Description de l’emploi
Plan International est une organisation indépendante de développement et humanitaire qui fait progresser les droits des enfants et l’égalité pour les filles.
Installé au Burkina Faso depuis 1976, Plan International œuvre pour faire progresser les droits des enfants et l’égalité pour les filles, en particulier celles qui sont exclus ou vulnérables à travers la mise en œuvre des programmes et projets de développement et humanitaire, en collaboration avec d’autres partenaires et les communautés dans lesquelles vivent ces enfants.
Le projet Éducation de qualité et protection contre la violence dans le Centre-Nord du Burkina Faso vise à garantir sûr l’accès à une éducation de qualité dans un environnement d’apprentissage et protecteur et à renforcer l’environnement protecteur des enfants, des adolescents et des jeunes, des parents et des communautés afin de reconnaître, de prévenir et de répondre aux risques de protection, et d’assurer la prise en charge des enfants ayant besoin de protection par l’accès aux services de santé mentale et à un soutien psychosocial de qualité contribue.
En vue d’acquérir des ressources humaines pour la mise en œuvre du projet, Plan International Burkina Faso recherche des candidats(es) hautement qualifié(s) :
POSTE : Chargé des achats
Lieu de travail : Ouagadougou
Prise de service : Avril 2024
Nature du contrat : CDD de douze (12) mois de droit burkinabè renouvelables en fonction des performances et de la disponibilité budgétaire
RESPONSABILITÉS
Sous la supervision de la supply chain manager, le/la titulaire du poste aura en charge la coordination et l’exécution des processus d’acquisition de biens, travaux et services pour les besoins de Plan International Burkina Faso également bien au titre des fonds de parrainage que sur les subventions conformément aux plans de passation des marchés et dans le respect des procédures internes et/ou des donateurs.
Il/elle assure la réalisation des tâches suivantes :
Assurer la conformité des politiques et procédures de Plan International sur tout le circuit d’achat
- Contrôler le respect des politiques et procédures sur toute la chaîne d’achat afin de garantir qu’elles sont conformes vis-à-vis des exigences du plan international
- Informer rapidement son superviseur de tout sujet de préoccupation lié aux violations potentielles ou soupçonnées des politiques et procédures ainsi qu’en cas de signaux d’alerte de fraude.
- Établir les contrôles diligentés (visites des fournisseurs, analyse des données historiques, dépistage antiterroriste, etc.) pour les Fournisseurs nouveaux avant toutes contractualisations
- Vulgariser et veiller aux respects des procédures d’achat
- S’assurer que tous les prestataires de services et fournisseurs comprennent et signent des politiques annexées aux contrats et bons de commande.
- Elaborer, actualiser, rendre compte de l’exécution du Plan Consolidé de Passation de marchés et mettre en œuvre les processus pertinents de sa compétence de façon optimale, transparente et garantissant le meilleur rapport qualité/prix
- Assurer en début d’année fiscale, l’élaboration du Plan Consolidé de Passation de Marchés de Plan International Burkina Faso et faire le suivi de sa mise en œuvre dans le respect des procédures de Plan International Burkina Faso en la matière ;
- Assurer l’actualisation mensuelle (projets) et trimestrielle (départements) du Plan consolidé de passation des marchés ;
- Évaluer la mise en œuvre du plan consolidé de passation de marchés, faire ressortir les défis et faire des propositions d’amélioration ;
- Elaborer/réviser les avis d’appel à concours et les dossiers de consultation (demandes de cotations, demandes de propositions, dossiers d’appel d’offres), sur la base des spécifications techniques et termes de référence ;
- Assurer/coordonner, le cas échéant, les sollicitations d’avis de non-objection des bailleurs et l’intégration des observations ;
- Assurer/coordonner la diffusion des avis, la cession ou la transmission des dossiers de consultation aux fournisseurs ou prestataires et procéder aux rappels/corrections de date requise ;
- Assurer, coordonner et/ou participer, selon les seuils d’acquisition, aux travaux d’évaluation des offres/propositions/candidatures ;
- Elaborer les projets de lettre de notification après approbation des rapports des comités de sélection et suite aux résultats satisfaisants consécutifs à la vérification antiterroriste, en veillant à intégrer les réserves liées à la décision d’attribution ;
- Rédiger ou réviser les projets de contrat et autres documents à valeur contractuelle dans les formats en vigueur ;
- Assurer, au besoin et dans le délai requis, la signature d’avenants aux contrats ;
- Mettre en place un système de classement et d’archivage efficace et dynamique qui rend les recherches aisées ;
- Etablir les bons de commande dans les conditions prévues par les procédures et après les résultats de la vérification anti-terroriste ;
- Suivre l’exécution des marchés et veiller à la livraison des biens et services dans les délais
- Assurer/superviser la gestion des échanges avec les fournisseurs et prestataires (préparation des courriers départ, traitement des courriers reçus) ;
- Gérer l’adresse email officielle dédiée à la Passation de marchés ;
- Introduire les dossiers de paiement des prestataires, dans le cadre des prestations n’ayant pas de point focal spécial ;
- Partager toutes les deux semaines avec le personnel, un point de l’exécution des processus d’achat
- Mettre à la disposition du logisticien les informations nécessaires à une réception des livraisons pour faciliter la vérification de la conformité entre les produits livrés et les spécifications contenues dans les bons/lettres de commande et contrats.
