Avis de recrutement : International Rescue Committee recrute un  Agent d’entrepôt et d’actifs (h/f), Buea, Cameroun

Description de l’emploi

L’International Rescue Committee répond aux pires crises humanitaires du monde et aide les gens à survivre et à reconstruire leur vie. L’ONG humanitaire IRC recrute un Agent d’entrepôt et d’actifs. Fondé en 1933 à la demande d’Albert Einstein, l’IRC offre des soins vitaux et une assistance qui change la vie des réfugiés contraints de fuir la guerre ou une catastrophe. À l’œuvre aujourd’hui dans plus de 40 pays et dans 22 villes américaines, l’IRC redonne sécurité, dignité et espoir à des millions de personnes déracinées par un conflit ou une catastrophe. IRC ouvre la voie du mal au foyer.

Descriptif du poste

Résumé

Sous la supervision directe du gestionnaire de la chaîne d’approvisionnement, l’agent des entrepôts et des actifs est responsable de la gestion des actifs et des stocks, assurant la bonne mise en œuvre des activités d’approvisionnement à la base.

L’agent d’entrepôt et d’actifs sera responsable de :

1) Réception des commandes et du travail.

• Il constitue la réception des documents conformément aux procédures et mécanismes de l’organisation mis en place sur la base.
• Il/Elle valide la qualité des marchandises auprès des demandeurs dans le cadre des livraisons en référence à l’échantillon donné par le fournisseur et validé par le demandeur et assure la livraison conjointe des commandes avec l’Assistant Approvisionnement.
• Il vérifie les dates de péremption des produits périssables comme les médicaments, les denrées alimentaires, etc. auprès des clients lors des livraisons.
• Il s’assure que les marchandises livrées répondent aux normes de qualité et respectent les normes éthiques des achats IRC.
• Il vérifie la conformité des documents fournis par les fournisseurs : pro forma, facture, documents de livraison.
• Il vérifie et s’assure de la conformité des dossiers et les transmet à la Procure pour l’élaboration de la demande de paiement (PRF)
• Si la réception se fait au bureau, il participera à la réception des marchandises avec les demandeurs.
• Si l’accueil est prévu sur le terrain, il prendra les dispositions nécessaires pour le faire conjointement avec les équipes du programme, c’est-à-dire transmettre au Responsable du Programme le bon de commande et éventuellement la lettre de voiture.
• Il s’assure que les fournisseurs respectent les délais et lieux de livraison convenus au moment des commandes.
• Il/Elle assure le bon archivage physique et électronique de tous les documents de commande, de livraison/réception depuis la base.
• Il/Elle participe à la préparation des audits dans son domaine d’expertise.
• Il/Elle assure la relation avec les fournisseurs et prestataires et peut être amené à gérer des litiges avec eux en collaboration avec sa hiérarchie.
• Lors de travaux d’entretien ou de réhabilitations diverses, il prépare le certificat d’achèvement (COC) en collaboration avec l’Assistant Transport.

Gestion des stocks dans Integra

• Comparez les inventaires extraits d’Integra avec le stock physique.
• Créer un journal d’inventaire – Inventaire annuel
• Effectuer un inventaire physique et enregistrer les résultats de l’inventaire
• Saisir les résultats du comptage
• Créer un journal d’inventaire de fin de subvention
• Créer un journal d’inventaire – 20% de l’inventaire
• Afficher les stocks disponibles
• Créer un journal d’ajustement des stocks
• Répartir l’ajustement du journal de stock
• Annuler la réservation de la quantité de produits du projet
• Joindre un document à un journal d’ajustement des stocks
• Saisir le reçu du produit
• Recevez les articles CIK stockés dans l’inventaire
• Expédier les produits en émettant un bon de livraison

Transferts et retours de stocks.

Transfert de stock

• Créez un ordre de transfert pour transférer un produit entre deux ou plusieurs fournisseurs.
• Réception d’un produit sur ordre de transfert
• Transférer le stock d’un emplacement à un autre (dans le même entrepôt IRC)
• Transférer du stock entre deux projets.

Retours de produits

• Envoyez les articles à retourner au fournisseur.
• Renvoyez les articles du bénéficiaire à l’entrepôt IRC.

2) Responsable de la gestion des actifs de la base.

