Appel à candidature pour le recrutement d’un(e) Spécialiste du soutien à la gestion de projet (Finance et gestion des contrats) au Burundi.
Sous la supervision directe du gestionnaire de projet, le spécialiste en soutien à la gestion de projet effectuera les tâches suivantes :
Résumé des fonctions :
- Livraison et performance du projet;
- Gestion financière, des achats et des contrats;
- Surveillance et reporting;
- Engagement des parties prenantes, coordination et liaison;
- Assurance qualité;
- Gestion des connaissances et innovation;
- Gestion du personnel.
1. Réalisation et performance du projet
- Aider le coordonnateur de projet/chef de projet principal à finaliser l’évaluation et la sélection des partenaires de mise en œuvre responsables appropriés pour les différents résultats et activités du projet et à préparer et conclure des accords contractuels avec chacune des institutions partenaires responsables sélectionnées ;
- Soutenir le gestionnaire de projet principal dans la supervision des contrôles de changement, des registres des risques et de la gestion des problèmes ; documenter et commenter les leçons apprises et les meilleures pratiques
- Soutenir le processus de planification de projet ;
- Suivre régulièrement la livraison par rapport aux prévisions pour garantir que l’écart se situe dans la plage de tolérance acceptable.
2. Gestion financière, des achats et des contrats
- Examiner toutes les dépenses du projet et garantir que l’utilisation des fonds est conforme aux normes fiduciaires minimales recommandées par le FEM régissant l’utilisation des ressources du FEM, au budget approuvé dans le PRODOC, aux contrats des institutions partenaires responsables et à toutes les règles et procédures financières pertinentes de l’UNOPS ;
- Soutenir l’élaboration de budgets et de plans de travail annuels de projet, ainsi que d’autres processus de planification opérationnelle et financière ;
- Tenir des registres des fonds et des dépenses du projet et garantir que tous les documents financiers liés au projet sont bien conservés et facilement disponibles ;
- Examiner les budgets annuels du projet et les rapports sur les dépenses du projet des institutions partenaires responsables et informer le coordonnateur du projet/chef de projet principal en cas d’écarts ou de problèmes ;
- Gérer toutes les demandes de paiement des partenaires responsables par rapport aux budgets du projet et aux plans de travail des institutions partenaires responsables et de la CCP, et assurer le suivi des décaissements en temps opportun par le PNUE ;
- Conserver les données sur les engagements de cofinancement du projet en utilisant les modèles requis et garantir que toutes les données financières pertinentes sont fournies pour l’examen à mi-parcours (MTR) et l’évaluation finale (TE) ;
- Aider à tous les achats et gérer les paiements aux institutions partenaires responsables et à tout prestataire de services sous contrat avec la PCU ;
- Assurer le respect des obligations contractuelles ;
- Conseiller le chef de projet principal sur les politiques et procédures de l’UNOPS, les règles et règlements financiers (FR&R) et d’autres exigences pour une mise en œuvre et un progrès efficaces du projet ;
- Assurer la saisie précise des données dans l’ERP (Enterprise Resource Planning) de l’UNOPS, les projets oneUNOPS et d’autres systèmes pertinents de l’UNOPS ;
- Alerter le chef de projet principal de tout déficit financier et de tout dépassement de budget.
3. Surveillance et rapports
- Fournir des contributions substantielles pour aider le chef de projet principal dans la préparation et la mise en œuvre des rapports d’avancement du projet et d’autres documents ;
- Préparer les rapports financiers ;
- Fournir les informations financières nécessaires au besoin pour les décisions de gestion de projet ;
- Fournir toutes les informations financières nécessaires et coordonner l’audit financier annuel du projet ;
- Examiner les rapports périodiques des partenaires de mise en œuvre et des prestataires de services ;
- Aider le gestionnaire de projet principal à surveiller les indicateurs de qualité du projet et à entreprendre des tâches d’assurance mensuelles au nom du gestionnaire de projet principal, lorsqu’il est délégué ;
- Tenir des registres des dossiers de projet et garantir que les pratiques de documentation du projet respectent les normes de l’UNOPS et de KEMCO ;
- Gérer la compilation, la consolidation et l’analyse des données pertinentes liées au(x) projet(s);
- Assister le gestionnaire de projet principal dans la préparation des rapports d’achèvement de projet et assurer le respect des obligations contractuelles.
