GIZ recherche un chargé administratif et financier, H/F, Yaoundé, Cameroun
Description :
Le Service Civil pour la Paix (SCP) est un programme de prévention de la violence et de consolidation de la paix dans les régions de crises et de conflits.
Au Cameroun, le SCP contribue à la promotion de la gestion non-violente des conflits existants, à la prévention de l’escalade de la violence et au renforcement de la cohésion sociale. Le nouveau programme ZFD de la GIZ prévoit d’accompagner les partenaires de la société civile dans leur engagement collectif pour la transformation non violente des conflits et l’amélioration des relations sociales. Le programme vise notamment à renforcer les compétences de dialogue des acteurs clés et la pratique de la participation démocratique des jeunes. En outre, des mesures de soutien psychosocial vont être développées avec les partenaires et leurs groupes cibles pour faire face aux conséquences psychosociales de la violence et de la polarisation.
Le SCP est en train de constituer son équipe technique et administrative pour démarrer le programme et recherche un∙e responsable administratif∙ve et financier∙e, basé à Yaoundé.
- Domaine de responsabilité
Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :
- Appuie la coordinatrice dans la planification et le suivi budgétaire ;
- Assure le bon fonctionnement de l’administration financière du programme conformément aux procédures, règles et standards de la GIZ et au règlement spécifique du service civil pour la paix ;
- Prépare, gère et suit les contrats des prestataires de service et les subventions, en collaboration avec la coordinatrice et l’équipe technique du projet ;
- Veille à la sensibilisation des partenaires aux procédures administratives et financières GIZ et assurer des relations fructueuses ;
- Prépare et réalise les achats de matériel et équipement pour le projet, en étroite collaboration avec le Bureau Régional de la GIZ à Yaoundé et l’administration du Cluster Gouvernance ;
- Tient l’inventaire des biens et équipements du programme ;
- Assure la gestion des stocks de fournitures de bureau ;
- Appuie l’équipe technique pour la coordination des déplacements ;
- Appuie l’équipe pour l’organisation logistique des événements ;
- Assiste la coordinatrice dans la gestion des ressources humaines du programme ;
- Veille au strict respect du code d’éthique et d’intégrité de la GIZ.
- Attributions
Administration
Le/la titulaire du poste
- Est responsable du fonctionnement administratif global du projet ;
- Est responsable de la réception des courriers et de leur transmission aux destinataires ;
- Appuie la rédaction des courriers, leur signature et l’envoie aux destinataires ;
- Organise les réunions d’équipe du projet selon les orientations de la coordinatrice ;
- Coordonne la préparation administrative et financière des missions du personnel sur le terrain ;
- Veille au classement physique et électronique des documents conformément aux règles de classement de la GIZ ;
- Établit et tient à jour l’inventaire ;
- Dans le cadre des contrôles internes du projet réalisés par le Bureau de la GIZ, prépare la documentation nécessaire et met en œuvre, sous la supervision de la coordonatrice, les recommandations du Bureau de la GIZ.
Contrats Prestataires – Consultants – Subventions locales
Le/la titulaire du poste
- Prépare les demandes de contrats de financement (subventions locales) en collaboration avec l’équipe technique et en concertation avec le bureau de la GIZ le cas échéant ;
- Prépare les demandes de contrat d’achat, de prestation et de consultation en collaboration avec l’équipe technique et en concertation avec le bureau de la GIZ le cas échéant ;
- Réalise le suivi des contrats jusqu’à l’attestation du service rendu ;
- Fournit un soutien approprié à l’équipe technique et aux partenaires pour la production des pièces justificatives et le respect des clauses de contrats ;
- Assure le classement de tous les contrats.
Achat – Logistique
- Gère et procède aux achats au niveau du projet, réalise la mise en concurrence et l’exécution des commandes conformément aux règles de la GIZ et au règlement spécifique du service civil pour la paix, le cas échéant en concertation avec le Bureau de la GIZ ;
- Surveille la disponibilité des accessoires et des stocks, et organise les approvisionnements conformément aux directives ;
- Réceptionne les marchandises et procède aux contrôles nécessaires ;
- Organise le transfert des marchandises vers le lieu de destination ;
- Vérifie les factures de marchandises, les bordereaux de livraison et autres documents (de livraison) ainsi que l’ordre de paiement ;
- Surveille la mise en place et la tenue des carnets de bord pour les véhicules du projet ;
- Organise la logistique des événements en coordination avec l’équipe technique, et avec le Bureau de la GIZ le cas échéant (restauration, hébergement, location de salle, matériel, etc.)
Finances
Le/la titulaire du poste
- Élabore et transmet les demandes de fonds mensuelles du projet, en concertation avec la coordinatrice et l’équipe technique ;
- Assiste la coordinatrice en matière de planification et de suivi du budget annuel et mensuel du projet ;
- Vérifie les décomptes de frais de voyage des collaborateurs/collaboratrices avant présentation pour signature à la coordinatrice ;
- Vérifie toutes les pièces justificatives avant validation par la coordinatrice ;
- Vérifie les clôtures comptables avant soumission à la coordinatrice.
Gestion des Ressources Humaines
Le/la titulaire du poste
- Suit l’évolution du planning des congés et des absences du personnel ;
- Assure également un suivi des dossiers administratifs du personnel en lien avec le Bureau de la GIZ, notamment en matière de formation et d’évaluation.
Autres attributions
Le/la titulaire du poste
- Effectue d’autres activités et tâches ou y participe sur instruction de son supérieur.
Profil requis
- Qualifications, compétences et expérience requises
Qualification
- Diplôme universitaire (Bac+5) dans les domaines de l’Administration la Comptabilité et des Finances ou domaine ou autre diplôme équivalent ;
Expérience professionnelle
- Au moins 3 ans d’expérience professionnelle à un poste similaire ;
- Expériences et connaissances confirmées en administration et en gestion financière ;
- Expérience en gestion logistique d’un projet ;
- Connaissances et expériences en gestion des contrats avec la société civile serait un atout ;
- Une première expérience au sein de la GIZ serait un atout.
Autres connaissances/compétences
- Bonne connaissance pratique du pack office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) et de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication dans le cadre du travail à distance tels que les outils de visioconférence et les systèmes intranet.
- Bonne connaissance pratique des outils numériques de gestion financière tels que SAP ;
- Maîtrise du français et de l’anglais ;
- Bonnes aptitudes relationnelles et pour le travail en équipe ;
- Esprit de dialogue et d’interculturalité ;
- Rigueur et soucis du détail ;
- Etre multitâche et avoir d’excellentes capacités de gestion et d’organisation du travail ;
- Capacité à travailler de façon efficace même sous pression et dans des conditions difficiles.
Date du début de contrat : 01 janvier 2022
Période de contrat : 01 janvier au 31 décembre 2022
Lieu d’affectation : Yaoundé
Classification interne du poste : Bande 4 A, sous la supervision hiérarchique de la Coordonnatrice du projet
Délai de recevabilité des dossiers de candidature : 30 Novembre 2021
Composition et dépôt des candidatures
- Composition (exigée) des dossiers de candidature : Lettre de motivation, CV (2 pages maxi)
- Toutes les candidatures seront uniquement reçues sur notre site carrière, via la plateforme e-recruiting accessible à travers le lien : https://gizkamerun.jobs.net
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
NB : Le recrutement à la GIZ n’est soumis à aucuns frais, ni médiation. Toute information frauduleuse détectée donnera lieu à l’élimination de la candidature du processus de recrutement en cours et de ceux à venir. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés. Les dossiers non retenus seront détruits six mois après la date de publication.