L’Union Africaine recrute un assistant de bureau

Informations sur l’organisation

Rend compte à: Coordinateur de l’Unité de projet pour la CEEAC
Direction:  Environnement durable et économie bleue
Division    Environnement durable
Nombre de rapports directs: 0
Nombre de rapports indirects: 0
Grade du poste: GSA4
Lieu: Douala (Cameroun)

Objectif du poste

La Commission de l’Union africaine (CUA) a obtenu un financement de l’Union européenne pour la mise en œuvre du Cadre mondial pour les services climatologiques (GFCS) dans le cadre du programme intra-ACP pour les services et applications climatologiques (ClimSA). Le programme aborde la question de l’information climatique tout au long de la chaîne d’approvisionnement des services climatologiques, y compris la production et la fourniture de services climatologiques, l’accès à l’information, les plateformes d’interface utilisateur et le renforcement des capacités des principaux acteurs, notamment les Communautés économiques régionales (CER), les Services météorologiques et hydrologiques nationaux (SMHN) des États membres et les Centres climatologiques régionaux (CCR). Il a pour objet de permettre aux États membres de développer des informations et des prévisions climatologiques sur la base de données scientifiques et de les intégrer dans la planification du développement et dans la prise de décision à tous les niveaux, et de mieux gérer les risques liés à la variabilité du climat et à son évolution. En outre, il vise à améliorer les politiques et la prise de décision aux niveaux continental, régional, national, communautaire et individuel.

La CUA est chargée de la coordination continentale globale de la mise en œuvre du programme, qui comprend le développement et l’application des services d’information météorologique et climatologique ; la facilitation du renforcement des capacités pour les CER et les États membres ; la promotion du partage des meilleures pratiques et la coordination de la gestion des connaissances ; l’achat et la fourniture d’équipements pour les États membres et les centres climatologiques régionaux ; l’établissement et l’opérationnalisation du cadre continental de suivi et d’établissement de rapports ; la facilitation de la préparation des rapports et des perspectives sur l’état du climat en Afrique ; la gestion prudente des ressources financières ; et le suivi et l’évaluation. La CUA est également directement en charge de la gestion et de la mise en œuvre du projet dans la région de la CEEAC.

L’Assistant de bureau fournit un soutien actif dans la gestion du Bureau du projet.

Principales fonctions

L’Assistant de bureau est chargé des tâches de bureau de caractère général, des services de secrétariat et du soutien logistique au projet pour une mise en œuvre efficace des tâches planifiées et/ou quotidiennes.

Responsabilités spécifiques

Préparation et gestion des documents
•    Coordonner la réception et l’envoi quotidiens des courriers entrants et sortants du Bureau ;
•    Rédiger des lettres de routine, des notes de service, des courriers, des rapports dactylographiés et les mettre en forme en vue de leur publication ;
•    Tenir à jour les dossiers des correspondances entrantes et sortantes, des divers documents, etc., tant sur support papier que sur support électronique ;
•    Maintenir un système de classement, d’enregistrement et de référence approprié pour tous les courriers et documents entrants et sortants.

Communication
•    Recevoir les appels entrants et effectuer les appels sortants pour le Bureau afin d’assurer le bon déroulement des échanges téléphoniques dans un souci de rapidité et de confidentialité ; Répondre et filtrer les appels téléphoniques et les courriels et en assurer le suivi avec les parties prenantes pertinentes ;
•    Accueillir les invités/visiteurs/membres du personnel au sein du Bureau de projet et leur fournir les informations de base nécessaires ;

Gestion d’événements et logistique
•    Aider à l’organisation de réunions de travail, d’événements, de conférences, et gérer et coordonner la logistique sur place ;
•    Participer aux tâches administratives, y compris le transport, l’organisation des rafraîchissements et de la restauration, liées aux événements officiels, suivant les besoins des superviseurs ;
Tâches administratives et logistiques générales
•    Organiser les déplacements du personnel du projet, assurer le suivi de l’émission des billets et de l’ensemble des déplacements ;
•    Assurer un bon entretien du matériel et signaler toute défaillance à des fins d’entretien et autres actions requises ;
•    Assurer la gestion et le réapprovisionnement des fournitures de bureau ;
•    Fournir un soutien administratif quotidien de routine aux différentes unités fonctionnelles lorsque cela est nécessaire ;

S’acquitter de tout autre tâche/responsabilité qui pourrait lui être confiée.

Formations universitaires et expériences requises

•    Le candidat doit être titulaire d’au moins un diplôme de niveau Bac+2 en secrétariat, gestion de bureau, administration ou dans un autre domaine connexe délivré par un établissement d’enseignement reconnu.
•    Une qualification plus élevée serait un atout.
•    Une bonne connaissance et une utilisation pratique des applications bureautiques (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint) sont obligatoires.
•    La connaissance du système SAP serait un atout.
•    Le candidat doit également avoir au moins 3 ans d’expérience pertinente dans les tâches de bureau ou de secrétariat.
•    Une solide expérience dans l’administration de bureau est obligatoire.

Compétences requises

•    D’excellentes compétences en communication orale et écrite dans l’une des langues de travail de l’UA sont requises, avec une préférence pour les langues parlées au sein de la CEEAC (anglais et français) ; Une capacité à communiquer dans une deuxième langue de travail de l’UA (oralement et par écrit) serait un atout supplémentaire.
•    Compétence rédactionnelle ;
•    Capacité avérée à travailler sous pression tout en ayant le souci du détail ;
•    Capacité à organiser et à présenter des données de manière compréhensible et utile ;
•    Excellentes aptitudes en matière de relations interpersonnelles, d’organisation et de gestion du temps ;
•    Être disposé à offrir ses services au-delà des heures de travail, le cas échéant ;
•    Faire preuve de proactivité, de flexibilité et d’adaptation ;
•    Excellente maîtrise de MS-Office (MS-Word, MS-Excel, MS-PowerPoint) ; Une connaissance pratique de l’utilisation du système SAP serait un avantage.
•    Excellentes aptitudes à la résolution de problèmes ;

Compétences en leadership

Compétences de base

Compétences fonctionnelles