Avis de recrutement : Medical Teams International recrute un(e) Chargé(e) de logistique en Colombie.
Principales Responsabilidades
Gestión de Compras:
- Responsable del correcto diligenciamiento de: Solicitudes de compra, Análisis de cotizaciones, Órdenes de Compra, Notas de Bienes Recibidos y Documentos de Pago, establecidos en el FOM 13 y los SOP de compras en Colombia.
- Responsable de la recolección y elaboración de cotizaciones e investigación de nuevos proveedores de bienes y servicios, y trabajar con el Gerente de Operaciones y Soporte y Gerentes de Programas, analizando cotizaciones y haciendo recomendaciones en un proceso de licitación competitivo
- Es el responsable del manejo de la caja menor de la locación y dar cumplimientos a las políticas de su manejo.
- Trabajar para crear, mantener y hacer crecer proactivamente las bases de datos de proveedores y contratos, anticipándose a las necesidades comerciales nuevas y emergentes. Mantener las relaciones con los proveedores y gestionar el desempeño de los proveedores en los contratos clave
- Trabajar con el Gerente de Operaciones, para recibir y analizar los cuestionarios de proveedores, identificando y escalando cualquier área de riesgo crítico para el negocio.
- Responsable de preparar y mantener los documentos de compra y archivarlos con un alto nivel que sea suficiente para cualquier requisito de auditoría futuro o consultas posteriores, especialmente ProPacks y documentos de seguimiento de compras.
- Trabajar con el Gerente de Programa y Coordinadores del Programa de Salud para crear y mantener un plan de compras actualizado y preciso para planeación, informes y auditorías.
- Trabajar con las partes interesadas internas y externas para determinar las necesidades de adquisiciones, la calidad y especificaciones y los requisitos de entrega, e impulsar mejores prácticas de valor por dinero e integridad en adquisiciones.
- Apoyar al Gerente de Programas con la planificación de adquisiciones, seguimiento (plan de compras) y otros proyectos asignados con la orientación técnica del Gerente de Operaciones y Soporte.
- Gestionar el desarrollo, implementación y seguimiento de acuerdos marco con proveedores específicos.
- Apoyar a los colegas para que comprendan y cumplan con el FOM y los SOP relacionados con los planes de compra.
Gestión de Inventarios:
- Responsable de la gestión de existencias y almacenes en la locación.
- Responsable de la correcta gestión de formatos establecidos en el FOM14
- Responsable del envío mensual de informe de stock al gerente de operaciones y soporte y al Gerente de Programa.
- Contribuir a la solicitud mensual del presupuesto requerido para el área logística.
- Responsable del seguimiento de los equipos y activos en la locación.
- Mantener actualizada la información correspondiente en bases de datos de inventarios y documentos
- Administrar los proveedores y procesos de transporte para la oficina, lo que incluye garantizar el cumplimiento de la política de transporte y todos los protocolos de seguridad.
- Responsable de que todos los activos estén etiquetados, almacenados y rastreados utilizando plantillas establecidas para la gestión de activos.
Logística y seguridad del instalaciones:
- Revisar periódicamente las fechas de vencimiento de elementos como el botiquín, el extintor, así como revisar si los detectores de humo y CO2 están en funcionamiento.
- Comprobar que el sistema de seguridad de la oficina (alarma, Cámara, etc.) está funcionando.
- Atender las necesidades de las instalaciones en la ubicación, desarrollar y mantener relaciones de trabajo constructivas y cooperativas con todos los colegas de Medical Teams International.
- Trabajar con el Gerente de Operaciones, para establecer y monitorear los términos y condiciones de los contratos que vaya a suscribir Medical Teams en la oficina regional. Comprobar que el checklist de seguridad se complemente para cada visita a terreno
- Compartir con el coordinador de seguridad, alertas, situaciones, o eventualidades que puedan comprometer las actividades de MTI
- Realizar el checklist de seguridad para los vehículos que movilizan staff de MTI
- Responsable de la correcta identificación con logos de la organización, a los vehículos que nos presten su servicio para las actividades.
Cupones:
- Apoyo en el estudio de mercado de productos para cupones, para poder establecer el valor de los insumos en cada ciudad.
- Apoyar el proceso de selección de proveedores más adecuados para MTI, pasando por la caracterización, identificación y evaluación de los mismos en las zonas requeridas de cada ciudad.
- Apoyar los procesos de Contratación con proveedores para cupones, incluyendo la recolección de documentos, generación de contratos, otrosí y generación de seguimiento contractual con los proveedores seleccionados.
Otras obligaciones:
- Cumplir y mantener el conocimiento de las reglas, la legislación, los reglamentos, los estándares y las mejores prácticas aplicables, incluidos los requisitos de financiación de los donantes institucionales.
- Responder a consultas y solicitudes de asesoramiento de rutina de manera oportuna y coherente.
- Apoyar la protección de los participantes del programa y los empleados mediante la promoción de un entorno de conciencia y el cumplimiento de las disposiciones del código de conducta de las políticas de protección de Medical Teams contra la explotación y el abuso sexual, protección de niños y adultos vulnerables y políticas laborales libres de acoso. Apoyarse del equipo de voluntarios de cada locación siempre que sea posible.
- Deberes adicionales asignados por el Gerente de Programa y / o el Gerente de soporte de operaciones.
Educación
- Profesional en administración de empresas, ingeniería Industrial y/o Tecnólogo en logística, cadena de suministros, Administración de negocios u otras carreras afines.
Experiencia
- Mínimo 2 años de experiencia trabajando en logística, preferiblemente con una ONG o una organización sin fines de lucro relacionada con la salud;
- La experiencia de trabajar con donantes institucionales (ONU, USAID, etc.) es una ventaja adicional;
- Experiencia en gestión de proveedores, acuerdos marco y procesos de compras.
Esta posición tendrá como base de trabajo la ciudad de Bucaramanga , se recibirán todos los aplicantes que sean colombianos o extranjeros, que cuenten con los permisos de trabajo requeridos de acuerdo con la legislación laboral colombiana.
Los interesados pueden enviar su postulación (CV Y Carta de presentación indispensable) vía correo electrónico utilizando la siguiente dirección , [email protected] hasta del día 14 de abril de 2023 durante todo el dia, es indispensable indicar en el asunto el cargo al que aplica, la ciudad y la fuente en donde usted encontró la oferta.