• Réaliser des inventaires tournants tous les 02 mois et annuellement selon les procédures IRC et les dispositions définies sur la base.
• Veiller à ce que tous les documents de gestion des actifs/propriétés soient mis à jour et partagés mensuellement avec la direction.
• Mettre en œuvre la documentation conformément aux principes de gestion des actifs/propriétés ;
• Assurer le suivi et le transfert des actifs et des biens.
• Assurer le marquage et l’enregistrement (Target) des actifs et biens de la base.
• Assurer le déclassement, la cession, le don ou le transfert des actifs selon les procédures.
• Gestion des actifs dans Integra
• Enregistrement des immobilisations
• Mettez à jour le registre des immobilisations avec les informations requises.
• Créer et acquérir un actif CIK (non amortissable)

• Créez un registre d’actifs pour un élément CIK.

3) Contribuer à la gestion des stocks de la base.

• Superviser le travail au sein des entrepôts/magasins.
• Assurer la propreté des entrepôts/magasins.
• Assurer le classement standard des articles et placer les cartes de bac.
• Assurez-vous que le système de classement et de documentation est à jour.
• S’assurer que tous les articles sortants sont traités selon les procédures de rotation (FIFO/FEFO);
• Tenir à jour le registre de l’entrepôt.
• S’assurer que la réception et l’expédition des marchandises se font conformément à la procédure en place.
• Participer à tous les inventaires ou contrôles de stocks.
• Signaler au Supply Chain Manager toute déficience dans les entrepôts.
• Faire des propositions pour améliorer le classement, l’archivage ou toute autre activité jugée pertinente.

4) Tâches spécifiques

• Mise à jour quotidienne de toutes les activités au sein des entrepôts.
• Signaler les difficultés et proposer des solutions ;
• Assurer une communication régulière avec le responsable des achats et le personnel demandeur.
• Soyez attentif aux différentes demandes.
• Soyez pragmatique dans ses réactions.
• Entretenir de bonnes relations et collaboration avec les collègues des autres départements.

5) Rapports

• Soumettez mensuellement des rapports internes liés aux stocks et aux actifs au Supply Chain Manager;
• Assurer la collecte de données de qualité liées aux activités d’inventaire et de gestion des actifs !
• Assurer une communication régulière avec le responsable des achats pour intégrer les priorités dans la mise en œuvre des activités de soutien et du programme.
• Effectuer toute autre tâche demandée par son superviseur.

Engagement en général

• Engagement à se conformer aux politiques de déclaration obligatoires.
• Engagement à garantir que ces politiques sont pleinement mises en œuvre dans leur environnement de travail.
• Être disponible pour effectuer toute autre tâche jugée utile par son supérieur direct ou par l’IRC.

Livrables

• Rapport mensuel relatif au stock et à l’actif;
• Rapport d’inventaire cyclique tous les deux mois;
• Rapport trimestriel d’inventaire physique des actifs et des stocks;
• Rapport de clôture de chaque attribution d’actions et d’actifs;
• Rapport d’inventaire physique de fin d’exercice.

Profil

• Formation et expérience;
• Licence en gestion logistique, gestion d’entreprise, sciences sociales ou domaine connexe, ou expérience équivalente avec au moins 3 ans d’expérience dans des ONG internationales et des organisations privées.

Exigences du poste :

• Capacité à rédiger des rapports narratifs et analytiques sous forme de feuilles de calcul ;
• Des compétences informatiques avérées dans MS-Word, MS-Excel avancé, MS-Access et d’autres programmes connexes sont requises.
• Capacité à planifier, prioriser, coordonner et effectuer plusieurs tâches à la fois ;
• Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais ;
• Solides compétences organisationnelles, interpersonnelles et de communication ;
• Capacité à travailler avec une équipe multiculturelle;
• Capacité à travailler en équipe, en priorisant des volumes de travail élevés tout en respectant des délais serrés.
• Capacité à synthétiser des informations.

Composition du dossier de candidature

• Une mise à jour;
• Lettre de motivation;
• Certificats de travail antérieurs;
• Diplômes;
• CNI.

Les candidats peuvent postuler en ligne ou déposer leur candidature dans une enveloppe fermée en précisant le poste au bureau de l’IRC à Bokwango Road, à 100 m de l’église John Chi-Buea, Kumba ou Mamfe.

NB : La date limite de recevabilité des dossiers est le 7 janvier 2024 à 17h.

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