Le/la Coordinateur/trice technique est placé.e localement sous la responsabilité administrative du/ de la Responsable de la cellule projet « offre de soins » au sein du Ministère de la Santé comorien auprès de qui il assurera une fonction de conseiller en matière de planification et de suivi technique du projet. Il/elle travaille en lien fonctionnel avec les services clés du Ministère de la Santé (Direction Générale de la Santé (DGS), Direction des Etablissements de Soins Publics et Privés (DESPP)) et de l’Ecole de Médecine et de Santé Publique (EMSP).

Il/elle est responsable de la mise en œuvre du dispositif d’assistance technique (AT) d’EF en appui au projet « offre de soins » du Ministère de la Santé comorien.

Il/elle participe au recrutement des experts EF.

Il/elle coordonne les différentes expertises du dispositif d’AMO (assistance à maîtrise d’ouvrage) et est responsable de l’accompagnement transversal prévu au niveau des différentes directions du Ministère et des bénéficiaires du projet (hôpitaux, EMSP).

Il/elle est en charge de la stratégie globale du dispositif d’AT et coordonne la planification et le phasage des interventions, le pilotage et la mise en œuvre de l’AMO confiée à Expertise France, selon les critères de qualité, de durée et de coûts fixés contractuellement avec le bailleur.

Il/elle est le garant de l’atteinte des objectifs contractuels fixés entre la partie comorienne et Expertise France.

Il/elle devra s’assurer que toutes les assistances techniques nécessaires à la bonne exécution du projet soient mises en œuvre dans le respect du calendrier établi.

Vis-à-vis d’Expertise France, il/elle est placé sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable de pôle au siège. Il/elle travaille en lien fonctionnel avec la Cellule d’Appui Mutualisée Comores ainsi qu’un.e Chargé.e de projets et un.e Assistant.e de projets au siège. Il/elle pourra également être en lien avec les services transverses d’Expertise France selon les besoins (affaires juridiques, affaires financières, communication, suivi-évaluation, etc.). Il/Elle est aussi en lien régulier, avec le/la Directeur/trice et le/la Chargé.e de mission Santé et Protection sociale de l’agence de l’AFD à Moroni.

Il/elle travaille en étroite coordination avec les autorités comoriennes et l’AFD.

Il/elle est responsable de la représentation en lien avec le projet auprès de l’Ambassade de France, des opérateurs du projet (sous-directions du Ministère de la Santé, hôpitaux, EMSP) et des autres partenaires techniques et financiers actifs dans le secteur de la santé aux Comores et dans la sous-région.

Les principales missions confiées au/à la Coordinatreur.trice du dispositif d’AT sont les suivantes :

Gestion opérationnelle et stratégique du dispositif d’AT et suivi de projet

• En lien avec la Direction Générale de la Santé comorienne et l’Unité de gestion de projet, il/elle participe à la définition des orientations stratégiques et opérationnelles du dispositif d’AT, en concertation avec l’ensemble des parties prenantes, dans le respect du cadre contractuel défini ;
• Il/elle assure l’articulation du projet « offre de soins » avec les politiques, programmes et projets en cours ou à venir aux Comores, dans la région et, plus spécifiquement, avec le projet de renforcement de la coopération régionale ;
• Il/elle participe à la définition des fiches de postes des autres experts du dispositif d’AT EF et à leur sélection ;
• Il/elle impulse et anime le travail au sein de l’équipe d’AMO basé à Moroni afin d’assurer la bonne déclinaison opérationnelle des orientations stratégiques du projet ;
• Il/elle supervise et coordonne la mise en œuvre des activités, en étroite collaboration avec les parties-prenantes (autorités comoriennes, AFD, Ambassade de France, hôpitaux, EMSP, opérateurs techniques du projet coopération régionale) ;
• Il/elle participe et accompagne les opérateurs dans le cadrage et le pilotage des missions d’expertise court terme perlée (appui à la rédaction des Termes de référence, rapports de missions, etc.) ;
• Il/elle assure un contrôle qualité des livrables produits dans le cadre du dispositif d’AT. Il/elle transmettra après input les rapports de chaque assistant technique au responsable de l’Unité de gestion et sera en charge de réaliser un rapport de synthèse de l’assistance technique : finalisation des TDR pour avis de non objection, analyse des CV proposés, préparation des missions…;
• Il/elle coordonne l’organisation et l’accueil des missions internes ou externes en lien avec le projet (missions siège, missions d’expertise court-terme, etc.) ;
• Il/elle propose pour validation à la cellule projet la mise en œuvre d’activités en lien avec l’appui technique fourni par le dispositif (ateliers de formation notamment pris en charge directement par la cellule projet).

Appui à la Direction Générale de la Santé

• Il/elle apporte un appui à la réalisation des activités de la composante 3 de renforcement du leadership de la Direction Générale de la Santé.
• Il/elle appuie le suivi/évaluation de la mise en œuvre des Conventions d’Engagement Réciproques (CER) avec les hôpitaux.
• Il/elle appuie l’élaboration et la mise en œuvre de la formation des cadres de district de santé en management du district sanitaire à l’EMSP sur la composante gouvernance.
• Il/elle assure l’intégration de la dimension genre dans les actions mises en œuvre par le dispositif d’AT.

