PNUD recrute un(e) Associé(e) administratif(ve) et Finance communautaire (Paludisme et C19RM / VIH-TB) à Bujumbura, Burundi.

 

 

 

 

Assure la mise en œuvre des stratégies de gestion opérationnelle et financière et adapte les processus et procédures en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

  • Respect total des règles, réglementations et politiques de l’ONU/PNUD et de l’accord de subvention du PNUD avec le Fonds Mondial concernant les activités financières et le système d’enregistrement/de reporting financier ; mise en œuvre de contrôles internes efficaces, bon fonctionnement d’un système de gestion des ressources financières orienté client ;
  • Examiner en permanence la situation financière et soutenir l’Unité de gestion du programme (UGP) dans la préparation des prévisions et des demandes de décaissement périodiques à soumettre au Fonds Mondial ;
  • Examen et approbation trimestriels des formulaires d’autorisation de financement et de certificat de dépenses (FACE) pour le(s) SR et vérification trimestrielle des dépenses du SR.
  • Surveiller régulièrement les rapports d’exceptions financières pour les activités et transactions inhabituelles, enquêter sur les anomalies ou les transactions inhabituelles et informer le superviseur des résultats de l’examen lorsque des réponses satisfaisantes ne sont pas obtenues. Fournir des conseils et des orientations au personnel du bureau de pays du PNUD, aux consultants et au personnel des SR sur la gestion globale des finances et des actifs ;
  • Sous la supervision de l’analyste financier, être le point de contact pour la communication avec le Fonds Mondial sur les informations financières du SR et fournir des réponses aux demandes de renseignements (le cas échéant) sur les questions financières émanant du Fonds Mondial, du LFA, du GFP/HST ou du bureau de pays ; et
  • Sous la direction du superviseur, soutenir les processus d’audit et d’enquête et assurer le suivi en temps opportun pour garantir que les recommandations sont correctement traitées.

Assure la gestion du programme du Fonds Mondial et le fonctionnement du système optimal de recouvrement des coûts en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :

  • Remplir les sections financières de la mise à jour des progrès et de la demande de décaissement (PUDR) et préparer des prévisions de flux de trésorerie semestrielles et annuelles, ainsi qu’une analyse des écarts de budget et de dépenses pour la période précédente, conformément aux exigences du Fonds Mondial pour soumission au Fonds Mondial. ;
  • Révision et finalisation en temps opportun du rapport financier annuel pour la subvention antipaludique et d’autres rapports financiers ad hoc, comme l’exige le Fonds Mondial ;
  • Assurer le classement (copie dure et électronique) des rapports financiers des SRs ainsi que leurs dépenses en paiement direct ;
  • Transmettre régulièrement aux SRs les pièces justificatives des paiements directs effectués pour leur compte et assurer le suivi de l’enregistrement dans leur comptabilité
  • Faire le suivi du compte de TVA des SRs en veillant à l’établissement des demandes de remboursement de la TVA payée et au remboursement de TVA reçu de l’OBR
  • Préparation périodique des soldes des fonds du programme, en tenant compte des données fournies par les soldes des fonds du ou des SR afin d’assurer une meilleure prévision des activités, le cas échéant ;
  • Préparation en temps opportun des examens du budget du programme et fourniture de justifications pour les demandes de réaffectation/reprogrammation budgétaire (le cas échéant) à soumettre au Fonds Mondial ;
  • Préparation et suivi des budgets ; analyse et reporting réguliers sur les approbations budgétaires et la situation d’exécution ;
  • Surveiller et garantir que les contributions du Fonds Mondial sont correctement transférées au PNUD en temps opportun.

Assure un contrôle approprié des comptes des programmes du Fonds Mondial en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :

  • Analyse et élaboration de propositions pour le système de contrôle interne des dépenses garantissant que les factures traitées sont appariées et complétées et que les transactions sont correctement enregistrées et comptabilisées dans Quantum. Les avances aux SR, les paiements directs au nom des SR, les demandes de remboursement de voyage et autres paiements sont dûment traités et la réception des biens et services ainsi que l’établissement des régularisations sont correctement effectués conformément aux politiques et procédures IPSAS et du PNUD ;
  • Veiller à la clôture ponctuelle des comptes mensuels et de fin d’année des SRs ;
  • Actions correctives en temps opportun sur les factures non comptabilisées, y compris les factures comportant des erreurs de vérification du budget, des exceptions de correspondance et des factures non approuvées. Réponse rapide aux demandes du siège pour résoudre les problèmes de données financières ;
  • Contrôle des comptes clients pour les programmes du Fonds Mondial et tenue du grand livre général ;
  • Contrôle de tous les actifs du/des SRs conformément aux exigences de reporting, règles et réglementations du PNUD et du Fonds Mondial ; et
  • Vérifier trimestriellement la liste des actifs des SRs et la comparer au registre des actifs issu de la comptabilité
  • Contrôle de l’actif et transfert des stocks une fois le programme terminé.

