Expertise France recrute un Responsable Administratif et Financier au Burundi basé à Bujumbura.

Gestion financière et budgétaire du projet

– Participer à l’amélioration des procédures, règles et outils administratifs et financiers sous la supervision du (de la) Chef(fe) de Projet, en concertation avec le siège d’Expertise France ;

– Elaborer et mettre en œuvre les outils de planification et de suivi budgétaire et financier nécessaires au projet et au suivi des subventions versées aux opérateurs de mise en œuvre ;

– Garantir le suivi budgétaire et les engagements et dépenses tout en veillant à la bonne affectation budgétaire des dépenses terrain et leur conformité aux procédures d’Expertise France (Respect des seuils de mise en concurrence, seuils d’engagement et de paiement) afin de garantir leur éligibilité ;

– Assurer les contrôles nécessaires à la fiabilisation des données financières du projet ;

– Contrôler et autoriser les dépenses en fonction des disponibilités budgétaires et les pièces justificatives ;

– Superviser et garantir les remontées mensuelles au siège d’Expertise France des pièces comptables justificatives et les documents administratifs et logistiques ;

– Préparer et participer aux exercices de planification budgétaire mensuels, semestriels et annuels (budget initial, budget révisé, prévisions d’atterrissage) en lien avec les opérateurs et en étroite collaboration avec le.a Chef.fe de Projet ;

– Contrôler les clôtures annuelles et intermédiaires comptables du projet, en lien étroit avec le siège ;

– Préparer les demandes de versement et les factures à l’intention du bailleur en lien avec le siège ;

– Consolider les rapports financiers et les prévisions budgétaires du projet, en lien avec les opérateurs de mise en œuvre et à l’aide des outils disponibles (RPP, journaux de suivi, logiciel Atlas, logiciel SAGEX3) tout en veillant à la cohérence des données financières avec les rapports techniques ;

– Préparer les termes de référence pour la sélection du bureau d’audit ;

– Préparer et diriger les audits financiers qui seront réalisés sur les dépenses d’EF et accompagner ceux réalisés auprès des responsables de subventions ;

– Suivre et mettre en œuvre les recommandations formulées par les auditeurs externes, l’équipe projet du siège d’Expertise France et les bailleurs en mission de supervision.

Gestion de la comptabilité

– Superviser les opérations financières du compte bancaire et trésorerie d’Expertise France : frais bancaires, retraits, règlements ; contrôle des chèques et des opérations de virements conformément aux procédures internes et besoins du programme en lien avec le siège d’Expertise France ;

– S’assurer de la mise en place pour l’équipe projet des procédures de paiement ainsi que les bonnes pratiques d’enregistrement comptable ;

– Vérifier la comptabilité et la qualité des outils de trésorerie (paramétrage, libellé, codes comptables, codes analytiques, lettrage, taux de change…) ;

– Superviser le contrôle la qualité et l’archivage numérique et papier des pièces justificatives comptables : veiller à ce que chaque dépense relative au projet soit appuyée par une pièce justificative probante et en conformité avec les procédures d’Expertise France et du projet ;

– Contrôler les clôtures mensuelles des journaux de caisse et banque, incluant rapprochement bancaire et inventaire de caisse et les transmettre au siège d’Expertise France après validation du.e la Chef(fe) de Projet ;

– Gérer et anticiper les besoins de trésorerie du projet : Préparer et envoyer des demandes d’approvisionnement au siège d’Expertise France après validation du.e la Chef(fe) de Projet.

Appui aux opérateurs de mise en œuvre

– Appuyer l’élaboration des accords de subventions ou de prestation de service avec les opérateurs de mise en œuvre, en lien avec le.a Chef.fe de Projet ;

– -Mettre en place un manuel de procédures projet à partager avec les responsables des subventions ou de prestation de service ;

– Former et renforcer la capacité de l’équipe finance et logistique sur les outils financiers et la bonne maitrise des procédures et règles à suivre dans le cadre du projet ;

– S’assurer de la mise en place par les opérateurs des règles et procédures administratives, financières et comptable prévues au titre du projet (Manuel de procédures) ;

– Vérifier les dossiers de dépenses et de marchés (contrôle des pièces comptables) avant le versement de la tranche suivante de la subvention par opérateurs ;

– Entretenir des échanges réguliers avec les opérateurs pour assurer la transmission dans les éléments administratifs, budgétaires et financiers dans les délais attendus ;

– Assurer le suivi des obligations contractuelles des prestataires et des opérateurs de mise en œuvre du programme ;

– Assurer les relations et renforcement continu des capacités des responsables de subventions ou de prestation de service.

Gestion administrative et logistique

– Assurer les relations et la redevabilité auprès des autorités administratives concernées ;

– Assurer une veille juridique et garantir la conformité au cadre légal national du Burundi en matière administrative et financière, notamment, fiscalité, importation d’équipements, et droit du travail ;

– Réaliser les demandes d’exonération de la TVA ;

– Superviser la maintenance de locaux d’Expertise France au Burundi et la bonne gestion des équipements (véhicules, informatique, etc.) ;

– Superviser la consolidation de l’inventaire des équipements durables et des immobilisations ;

– Superviser et coordonner avec le.a Chargé.e Achats et Logistique, la bonne application de passation de marché et les procédures de gestion des stocks.

