Avis de recrutement : FAO recrute un Assistant administratif à Yaoundé, Cameroun.
Objectif principal
L’adjoint administratif effectue une grande variété de transactions administratives courantes et de fonctions de soutien de bureau contribuant au bon fonctionnement et à l’efficacité de l’unité de travail.
Supervision reçue/exercée
L’assistant administratif rend compte au représentant adjoint de la FAO (administration) et reçoit les conseils d’un assistant administratif de grade supérieur. Il/elle agit de manière indépendante dans les affaires courantes. La supervision reçue est axée sur la qualité du travail effectué et prévoit un apprentissage sur le terrain.
Relations de travail
L’adjoint administratif interagit généralement avec une grande variété de collègues au sein de l’unité de travail et avec des clients immédiats au sein de l’organisation, fournissant des services administratifs et de soutien de bureau courants.
Fonctions clés/résultats
• Récupérer, saisir, sélectionner et analyser des données provenant d’une grande variété de sources, y compris les systèmes institutionnels et les bases de données de la FAO ; vérifier l’exactitude des documents de données ; faire les calculs nécessaires.
• Rassembler et examiner les pièces justificatives pour le traitement des contrats, des voyages ou des actions financières du personnel affilié dans les systèmes institutionnels de la FAO, tout en garantissant le respect des règles et réglementations de la FAO.
• Tenir des comptes d’avances ; rapprocher les dépenses, les soldes, les paiements, les relevés et autres données ; aider à la préparation de rapports récurrents et spéciaux en préparant et en éditant les données dans le format approprié, comme demandé ; surveiller les comptes des projets, des programmes et du bureau général.
• Tenir des registres détaillés des prévisions budgétaires, des obligations et des soldes disponibles ; enregistrer les recettes et les décaissements (grands livres, livres de caisse, pièces justificatives, etc.) ; effectuer des décaissements à partir de la petite caisse et équilibrer les comptes.
• Préparer la correspondance courante de nature administrative; rédiger de la correspondance pour vérifier les données, répondre aux questions et obtenir des informations supplémentaires sur les transactions et les questions financières, au besoin.
• Tenir des registres d’inventaire locaux avec la responsabilité de l’enregistrement approprié des actifs, de leur entretien et de leur sauvegarde.
• Maintenir un système de classement des documents administratifs et financiers.
• Entretenir la liaison avec les banques et institutions financières locales pour se tenir au courant des informations financières et réglementaires (taux de change et d’intérêt, procédures et règles, tenue des comptes bancaires, etc.).
• Soutenir l’administration du personnel et de l’équipement ainsi que les questions liées au protocole.
• Aider aux tâches liées au recrutement, à la paie, au développement du personnel et à d’autres tâches administratives des ressources humaines
. • Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins.
Date limite : 09 novembre 2023