Contexte
Sous l’autorité du Responsable Administratif et Financier le(la) Réceptionniste et Assistant(e) de Bureau est chargé(e) de l’exécution de tous les travaux de Réception (courrier arrivée et départ, initiation des courriers, classement des dossiers, dispatching des appels, organisation de la réception, de la saisie des documents, etc.).
Sous l’autorité du Responsable Administratif et Finance, le(la) Réceptionniste et Assistant(e) de Bureau est chargé(e) de :
• L’exécution de tous les travaux de la réception (courrier arrivée et départ, initiation des courriers, classement des dossiers, dispatching des appels, organisation du secrétariat, de la saisie des documents, etc.) ;
• Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs du bureau;
• La gestion du calendrier des rendez-vous du staff, (y compris notamment la mise en jour hebdomadaire de l’agenda du Chef de programme) ;
• Gérer efficacement la centrale téléphonique (Répondre aux appels, les filtrer et transférer au personnel concerné) ;
• Enregistrer, Traiter et dispatcher les courriers arrivés et départ du bureau, y compris la messagerie électronique générale du Bureau et veiller à sa bonne marche;
• La rédaction du compte-rendu hebdomadaire du staff meeting ;
• Tenir à jour une liste d’hôtels pour les personnes en mission et assurer les réservations ;
• Travailler en étroite collaboration avec les agents de sécurité en poste au niveau de la guérite pour l’accueil et l’orientation des visiteurs ;
• Appui à la préparation des correspondances administratives du bureau (offre de service, demande de stage, accusé de réception des correspondances, etc.) ;
• Faire des photocopies et reliure à la demande du personnel;
• Envoyer les TEV au bureau régional toutes les semaines;
• L’exécution de toutes autres tâches relevant de ses compétences que le staff, notamment le Chef de Programme, le chargé de programme et le Responsable Administratif et Financier, pourra lui confier.
Tâches additionnelles
Avec l’appui du Département d’Administration et Finance, le (la) Réceptionniste et Assistant(e) du bureau est chargé(e) de l’exécution de tâches additionnelles suivantes :
• Préparer une Réquisition pour tout expression de besoin hormis les petites dépenses par caisse.
• Préparer les ordres de mission, les demandes d’achat, et les bons de commandes sur la base des réquisitions validées ;
• Appuyer la préparation des paiements ;
• Gestion de la bibliothèque, notamment l’accueil, renseignement et orientation des lecteurs.
• L’exécution de toutes autres tâches relevant de ses compétences que le staff, notamment le Chef de Programme, le chargé de programme et le Responsable Administratif et Financier, pourra lui confier.
QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES EXIGÉES
• Être titulaire d’un BTS ou BAC+, etc.
Avoir au minimum 3 ans d’expérience justifiée dans le domaine du Secrétariat, documentation ou de l’assistance administrative au sein de structures de référence;
• Etre bilingue (anglais-français),
• Avoir une excellente connaissance des outils informatiques de bureau et de communication électronique ;
• Etre de bonne moralité ;
• Avoir un esprit d’équipe ;
• Pouvoir travailler sous pression ;
• Savoir prendre des initiatives et rendre compte;
• Etre immédiatement disponible.
CANDIDATURES
Les personnes intéressées sont priées de postuler par le biais du “Système de gestion des ressources humaines”, en ouvrant l’annonce de poste vacant et cliquant sur le bouton “Apply”.
Chaque candidat(e) doit créer son propre compte dans le système. Aucune postulation ne sera acceptée aprés la date de clôture. Les candidatures sont recevables jusqu’à 24h00 en Suisse (GMT + 1h / GMT + 2h pendant la période d’heure d’été, DST). Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront personnellement contactés pour participer aux entretiens.
D’autres postes vacants sont annoncés sur le site web de l’UICN: http://www.iucn.org/involved/jobs/