjoint en charge des Programmes (DDP), donnera une direction stratégique et opérationnelle, dirigera les efforts de mobilisation des ressources pour atteindre les objectifs annuels de croissance et appuiera la diversification des revenus en provenance des donateurs institutionnels et des sources de financements non traditionnels pour atteindre les objectifs stratégiques de l’IRC au Burkina Faso. Il/elle fournira un soutien direct aux opportunités de croissance stratégique, contribuera à renforcer le respect de la conformité aux systèmes, la rédaction des rapports aux bailleurs de fonds, la gestion des partenariats stratégiques et la Communication et Plaidoyer afin de renforcer la

visibilité externe et interne d’IRC Burkina.

Il/elle apportera un soutien essentiel en matière de suivi programmatique et budgétaire, de respect des règles et règlementation internes de l’IRC et des bailleurs de fonds et assume d’autres fonctions clés, selon les besoins.

Il/elle sera basé(e) à Ouagadougou avec des visites fréquentes sur les sites de terrain si les conditions sécuritaires le permettent.

Responsabilités

Principales responsabilités

Le/ La Coordinateur/trice des subventions maintiendra un positionnement compétitif pour la continuité des bailleurs de fonds institutionnels de l’IRC Burkina, en mettant l’accent sur des mécanismes de financement compétitifs. Il / elle définira, surveillera et mettra à jour l’état des financements et s’assurera que l’IRC soit le mieux placé pour poursuivre les opportunités pertinentes. Il/elle produira avec les coordinateurs de programmes des rapports de haute qualité pour le financement des bailleurs et portera une attention particulière au respect des exigences spécifiques des subventions/bailleurs. Ce poste fournira également une assistance spécialisée dans d’autres dimensions du cycle de gestion des subventions, partenariat et communication :

Fournir des conseils et un leadership à l’équipe de gestion élargie pour la planification de la croissance stratégique ;
Servir de ressource pour le personnel dont les programmes sont subventionnés pour les questions de conformité fiscale et programmatique
Préparer et / ou réviser les informations et les rapports pour les parties prenantes internes et externes ;
Tirer parti de la position concurrentielle d’IRC et des résultats du programme pour attirer de nouveaux fonds ;
Collaborer avec des équipes fonctionnelles pour identifier et saisir les opportunités de financement ;
Incorporer les meilleures pratiques dans les processus et les propositions liés à la croissance du programme ;
Établir des relations avec les bailleurs actuels et potentiels et surveiller les tendances des bailleurs, y compris le secteur privé et autres sources non traditionnelles ;
Développer / gérer des alliances stratégiques et / ou des coalitions avec d’autres organisations/Gestion des sous-subventions ;
Planifier et élaborer des notes conceptuelles ;
Gérer les subventions et leur conformité ;
Documenter les résultats, rapports, papiers de plaidoyer ;
Assurer la supervision de la communication ;
Supporter le Directeur adjoint en charge des programmes dans l’implémentation des réunions sur le cycle de projet (PCM) ;
Contribuer avec toute l’équipe programme au développement et mise à jour du SAP et des documents y relatifs.

Responsabilités spécifiques

Le travail du/de la coordonnateur/trice des subventions sera divisé en six principaux domaines :

Pré-positionnement

Avec l’appui des collègues de l’unité en charge du développement de propositions, rechercher, analyser et planifier les nouvelles opportunités de financement, la veille concurrentielle et le positionnement concurrentiel de l’IRC Burkina sur une base continue au sein du marché en temps opportun.
Soutenir des processus efficaces de communication interne et de gestion de l’information afin d’assurer l’accès et l’utilisation de l’information sur le développement des affaires par les parties prenantes pertinentes au sein de l’organisation, y compris le maintien d’une matrice d’opportunités à jour.
Travailler avec le DDP, les coordinateurs techniques des pays et les collègues régionaux pour identifier les partenaires internationaux et négocier le rôle de l’IRC dans les consortiums de propositions, en assurant une position concurrentielle pour l’IRC Burkina qui adhère aux principes de partenariat et à la direction stratégique de l’organisation.
En collaboration avec l’équipe du programme et le SMT, favoriser une culture de développement des propositions au sein du programme pays en contribuant au développement et à la diffusion de matériel de développement de proposition standardisé (ressources d’apprentissage, lignes directrices, outils et modèles, et informations en ligne) et renforcer les capacités du personnel du programme pays sur leur application, à travers le mentorat du personnel, la modélisation des bonnes pratiques et la formation.
En collaboration avec les collègues de l’unité en charge du développement de propositions, diriger les équipes fonctionnelles du programme national afin de développer des stratégies appropriées et efficaces de collecte de fonds et de positionnement impliquant la recherche et l’intelligence des donateurs, le développement de produits, le marketing, la culture, la sollicitation et la gestion, selon les besoins.
Diriger le suivi et l’analyse du pipeline d’opportunités du programme national, y compris les tendances du portefeuille, les soumissions de propositions et les performances, ainsi que les projections de croissance.
Soutenir le personnel clé pour développer et maintenir des relations clés avec les donateurs, les organisations collaboratrices et les acteurs du secteur privé en vue d’identifier les opportunités, de créer une valeur partagée, de former des alliances stratégiques et de positionner la marque au niveau mondial.