Planification des achats, rapports, bases de données et archivages
- Suivre les indicateurs de performance du Procurement dans SAP
- Participer à la planification, à l’élaboration et au suivi du budget du bureau
- Diriger le processus de mise en place des plans d’achat en coordination avec le superviseur
- Informer régulièrement les demandeurs sur le statut de leurs demandes d’achat et proposer de des orientations et solutions pour toutes difficultés et blocages dans le processus
- Tenir à jour une liste des prix estimatifs et le partage chaque trimestre
- Tenir à jour une liste des fournisseurs avec tous les détails sur leurs historiques et performances
- Tenir à jour de façon simple, accessible et bien exploitable, les archives de tous les dossiers d’achats conformément aux directives de l’organisation
Appuyer le/la Directeur/Directrice de la Chaîne d’Approvisionnement sur les questions pertinentes de sa compétence
- Formuler, sur la demande du/de la Directeur/Directrice de la chaîne d’approvisionnement, un avis technique sur toutes questions relatives à la passation de marchés ;
- Recevoir et examinateur, sur demande du/de la Directeur/Directrice de la chaîne d’approvisionnement, les requêtes de non-objection fournies par les partenaires de mise en œuvre des projets ;
- Élaborer, sur la demande du/de la Directeur/Directrice de la chaîne d’approvisionnement, les projets de plan de passation de marchés soumis dans les propositions ;
- Évaluer la conformité des pratiques administratives avec les procédures et contribuer à la mise en place de mesures correctives.
Remplir les fonctions d’Acheteur conformément aux procédures de Plan International
- Approuver les factures pro forma, offres ou propositions dans le cadre des marchés passés par entente directe.
- Participer, en qualité d’Acheteur, à l’analyse des cotations, offres, propositions, manifestations d’intérêt dans le cadre des marchés par consultation restreinte et appel d’offres ouvertes.
- Approuver les bons de commande dans la limite définie dans la délégation d’autorité.
Assurer le renforcement de capacités périodiques et continus des staffs et des fournisseurs
- Identifier les besoins en formations des staffs programmes et opérations sur la base des demandes ou des insuffisances constatées et préparer un plan de formation en matière d’approvisionnement
- Organisateur des formations périodiques sur les politiques, les outils et les procédures d’achat à l’endroit des personnels programme et opération sur la base des besoins identifiés et selon le plan
- Encadrer et renforcer les capacités en continu les personnels sous sa supervision (si applicable)
- Apporter des conseils et orientations au cas par cas et au besoin à l’endroit des demandeurs des achats et des fournisseurs pour assurer les respects des règles et principes en matière des achats
- Organisateur des rencontres périodiques formatrices et d’information à l’endroit des fournisseurs de plan international sur les politiques, procédures des achats de l’organisation.
- Assurer l’évaluation de performance des fournisseurs et les feedbacks pour garantir pour l’organisation des fournisseurs fiables, crédibles et efficaces
FORMATION & EXPÉRIENCES
- Être titulaire d’une licence professionnelle (BAC+3) en Logistique ou un domaine connexe
- Soyez rigoureux;
- Avoir une excellente connaissance du monde des ONG de développement et de leurs exigences en matière d’éthique.
- Avoir une grande capacité de rédaction prouvée en français et un niveau de travail acceptable en anglais ;
- Avoir une aptitude à travailler en équipe avec une attention aux contributions des uns et des autres ;
- Avoir une aptitude à prioriser et à gérer les charges variées de travail souvent dans des délais courts dans un environnement multiculturel et dynamique ;
- Être capable de travailler de façon indépendante mais aussi à collaborer étroitement avec les équipes ;
- Maîtriser l’outil informatique et être familier aux applications Microsoft notamment Excel avancé.
- Être intégré, Loyal, honnête et très respectueux des procédures ;
- Être discret.
Composition du dossier :
- Le diplôme requis ;
- Une lettre de motivation envoyée à la Représentante Résidente par Intérim ;
- Un curriculum vitae à jour, détaillé et en français comportant le contact et les adresses e-mail de trois (03) personnes de référence.