Description de l’emploi
L’International Rescue Committee (IRC) est une organisation humanitaire apolitique, à but non lucratif et non religieux qui fournit une assistance aux réfugiés et aux vulnérables à travers le monde entier. L’IRC met en œuvre des programmes pour promouvoir les solutions durables chez les personnes déplacées, les réfugiés et les populations hôtes à travers des projets de santé/nutrition, sureté, éducation, relèvement économique, pouvoir. L’IRC intervient auprès des réfugiés depuis 1933 et est présent dans 40 pays en Europe, en Afrique, en Asie, ainsi qu’au l’Etats Unies, dans le cadre d’un programme d’appui à la réinstallation, L’IRC est une organisation engagée dans la liberté, la dignité humaine et l’autonomie. Cet engagement se traduit par une assistance de qualité à la réinstallation, à une aide globale d’urgence, à la réhabilitation et le plaidoyer pour les réfugiés et les ménages vulnérables.
Titre du poste : Assistant RH-Administration (H/F)
Lieu : Dori, Burkina Faso
Pour renforcer son équipe support, IRC Burkina recrute un/une Assistant Ressources Humaines & Administration pour le compte du bureau de Dori
OBJECTIFS DU POSTE/PRINCIPALE RESPONSABILITÉ
Sous la supervision du Coordinateur Terrain, le poste consiste à exécuter toutes les activités liées à la gestion administrative et ressources humaines du personnel IRC de la région du Sahel. Il est attendu du travail à ce poste un niveau minimum de supervision essentiellement dans la gestion des baux/logement, la gestion de voyage du personnel, la gestion des relations avec les partenaires sociaux (inspection du travail / CNSS / Délégué du personnel / etc.), la gestion du courrier, la gestion de l’assurance maladie, de l’accueil / installation des nouveaux arrivants / missionnaires, de l’administration des ateliers / formations / rencontres, la veille à l’application du règlement intérieur (RI) / procédures disciplinaires / principes IRC way, de soumission des rapports de l’Administration et Ressources Humaines.
RESPONSABILITÉS SPECIFIQUES
Administration du bureau et support Ressources Humaines
- Préparer et émettre les PR relevant de sa compétence ;
- Rédiger les correspondances selon les instructions du superviseur ;
- Réceptionner et ventiler les correspondances entrant et sortant ;
- Préparer et mettre en circuit de validation des ordres de mission à partir des informations communiquées par le chef de mission ;
- Préparer les contrats de travail/conventions de service selon les instructions du superviseur ;
- Préparer la paie des contractuels journaliers et des consultants ; les déclarations d’impôts et autres taxes y relatives ;
- Préparer toute autre documentation de support de la paie telle (nouveau contrat, changement de statut, fin de contrat, lettre de notification d’intérim, note de transfert, etc.) ;
- Soumettre les documents administration/RH a la signature de l’autorité compétente ;
- Préparer les demandes d’avance sur salaire et soumettre aux superviseurs pour vérification avant soumission à la finance ;
- Préparer et soumettre les informations sur les avances sur salaire pour le staff ;
- Préparer le paiement des factures des abonnements (eau, électricité, téléphone, etc.) ;
- Superviser la gestion des puces de communication flotte IRC attribuées au personnel ;
- Assurer la régularité/centralisation/transmission des time sheet du staff a la RH/Ouaga ;
- Veiller à la remontée et a la remise individuelle des bulletins de paie du staff ;
- Coordonner la centralisation de la fixation des objectifs de performances/évaluation des performances du staff ;
- Assurer le suivi du traitement des dossiers de remboursement assurance médicale du staff ;
- En collaboration avec la logistique et le département organisateur, assurer les démarches administratives de l’organisation/administration des ateliers/formations/rencontres ;
- Assurer la coordination des processus de recrutements (demande/offre/publication/réception candidatures/administration épreuve/entretiens/etc) avec l’appui des collègues impliqués ;
- Assurer l’accueil/installation des nouveaux staffs arrivants ;
- Assurer la coordination administrative de la sortie des employés en fin de contrat de travail ;
- Assurer la coordination de l’induction des nouveaux staffs en collaboration avec les autres collègues concernés ;
- Contribuer à la gestion de la visibilité institutionnelle des bureaux et du staff ;
- Organiser le classement/archivage des documents administration/RH ;
- Tenir à jour les registres de suivi des congés du personnel, des contrats de travail/contrats journaliers, et tout autre registre concernant la gestion administrative ;
- Préparer les différents tracking : Formation et recrutement et les soumettre au superviseur ;
- Superviser le travail des employés de maison/bureaux, cuisiniers, jardiniers etc ;
- Préparer les demandes d’achat des fournitures de bureaux/fonctionnement des bureaux ;
- Tenir un fichier de tracking des conventions des consultants/stagiaires à jour ;
Voyage et logement du personnel
- Soumettre les demandes de réservation de voyage (vols UNHAS) des staffs ;
- Assurer le booking des voyages du staff en lien avec le point focal UNHAS IRC/Ouaga ;
- Assurer les responsabilités du point focal UNHAS IRC au niveau de la région du Sahel ;
- Faire le suivi de confirmation de vols du personnel voyageant avec feedback au concerné avant la date du voyage.
- Assurer les réservations d’hôtel des employés/visiteurs en mission ;
- Coordonner la mobilité des missionnaires avec l’appui de logistique durant leur séjour ;
- Préparer les demandes de paiement et régler auprès des fournisseurs de services/bailleurs les factures (loyer des bureaux ; frais d’hébergement des missionnaires ; eau / électricité / internet / téléphone flotte ; services de gardiennage ; contrats journaliers ; etc) ;
Qualifications
Avoir un diplôme universitaire de Licence en Gestion administrative/Ressources Humaines ;
Expériences et compétences techniques :
Avoir au minimum 1 à 2 ans d’expérience pratique a un poste similaire ;
Une expérience dans une ONG est un atout ;
Bonne connaissance et maîtrise des tâches relatives à la gestion administrative et du personnel ;
Bonne connaissance de la législation du travail et des conventions ( Code du Travail Burkinabè) ;
Bonne capacite rédactionnelle et de synthèse ;
Bonne maitrise de l’outil informatique ( Word, Excel, Powerpoint…) ;
Excellent niveau de français écrit, bon niveau d’anglais écrit et oral serait un atout ;
Aptitudes Personnelles :
Avoir une faculté d’organisation, capable de travailler de manière autonome et sous pression ;
Avoir le sens de la confidentialité, ;
Avoir le sens de la flexibilité et de la proactivité ;
Avoir le sens du service ;
Date limite : 07 décembre 2023