Planifier et coordonner l’élaboration des propositions et notes conceptuelles

Apporter des orientations en matière de développement stratégique pour guider et/ou superviser les équipes dans l’analyse des opportunités, la planification, la rédaction et révision de propositions et dans « l’analyse après action ».
Assister ou superviser l’élaboration des propositions, y compris assurer le déplacement vers des sites sur le terrain pour travailler directement avec le personnel du programme sur l’élaboration des propositions, si nécessaire.
Rédiger des propositions et autres documents de subvention de haute qualité, en tant qu’auteur principal et en collaboration avec les coordonnateurs techniques, les gestionnaires de programme et les conseillers techniques, en s’assurant, que les priorités du plan d’action stratégique (PAS) et la budgétisation du suivi évaluation sont bien prises en compte dans les propositions et les projets.
Produire une revue interne des propositions à la fois sur les aspects techniques et budgétaires préparées par d’autres membres du personnel, en examinant la clarté, la réactivité, la présentation et la conformité, en coordination avec les équipes du programme et des opérations.
Gérer le processus d’approbation des propositions par le biais de la plateforme de gestion des subventions en ligne d’IRC -OTIS, et coordonner les révisions de la proposition en fonction des commentaires du siège.

Gestion des subventions et conformité :

Développer et/ou modifier les politiques / procédures / systèmes conformément à la réglementation des donateurs et aux besoins et objectifs organisationnels.
Développer et/ou adapter et maintenir des outils de gestion des subventions, tels que des outils de suivi de financement, des calendriers de rapports, des modèles et des documents de lignes directrices sur la conformité ; et s’assurer que l’équipe est au courant de ces délais,
S’assurer que le personnel concerné est au courant des directives relatives aux réunions du cycle de projet, et fournir tous les éléments de conformité avec les donateurs ou autres éléments nécessaires à la préparation de ces réunions.
Appuyer la production des rapports aux bailleurs et s’assurer qu’ils soient de haute qualité et soumis à temps,
Appuyer les équipes du programme et des opérations dans la préparation et le suivi des réunions sur les cycles de projet,
Aider à la préparation des visites de suivi externes, des examens et des audits, et des évaluations intersites et participer si nécessaire.
Renforcer la capacité de gestion des subventions du personnel de terrain en facilitant la formation et en fournissant un soutien de suivi individuel, dans la rédaction de rapports, le développement de propositions et d’autres sujets.
Avec le soutien du personnel de l’IRC du Siège, adresser les questions de conformité des bailleurs de fonds du programme IRC Burkina et du personnel des finances pour assurer le respect de la réglementation des bailleurs de fonds.
En collaboration avec le siège, aider l’équipe du Programme et des Opérations à préparer, réviser et modifier les protocoles d’accord et les contrats de conventions de subvention, selon les besoins du Programme pays de l’IRC au Burkina.
Établir et tenir à jour des fichiers électroniques et papier pour chaque projet financé par une subvention à des fins de suivi et de production de rapports.
Effectuer des examens de conformité systématiques des programmes de subventions

Gestion des sous-subventions

Assurer une gestion de qualité des sous-subventions conformément au système de gestion des partenaires (PEERs) de l’IRC, y compris leur démarrage, suivi, mise en œuvre, gestion et reddition de comptes.
Suivre les produits livrables des sous-bénéficiaires et s’assurer que les rapports contractuels des partenaires sont examinés et que les commentaires sont fournis.
Traiter les sous-subventions en temps opportun en veillant à ce que les unités pertinentes de l’IRC fournissent leurs contributions et approuvent la modification.
Organiser les réunions d’ouverture, de suivi et de clôture des sous-subventions avec les partenaires et les unités de l’IRC concernées afin de s’assurer que la mise en œuvre du programme des partenaires est conforme au plan de travail et au cadre logique approuvés par le bailleur.
Fournir des conseils pour l’interprétation et l’exécution des règlements applicables et des conditions et modalités d’attribution des sous-subventions.

