Consultance : Médecins du Monde recrute un Coordinateur administratif pour la Côte d’Ivoire.
DESCRIPTION DU POSTE
Sous la supervision de la coordinatrice générale, vous piloterez la gestion financière, administrative ainsi que le ressources humaines de la mission de Médecins du Monde en République de Côte d’Ivoire.
Vous supervisez directement le responsable administratif et le responsable des ressources humaines afin d’être le le garant de la maîtrise des flux financiers, de la bonne appropriation des équipes des procédures administratives, ainsi que le respect des engagements contractuels .
Plus précisément, vos missions sont les suivantes :
Gestion comptable, budgétaire, financière et administrative de la mission
- Assurer l’encadrement, le contrôle et la consolidation comptable de la mission
- Vérifier, clôturer et transmettre la comptabilité mission
- Définir, suivre et contrôler la gestion de trésorerie de la mission
- Elaborer, vérifier et contrôler la cohérence des demandes d’approvisionnement en trésorerie
- Assurer l’élaboration des budgets et des révisés budgétaires et des suivis
- Elaborer le plan de trésorerie annuelle de la mission
- Mettre à jour les tableaux d’affectation et le suivi des budgets bailleurs
- Mettre à jour les prévisionnels avec les budgets holders et assurer les réallocations budgétaires dans le respect des règles bailleurs
- Apporter un appui technique aux opérationnels et budget holders sur la gestion financière
- Alerter les opérationnels et responsables hiérarchiques des écarts de consommation et risques financiers
- Produire et mettre à jour les plans de financements
- Participer à la rédaction des parties financières des demandes de financement et des rapports bailleurs intermédiaires et finaux
- Superviser l’archivage des pièces comptables selon les règles comptables établies
Ressources humaines
- Adapter la politique RH à la stratégie mission
- Réviser selon les besoins les procédures RH de la mission
- S’assurer de la mise en œuvre conforme des procédures RH de la mission et contrôler leur bonne application
- Participer à la rédaction de la partie RH des propositions de projets
- Garantir la diffusion de la politique PSEA de MdM au sein de la mission et appuyer la coordinatrice générale dans la mise en œuvre de la politique et de son respect
- S’assurer de la mise en place de processus transparents en matière de recrutement
- Vérifier que les descriptions de poste sont de qualité et conformes et valider les ouvertures de poste
- S’assurer que les règles de recrutement/sélection sont diffusées et connues par toutes les équipes
- Superviser la gestion administrative du personnel et de la paie : suivi et élaboration des contrats, de la mise en place et archivage des dossiers du personnel
- Gérer les procédures disciplinaires en lien avec les managers
Gestion administrative
- Assurer une veille fiscale et légale de la mission vis-à-vis des institutions du pays et veiller au respect des législations en vigueur dans toutes les actions du programme,
- Assurer le suivi des procédures d’enregistrement de la mission auprès des autorités concernées et des différents services de l’Etat
Management
- Piloter et animer l’équipe administrative
- Planifier, suivre les activités et mettre en œuvre des actions correctrices si nécessaire
Appui à la coordination générale
- Participer aux réunions inter-admin avec les autres ONG
- Participer avec l’équipe de coordination pays à la réflexion sur l’évolution de la mission et la programmation de nouveaux projets et/ou réorientation.
PROFIL RECHERCHE
Formation supérieure bac+3 en gestion ou comptabilité et RH
Expérience de 4 ans minimum (dont 1 an dans le domaine de la solidarité internationale sur un poste similaire)
Expérience dans un contexte d’urgence souhaitable
Expérience en ouverture de base est un plus
Bonnes capacités organisationnelles et de gestion des priorités
Autonomie, rigueur et flexibilité
Excellentes capacités d’analyse et synthèse
Réactivité, anticipation et capacité à prendre des initiatives
Bon relationnel
Esprit d’équipe
Capacité à travailler dans un environnement contraignant
Connaissances des règles relatives aux principaux bailleurs
Très bonne maîtrise de Word, Excel et SAGA
Langues : Français courant à l’oral et à l’écrit indispensable
Vous adhérez aux valeurs et au positionnement militant de Médecins du Monde.
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Date limite : 23 Juillet 2023