4. Engagement, coordination et liaison des parties prenantes
- Gestion contractuelle de tous les contrats (achats, ressources humaines, contrats de service, etc.) dans le cadre du projet
- Coordonner et assurer la liaison de manière proactive avec les unités de soutien sur toutes les questions administratives liées à la gestion des contrats.
- Assurer la liaison avec les membres de l’équipe du Programme Management Office (PMO) pour les tâches liées à la gestion de projet.
- Soutenir la coordination et la gestion des communications
- Coordonner les communications, les réunions et les rapports avec les fournisseurs, si nécessaire
5. Assurance qualité
- Travailler avec les parties prenantes internes pour garantir que les projets sont conformes aux exigences de l’UNOPS et des partenaires ;
- Travailler avec le personnel des achats pour assurer une interface efficace avec les systèmes qualité des fournisseurs ;
- Coordonner les examens de qualité et le contrôle des livrables de la gestion de projet (propositions, plans, rapports, etc.) et des produits/résultats spécialisés du projet
6. Gestion des connaissances et innovation
- Soutenir la compilation des leçons apprises selon le format de rapport défini ;
- Contribuer à la diffusion et au partage des meilleures pratiques et des enseignements tirés en matière de planification et de renforcement des connaissances ;
- Contribuer à l’expertise des outils et techniques en Finance et gestion des contrats ;
- Contribuer à l’exercice périodique de partage des connaissances pour l’équipe de projet
7. Gestion du personnel
- Aider à tous les processus de recrutement et gérer les paiements aux institutions partenaires responsables et à tout prestataire de services sous contrat avec la PCU ;
- Superviser et coordonner le travail du personnel affecté au projet, des partenaires de mise en œuvre responsables, des consultants et des sous-traitants, en garantissant le calendrier et la qualité de tous les résultats conformément au document de projet approuvé ;
- Diriger et motiver l’équipe de gestion de projet, le cas échéant ;
- Contribuer aux efforts d’établissement des attentes comportementales requises des membres de l’équipe ;
- Veiller à ce que les évaluations de performance soient effectuées de manière équitable, précise et en temps opportun pour le(s) supervisé(s) assigné(s) ;
- Former l’équipe du projet (selon les besoins) et prendre en compte les objectifs de parité hommes-femmes et de diversité.
- Soutenir le chef de projet principal pour assurer la sûreté et la sécurité du personnel et le respect des normes UNDSS.
- Créer, favoriser et donner l’exemple d’une culture de respect et de tolérance zéro à l’égard de la discrimination, de l’abus d’autorité, du harcèlement, du harcèlement sexuel et de l’exploitation et des abus sexuels. Assurer la responsabilité des actions et accomplir les tâches conformément aux mécanismes de protection et aux plans d’action, comme prévu par les politiques, normes et engagements de l’UNOPS.
Éducation:
- Une maîtrise en administration des affaires, en comptabilité, en finance, en gestion ou dans un domaine d’études connexe est requise.
- Une combinaison d’un baccalauréat et de 2 années supplémentaires d’expérience de travail pertinente peut être acceptée à la place des exigences de formation décrites ci-dessus.
Attestation :
- Une certification en gestion de projet (Prince 2 Foundation, Prince 2 Practitioner, PMP ou équivalent) sera un atout.
Expérience:
- Au moins 5 ans d’expérience en gestion financière ou en comptabilité sont requis dans la gestion financière d’un environnement de projet environnemental/de développement durable de grande envergure/multipartite financé par des donateurs.
- Une connaissance et une expérience approfondies des procédures financières, comptables, de passation des marchés et d’audit des agences des Nations Unies seront un atout ;
- Une expérience démontrée de travail avec des équipes multidisciplinaires sera un atout ;
- La connaissance des procédures de l’UNOPS sera un atout ;
- Une expérience dans des projets financés par le Fonds pour l’environnement mondial (FEM) sera un atout.
Exigences linguistiques :
- La maîtrise du français et une connaissance pratique de l’anglais sont requises.
Date de clôture :