Relations institutionnelles et partenariales, gouvernance

• Il/elle veille à la bonne représentation et à la tenue d’échanges réguliers avec l’ensemble des parties prenantes du Ministère de la santé comorien à toutes les étapes du cycle de projet : la Direction générale de la Santé et les directions techniques, l’unité de gestion du projet, les opérateurs comoriens ;
• Il/elle assure le lien avec le siège EF, l’Agence AFD, l’Ambassade de France aux Comores, les acteurs de la coopération internationale en matière de santé en lien avec le/la Chef.fe du projet de coopération régionale ;
• Il/elle assure la bonne conduite des relations institutionnelles avec les partenaires et acteurs nationaux et locaux. A cet effet, il/elle entretient des relations quotidiennes avec les autorités comoriennes et veille à assurer un suivi transparent et fluide des activités mises en œuvre ;
• Il/elle doit participer à assurer la connaissance et l’appropriation par les différentes parties prenantes (Ministères, institutions et acteurs locaux, partenaires de mise en œuvre, Ambassade, AFD, organisations de la société civile, etc.) des actions de renforcement de capacités mises en œuvre par le dispositif d’AT. Pour cela, il/elle veille à une bonne circulation de l’information et intègre de manière pertinente chaque acteur, en fonction de leur rôle respectif, et organise des réunions de concertation ou de décision aux différentes étapes de la mise en œuvre ;
• Il/elle est garant de la bonne gouvernance du projet, organise et anime les divers réunions de coordination, d’échange et de concertation avec l’ensemble des parties-prenantes (comités de pilotage, comités techniques) ;
• Il/elle développe et entretient un réseau de partenaires et d’experts (nationaux, régionaux et internationaux) ;
• Il/elle entretient des relations étroites avec le siège d’Expertise France (EF) et veille à faire remonter les informations de manière régulière. Il/elle associe le/la Chargé.e de projet au siège, participe aux réunions d’équipe ou de travail pertinentes ;
• Il/elle s’assure de la complémentarité du projet avec le projet de coopération régionale, les autres initiatives locales et nationales dans le secteur de la santé (notamment les autres projets santé du PDFC) et développe des synergies.

Gestion administrative et financière :

En étroite collaboration avec la Cellule d’Appui Mutualisée (CAM) :

• Il/elle s’assure que la planification budgétaire du dispositif d’AT est cohérente avec la planification opérationnelle ;
• Il/elle consolide le suivi budgétaire du projet, en lien avec la coordination des fonctions support ;
• Il/elle fait un état des lieux régulier des engagements, décaissements et prévisions budgétaires ;
• Il/elle s’assure que les éléments nécessaires au bon suivi des projets sont mis à jour dans les temps (prévisionnel des dépenses, prévisionnel des achats, tableau de passation de marché, calendrier du monitoring audit / reporting bailleur) ;
• Il/elle s’assure que le/la Responsable administratif financier (RAF) a les éléments nécessaires au reporting interne d’Expertise France (suivi financier, prévisions et clôtures budgétaires) et au reporting financier externe à destination du bailleur ;
• Il/elle valide le suivi financier mensuel et les rapports financiers avant l’envoi au siège pour contrôle ;
• Il/elle contribue au respect des procédures imposées par le bailleur et Expertise France (règles d’éligibilité des dépenses, passations de marchés, reporting de la cellule projet) ;
• Il/elle est responsable de la production des rapports semestriels d’activité pour la facturation bailleur, il/elle valide l’élaboration de ces rapports avant l’envoi au siège pour contrôle.

Suivi-évaluation-capitalisation

En lien avec l’équipe chargée du suivi-évaluation au sein de la cellule projet du MS, du/de la Chargé.e de suivi-évaluation EF à Moroni et avec l’appui des personnes dédiées au siège d’Expertise France :

• Il/elle appuie la mise en place, au démarrage du projet, du dispositif de suivi et évaluation du dispositif d’AT ;
• Il/elle appuie le suivi des indicateurs (quantitatifs et qualitatifs) du dispositif d’AT par la cellule projet ;
• Il/elle contribue à la relecture des rapports d’activités produits par la cellule projet du MS à destination du bailleur de fonds (narratifs et financiers), selon les échéances et les modalités contractuelles ;
• Il/elle coordonne et consolide l’élaboration des divers rapports en lien avec les activités du dispositif d’AT (CR d’ateliers, de rencontres, formations, missions, etc.)
• Il/elle coordonne l’élaboration des rapports mensuels internes du dispositif d’AT ;
• Il/elle participe à l’intégration des éléments de valorisation et de visibilité du dispositif d’AT dans l’élaboration et la mise en œuvre du plan de communication par la cellule projet.

Management d’équipe et gestion RH

• Il/elle participe au recrutement des autres experts du dispositif d’AT (experts long terme et court terme) ;
• Il/elle organise les réunions de coordination avec le Ministère de la Santé ;
• Il/elle travaille en lien avec les autres Chef.fes de projets Expertise France aux Comores et la coordination des fonctions support ;
• Il/elle participe au suivi et à l’évaluation des membres de l’équipe d’experts impliqués dans le projet ;
• Il/elle met tout en œuvre pour encourager et ancrer des relations de travail en équipe et assurer une circulation de l’information entre les membres la plus fluide possible. Pour cela, il/elle organise, entre autre, des réunions d’équipe hebdomadaire et en rédige les comptes rendus/relevées de décisions ;
• Il/elle contribue au management de la sécurité (des biens et des personnes), en lien avec la coordination des fonctions support, le point focal Sécurité et avec l’appui de la direction Sûreté du siège.

Veille et développement

• Il/elle identifie et fait remonter les besoins prioritaires et les demandes d’appui du Ministère, en lien avec l’équipe projet ;
• Il/elle contribue à l’élaboration de la stratégie santé d’Expertise France en Union des Comores ;
• Il/elle est responsable de la veille, de l’identification de partenaires potentiels et d’opportunités de développement en lien avec le projet (élabore des notes de projet le cas échéant).