Gestion ressources Humaines :

– Suivre la procédure d’obtention de toutes les autorisations nécessaires au personnel expatrié et national du projet conformément au cadre légal du Burundi.

– Sous la supervision du- de la Chef(fe) de Projet, il.elle est le contact principal du cabinet de portage salarial pour :

o Suivre et contrôler le paiement des salaires par le cabinet de portage conformément à la législation du pays ;

o Participer au recrutement du personnel national ;

o Superviser le suivi des congés, heures supplémentaires, récupérations, etc. du personnel ;

o Participer à l’amélioration des procédures et outils et tableaux de bord ;

o Veiller aux plans de charges et au planning de travail de ses équipes et évaluer les compétences et les performances, en lien avec le(la) Cheffe de Projets ;

o Fixer, en lien avec le.la Cheffe de projet, les objectifs et mener l’évaluation de l’équipe sous sa responsabilité directe (Chargé(e) admin/fin, Chargé(e) Achats et Logistique et chauffeurs) ;

– Former et sensibiliser l’équipe aux procédures et règles applicables au programme ;

– Garantir le respect des procédures par les membres de l’équipe projet ;

– Assurer, en collaboration avec le comptable, le respect des procédures pour les personnels et biens du projet, en conformité avec les standards EF.

Gestion des achats et des contrats :

– Le (la) RAF assurera en lien avec le.la) Chef(fe) de Projet et le.a Chargé.e des Achats et de la Logistique , conformément aux règles et procédures de passation de marché d’Expertise France, la supervision de l’ensemble des fonds alloués pour les achats de biens, services et équipements et travaux et appuiera le.a Chef.fe de Projet dans la mise en œuvre du Plan de passation des contrats de marché du projet.

En lien avec le.a Chef(fe) de Projet, il/elle appuiera le.a Chargé.e des Achats et de la Logistique notamment à :

– La rédaction des documents d’appels d’offre et au pilotage des processus de passation de marché (application des procédures de passation de marché, cadrage et lancement, suivi des appels d’offres, sélections des offres) en collaboration avec l’équipe du projet et le siège d’Expertise France ;

– Superviser la rédaction des différents contrats et/ou bons de commande des achats de biens, services et travaux ;

– L’élaboration et à la mise en œuvre d’un système de gestion (archivage) et de suivi de l’exécution des contrats passés (préparation des dossiers de demande d’importation, documentation des livraisons des produits et leur remise au bénéficiaire).

Divers

– Contribuer à la veille sécuritaire des biens et des personnels du projet ;

– Assurer l’intérim du.de la Chef.fe de Projet dès que nécessaire ;

– Représenter Expertise France, avec le.a Chef.fe de Projet, auprès des autorités et partenaires au Burundi dans les domaines financiers, administratifs, logistiques et juridiques du projet ;

– Coordonner les relations d’Expertise France avec les banques et les fournisseurs ;

– Participer aux comités de pilotage du projet autant que de besoin à la demande du.e la Chef.fe de Projet ;

– Analyser les éventuelles difficultés dans l’exécution des financements et proposer les mesures de remédiation idoines.

Profil souhaité

Compétences professionnelle

– Formation supérieure en comptabilité, gestion financière, administration, ou autre diplôme équivalent ;

– Au moins 10 ans d’expérience dans la gestion administrative, financière et comptable et logistique ;

– Au moins deux expériences de plus de 12 mois dans la gestion des procédures administratives et financières dans le secteur de la coopération sur des projets/programmes financés par des bailleurs de fonds internationaux ;

– Expérience probante dans la gestion de subventions (préparation des documents afférents, suivi administratif et financier, contrôle comptable, etc.) ;

– Expériences probantes relatives à la passation de marchés ;

– La connaissance des dispositifs Expertise France, de l’AFD et de l’EU constitue un atout ;

– Connaissance de la mise en œuvre de projets dans des pays en développement.

Compétences et connaissances techniques

– Aptitude avérée à assurer un suivi financier et administratif de qualité ;

– Excellentes compétences analytiques et financières ;

– Expérience en renforcement des capacités, accompagnement et formations ;

– Expérience dans la mise en place et suivi de manuel de procédures ;

– Connaissance avérée de logiciels comptables ;

– Parfaite maîtrise des outils bureautiques et notamment Excel ;

– Excellentes capacités de communication et de rédaction ;

– Capacité à travailler et manager une équipe dans un contexte exigeant et multiculturel ;

– Capacité à travailler sous pression ;

– Forte capacité d’autonomie, esprit d’initiative, de flexibilité et d’impartialité ;

– Forte capacité de travail, de rigueur et d’organisation et capacité de synthèse ;

– Maîtrise indispensable du français à l’oral comme à l’écrit ;

– La connaissance du tissu économique du Burundi serait un atout ;

– Expérience de travail en Afrique francophone et / ou dans des contextes de conflit / post-conflit est un atout.

Pour candidater, merci de fournir :

CV mis à jour (PDF) en français, renommé “RAF EF Burundi– Nom Prénom_CV”.
Lettre de motivation (PDF) en français. Renommez le fichier “RAF EF Burundi – Nom Prénom_ Lettre Motivation”.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

Expertise France se réserve le droit de contacter les candidats présélectionnés avant la date de fin de publication de l’offre. Les candidats sont donc invités à soumettre leurs candidatures le plus tôt possible.

Expertise France recrute un Responsable Administratif et Financier au Burundi basé à Bujumbura.