Assure une bonne gestion de la trésorerie des programmes du Fonds Mondial en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :

  • Revue à temps opportun des comptes de trésorerie du SR pour garantir la disponibilité de fonds suffisants pour la mise en œuvre et les décaissements appropriés ;
  • Examiner en temps opportun le budget du projet et la disponibilité des liquidités dans Quantum et garantir que les transactions sont correctement enregistrées ;
  • Identifier et suivre   en temps opportun des décaissements reçus du Fond Mondial
  • Préparation en temps opportun des prévisions mensuelles de flux de trésorerie à l’usage du superviseur ; et
  • Agit à titre de caissier pour les transactions sur place.

Assure la facilitation du renforcement des capacités ainsi que du développement et du partage des connaissances, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

  • Sous la direction de l’analyste financier, soutient le processus d’évaluation des capacités et l’élaboration de plans de renforcement des capacités et de transition dans le domaine de la gestion financière et de la gestion des actifs ainsi que la mise en œuvre et le suivi du plan ;
  • Développer des outils, des procédures opérationnelles standard et des documents d’orientation à l’usage de l’UGP et des SRs ;
  • Synthétiser les leçons apprises et les meilleures pratiques en matière de gestion financière et d’actifs ;
  • Participer activement au réseau du PNUD et à d’autres réseaux externes pertinents pour promouvoir les programmes et représenter le PNUD dans les réunions techniques pertinentes, les groupes de travail aux niveaux national, régional et Mondial et rassemble les leçons apprises pour les appliquer aux programmes ;
  • Identifier et soutenir le développement de communications (imprimées, vidéo) mettant en évidence les principales réalisations en matière de gestion financière, les meilleures pratiques et les leçons apprises et contribue au partage d’informations avec le ministère de la Santé, les sous-récipiendaires, les entités des Nations Unies, les partenaires financiers et techniques, le Fonds Mondial et le MAC ;
  • Capacité à représenter le PNUD et le projet lorsque cela est nécessaire, et à agir en tant que responsable des programmes, si nécessaire.

MINIMUM QUALIFICATIONS OF THE SUCCESSFUL NPSA

Exigences minimales en matière de formation – Enseignement secondaire avec certification spécialisée en Comptabilité et/ou Finance.

– Diplôme de niveau licence en finances/comptabilité, commerce ou administration publique souhaitable.

– Comptable pleinement qualifié, d’un institut de comptabilité accrédité au niveau international ou achèvement complet du Programme de formation et de certification en finance (FTCP) du PNUD. Aucun test de comptabilité et de finance (AFT) du PNUD n’est requis.

– Les candidats n’ayant aucune qualification professionnelle en comptabilité, mais titulaires d’un diplôme spécialisé en comptabilité et/ou en finance, doivent suivre le Programme de formation et de certification en finance (FTCP) du PNUD, s’ils sont recrutés. Cependant, aucun test de comptabilité et de finance (AFT) du PNUD n’est requis.

– Les candidats qui n’ont pas de qualifications professionnelles en comptabilité, mais qui ont une expérience pertinente, doivent passer avec succès le test de comptabilité et de finance (AFT) du PNUD avant d’être présélectionnés et doivent suivre le Programme de formation et de certification en finance (FTCP) du PNUD, s’ils sont recrutés.
Années minimales d’expérience de travail pertinente – 7 ans (avec diplôme d’études secondaires) ou 4 ans (avec baccalauréat) d’expérience en finance et comptabilité à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés au niveau national ou international sont exigés.

Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.) et connaissance approfondie des feuilles de calcul et des systèmes de gestion Web tels que les progiciels financiers ERP et les progiciels de bases de données.

– La connaissance des normes IPSAS et/ou IFRS est requise.
Compétences requises
  • Bonne connaissance des logiciels Word, Excel et PowerPoint et expérience des systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP).
Compétences souhaitées en plus des compétences couvertes dans la section Compétences
  • Une expérience dans le domaine des Finance a l’ONU ou du PNUD est un atout.
  • Une expérience de travail pour une organisation internationale est un atout.
  • Une solide connaissance des règles, politiques et procédures financières du Fonds Mondial est un atout.
  • Les candidatures féminines qualifiées sont vivement encouragées
Langue (s) Requise(s) Parfaite maîtrise du français et de la langue locale est requise

Connaissance de l’anglais est une valeur ajoutée.
Certificats Professionels N/A

Les documents suivants seront exigés des candidats : 

  1. CV Personnel ou P11, indiquant tous les postes occupés antérieurement et leurs principales fonctions sous-jacentes, leurs durées (mois/année), les qualifications, ainsi que les coordonnées (email et numéro de téléphone) du Candidat, et au moins trois (3) les références professionnelles les plus récentes des superviseurs précédents. Les références peuvent également inclure des pairs.
  2. Une lettre de motivation (longueur maximale : 1 page) indiquant pourquoi le candidat se considère apte à occuper le poste.
  3. Une lettre de motivation (longueur maximale : 1 page) indiquant pourquoi le candidat se considère apte à occuper le poste.

Date limite : 11 novembre 2023

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