Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) recrute un Assistant administratif au Burundi basé à Bujumbura.

 

 

 

 

 

Devoirs et responsabilités

L’Assistant(e) Administratif travaillera en étroite collaboration avec le personnel de l’équipe de gestion du projet Fonds Mondial et aura à assumer les responsabilités suivantes :

  • Appui au fonctionnement efficace et efficient du projet ;
  • Appui aux services administratifs et logistiques ;
  • Facilitation du renforcement des connaissances et du partage des connaissances.

Assure le fonctionnement efficace et efficient du projet en assurant la réalisation des résultats suivants :

  • Crée les réquisitions pour le compte du projet;
  • Organiser les réunions internes et externes du projet (participants, salle, pause-café, équipements de réunion) et rédige les comptes rendus ;
  • Assurer les correspondances relatives aux activités du projet ;
  • Rédige les correspondances;
  • Traduire les rapports en français/anglais selon le besoin ;
  • Répondre aux demandes d’informations du Siège et du Fonds Mondial ;
  • Assurer la diffusion régulière des documents et des informations au niveau des Bénéficiaires Secondaires et des partenaires du projet ;
  • Assurer la coordination de la circulation des informations entre le projet et le PNUD ;
  • Assurer la gestion des appels téléphoniques entrants et sortants ; 
  • Préparer les missions du personnel, les retraites et autres visites ;
  • Produit les brouillons de correspondance sur demande des superviseurs, mise en forme de documents ;
  • Assurer l’entretien du système d’archivage et de classement des documents;
  • Assurer un système efficace de classement (électronique et papier) de tous les courriers entrants et sortants et des autres dossiers du projet en veillant à la confidentialité des informations.

Fournit l’appui administratif et logistique efficace, en assurant la réalisation des résultats suivants :

  • Assurer la gestion des stocks des fournitures de bureau ;
  • Assurer la coordination des inventaires du projet et la transmission périodique des informations à l’Unité Procurement du PNUD ; 
  • Assurer le suivi de la maintenance des systèmes bureautiques et informatiques du projet, en collaboration avec les unités des services généraux et des technologies de l’information du PNUD ;
  • Assurer la gestion des absences du personnel en qualité de moniteur de congés ;
  • Assurer toute autre tâche selon les besoins et sur demande du superviseur 

Facilitation du renforcement des connaissances et du partage des connaissances :

  • Participe aux formations destinées au personnel du projet ;
  • Contribuer aux réseaux de partage de connaissances et de pratiques.
Compétences et expérience requises

 Éducation:

  • L’obtention d’un diplôme d’études secondaires est requise
  • Etre titulaire d’un baccalauréat ou équivalent en Gestion Administrative, Secrétariat, Bureautique ou dans tout autre domaine apparent sera dûment pris en considération

Expérience:

  • Un minimum de 5 avec un diplôme d’études secondaires ou 2 ans avec un baccalauréat d’expérience en administration et finances ou dans le domaine fonctionnement des programmes sont requis 
  • Professionnelle 3 ans d’expérience pertinente dans le domaine de l’administration ou du secrétariat administratif sont requises au niveau local ou international ;
  • Posséder une excellente maîtrise des logiciels de bureautique (MS Word, Excel, PowerPoint), une bonne connaissance des logiciels de base de données et une connaissance pratique d’internet

Langue

  • Excellente maîtrise du français 
  • Connaissance pratique de l’anglais un atout. 

Date limite : 16 octobre 2023

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