Avis de recrutement : FAO recrute un Associé de bureau à Yaoundé, Cameroun.
Objectif principal
L’associé de bureau dirige et coordonne les fonctions de soutien au bureau et à la gestion du bureau. Il/elle veille au bon déroulement du travail de bureau et de l’information en fixant les priorités et en organisant le travail quotidien. Le poste nécessite une connaissance et une interprétation approfondies des politiques, procédures et pratiques du bureau. Le titulaire fournit des conseils en matière de procédures aux gestionnaires et au personnel de la division ou du site.
Supervision reçue/exercée
L’associé de bureau rend compte au représentant de la FAO. Le travail est effectué de manière autonome, faisant preuve d’un haut degré d’initiative et de jugement indépendant. La supervision reçue vise à faciliter la prestation des services. Le titulaire organise et supervise efficacement les autres membres du personnel de soutien du bureau et fournit des conseils et une formation pertinents.
Relations de travail
Le titulaire entretient de nombreux contacts avec les responsables, le personnel et ses homologues tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’Organisation. Les relations de travail peuvent se situer à un niveau organisationnel élevé, exigeant de très bonnes compétences en communication et une expérience dans la gestion des problèmes.
Fonctions clés/résultats
• Analyser, gérer et surveiller un volume important et diversifié de correspondance et de documentation complexes, souvent de nature confidentielle et sensible ; assurer un acheminement, une réponse, une priorisation, une exactitude, une cohérence, une traduction informelle et une ponctualité appropriés ; porter des questions complexes, sensibles ou prioritaires à l’attention du superviseur ;
• Fournir des informations et des conseils au personnel à tous les niveaux de l’unité organisationnelle ; assurer la compréhension de l’intention et des délais ;
• Organiser les rendez-vous et les déplacements professionnels, tenir à jour le calendrier du superviseur et recevoir les visiteurs ;
• Organiser des réunions de haut niveau, finaliser les ordres du jour et les invitations, assurer la production et la distribution de la documentation, prendre des notes et préparer les procès-verbaux, et assurer le suivi des actions requises ;
• Organiser et coordonner le travail effectué par les autres membres du personnel de soutien du bureau ; coordonner les activités à travers la division, y compris les problèmes divisionnaires, les délais et autres demandes ;
• Établir des procédures internes et des systèmes de suivi de la correspondance et des documents ; vérifier que les travaux sont effectués conformément aux normes de l’entreprise; suivre l’avancement des travaux ;
• Répondre aux demandes écrites et rédiger des réponses aux questions non routinières ; coordonner les réponses aux demandes sensibles au nom du superviseur ;
• Effectuer le suivi de la préparation des rapports, de la correspondance, des notes d’information et autres documents ; examiner les documents et apporter des modifications à leur format ou à leur style conformément aux pratiques standard ; effectuer des recherches et préparer des documents d’information pour le superviseur ; fournir des traductions informelles vers une autre langue officielle ;
• Évaluer les besoins de soutien continus du bureau, adapter la prestation de services pour répondre aux besoins changeants et résoudre les problèmes opérationnels selon les besoins ;
• Assurer le lancement d’une variété de transactions dans les systèmes administratifs informatisés de l’Organisation ;
• Effectuer d’autres tâches selon les besoins.
Impact du travail
Le travail du titulaire a un impact direct sur le fonctionnement fluide et efficace du Bureau. Il/elle joue un rôle de premier plan dans la coordination et la fourniture des services de soutien du bureau pour la réussite du mandat de la Division.
LES CANDIDATS SERONT ÉVALUÉS PAR RAPPORT À CE QUI SUIT
Exigences minimales
Éducation : enseignement secondaire.
Expérience : Cinq années d’expérience pertinente dans des travaux de gestion et de soutien de bureau.
Langues : Connaissance pratique (maîtrisée – niveau C) du français et de l’anglais.
Compétences informatiques : Très bonne connaissance des applications MS Office, d’Internet et de la bureautique.
Résidence : Le personnel des services généraux est recruté localement. Pour être éligibles à ce poste, les candidats doivent être ressortissants du pays du lieu d’affectation ou posséder un visa/permis de travail existant et résider à distance de trajet du lieu d’affectation au moment de la candidature. Par « distance de trajet domicile-travail », on entend la distance que les membres du personnel peuvent parcourir quotidiennement entre leur lieu de travail et leur domicile.
Date limite : 26 octobre 2023