Documentation des résultats, rapportage et communication

Travailler avec la responsable de communication et plaidoyer ainsi que le DDP/Coordinateurs de programmes pour tirer parti des résultats programmatiques et opérationnels de l’IRC à des fins de marketing, de positionnement et de collecte de fonds directs, y compris le maintien et la diffusion des données sur les performances passées, la capacité organisationnelle, les publications et les visites des bailleurs.
Participer aux examens et aux évaluations trimestriels des programmes afin d’assurer une documentation systématique des pratiques exemplaires et des leçons tirées du programme par le personnel, maintenir un système centralisé auquel tout le personnel a accès et le diffuser, au besoin.
Conceptualiser et superviser la production de matériel de marketing/communication approprié pour le portefeuille d’IRC Burkina en collaboration avec le personnel du programme et des opérations. Cela comprendra le rapport annuel et d’autres parties intéressées, des fiches d’information sur les projets et les pays, des brochures sectorielles et/ou géographiques, des documents de performance antérieurs, etc.
En collaboration avec les équipes des programmes et des opérations, établir des systèmes efficaces pour informer les donateurs en temps opportun, aider les autres membres du personnel à comprendre les exigences des bailleurs de fonds et veiller à ce que les rapports soient dans le bon format et modifier les sections selon les besoins.

Renforcement de capacité des partenaires

Examiner et réviser le plan de développement / renforcement des capacités des partenaires en fonction du résultat de la revue des capacités du partenaire (PPCR), veiller à ce que le plan de développement/ développement des capacités soit adapté, ciblé et adapté à leurs besoins et priorités organisationnels
Contribuer, au besoin, à rassembler les leçons apprises et les diffuser aux partenaires du consortium afin de maximiser l’impact des programmes et de contribuer à la stratégie et à la direction des programmes futurs.

Exigences du poste

Maîtrise ou équivalent dans les affaires internationales, le développement international ou équivalent ;
Au moins 5 ans d’expérience dans une organisation internationale dans la gestion des subventions et le développement de proposition de préférence en Afrique de l’Ouest ;
Expérience préalable en matière de gestion de subventions et familiarité avec les règlements, procédures et exigences des donateurs américain (USAID, BHA, BPRM), européens (FCDO, ECHO, EU SIDA, SV, DANIDA, BMZ, GFFO, KFW, AFD, SDC) et des Nations Unies (HCR, FNUAP, UNICEF, PAM, OMS) ainsi que les donateurs privés ;
Expérience réussie antérieure en développement de projets, rédaction de propositions et de rapports pour les bailleurs publics ;
Un/e bon/ne communicateur/trice doté/e d’une forte gestion organisationnelle, de gestion du temps et de compétences analytiques ;
Excellentes compétences interpersonnelles, culturelles et diplomatiques ;
Forte maîtrise de l’écriture et de l’édition avec une attention particulière aux détails ;
Flexibilité pour s’adapter aux exigences changeantes ;
Forte capacité à conseiller et à renforcer les capacités du personnel ;
Capacité à gérer les priorités multiples et concurrentes, respecter des délais exigeants et travailler sous pression dans des environnements de sécurité instables ;
Connaissances informatiques solides ;
La maîtrise de l’anglais et du français, parlé et écrit, est essentielle ;
Une précédente expérience avec l’IRC serait un atout.

Ce poste est un poste non accompagné. Les femmes sont fortement encouragées à postuler.

IRC et les employés de IRC doivent adhérer aux valeurs et principes contenus dans le IRC WAY (normes de conduite professionnelle). Ce sont l’Intégrité, le Service, et la Responsabilité. En conformité avec ces valeurs, IRC opère et fait respecter les politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection de l’enfant, le harcèlement sur les lieux de travail, l’intégrité financière, et les représailles.

Avis de recrutement d’un coordinateur des subventions, H/F, Ouagadougou, Burkina Faso