LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement, promouvant la croissance économique et le progrès social sur le continent. Il y a quatre-vingt-un États membres, dont cinquante-quatre en Afrique (Pays Membres Régionaux). Le programme de développement de la Banque consiste à fournir un soutien financier et technique à des projets transformateurs qui réduiront considérablement la pauvreté en Afrique grâce à une croissance économique inclusive et durable. Afin de cibler les objectifs de la Stratégie décennale (2024-2033) et d’assurer un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (High 5), qui accéléreront
tous notre mise en œuvre pour l’Afrique, ont été identifiés pour être mis à l’échelle, à savoir ; l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

Poste : Coordonnatrice en chef du programme et du contrôle de la qualité du conseil d’administration

LE COMPLEXE :

Le président planifie, supervise et gère les activités du Groupe de la Banque. Sous la direction des Conseils d’administration, le Président dirige les activités de la Banque et du Fonds africain de développement et gère les opérations et les activités conformément aux accords portant création de la Banque africaine de développement et du Fonds africain de développement. Le président supervise plusieurs départements et unités, notamment le bureau du président ; Département indépendant de l’évaluation du développement ; Département de l’intégrité et de la lutte contre la corruption ; Unité de l’examen de la conformité et de la médiation ; Secrétariat de la Commission d’appel des sanctions ; Tribunal administratif ; Bureau du vérificateur général ; Direction de la gestion des risques du groupe ; le département des avocats généraux et des services juridiques ; Direction de la Communication et des Relations Extérieures ; Bureau de l’intégrité et de la déontologie du personnel et Bureau du Secrétaire général et du Secrétariat général.

LE DÉPARTEMENT/DIVISION D’EMBAUCHE :

Le rôle du Bureau du Secrétaire général et du Secrétariat général (PSEG) de la Banque est de faciliter la réalisation des objectifs de la Stratégie décennale de la Banque, des High 5 et du Modèle de développement et de prestation de services (DBDM) en améliorant le processus de prise de décision des organes de gouvernance et en forgeant de meilleures relations de travail avec les actionnaires et les pays hôtes de la Banque. Le Groupe des gouverneurs et des conseils d’administration assure le secrétariat des conseils d’administration et comprend : i) le Cabinet du Secrétaire général (PSEG.0) qui a la responsabilité supplémentaire de gérer la Section de la gestion des documents et des archives ainsi que la Section des conférences et des réunions ; ii) une Division des affaires et des procédures de la Commission (PSEG.1) ; et iii) une Division du protocole, des privilèges et des immunités (PSEG.2).

Les principales fonctions de la Division des affaires et des procédures du Comité mixte (PSEG.1) sont les suivantes : i) Établir les programmes de travail, l’ordre du jour et le calendrier des réunions des comités et des comités ; ii) Organiser les réunions des conseils et de leurs comités, ainsi que leur fournir des services de secrétariat ; iii) Fournir des services de secrétariat aux Conseils des gouverneurs et à leurs organes subsidiaires et gérer les relations entre ces conseils et la Direction générale ; iv) Suivre l’application des décisions des conseils par les unités administratives concernées ; (v) Fournir des services administratifs et d’appui aux dirigeants élus et fournir un soutien au recrutement pour leurs bureaux ; et (vi) préserver et sauvegarder la mémoire institutionnelle de la Banque.

LE POSTE :

L’objectif principal du Coordonnateur en chef des programmes et du contrôle de la qualité du Conseil est de servir de chef de la Section de la programmation, de la coordination et du contrôle de la qualité du Conseil et est chargé de superviser le travail de la section dans les domaines suivants :

1. coordonner l’élaboration et la mise en œuvre du programme de travail des Conseils et de leurs organes subsidiaires ;
2. suivi des décisions et recommandations des Conseils et de leurs organes subsidiaires ;
3. préparer, distribuer et gérer la documentation des conseils.

FONCTIONS CLÉS :

Sous la supervision et la direction du Chef de la Division des affaires et des procédures du Conseil (PSEG.1), le Coordonnateur en chef du programme et du contrôle de la qualité du Conseil :

1. Aider à la préparation du programme de travail semestriel des Conseils d’administration et de leurs organes subsidiaires et développer cet outil de planification pour qu’il soit cohérent avec les stratégies et les priorités de la Banque ainsi qu’avec les moyens (temps et ressources).

• Examiner les travaux semestriels des Conseils et de leurs organes subsidiaires par rapport au programme prévu et en tirer des enseignements pour le programme de travail à établir ;
• Prendre contact avec toutes les unités organisationnelles de la Banque, au moins deux mois avant le début du semestre concerné, et leur demander, au moyen d’une note, de soumettre au Secrétaire général leur programme de travail pour le semestre suivant ;
• Recueillir toutes les informations recueillies et établir le programme de travail des conseils et de leurs organes subsidiaires, en séparant les informations et les documents de travail, en indiquant l’état d’avancement des préparatifs, la période de collecte d’informations probable et l’unité administrative concernée ;
• Analyser, de manière synthétique et qualitative, le programme semestriel soumis, en indiquant les axes stratégiques et les orientations pour chaque secteur (opérations, finances, aspects administratifs et institutionnels), ainsi que les contraintes éventuelles et les résultats attendus ;
• Analyser quantitativement le volume de travail des conseils et de leurs organes subsidiaires et indiquer le nombre et le type de documents à soumettre (montant du prêt, ventilation par secteur, par guichet) ;
• Organiser une réunion de consultation avec les unités administratives et soumettre le projet de programme de travail ;
• Finaliser le programme de travail et le soumettre aux conseils d’administration pour approbation.

2. Coordonner et suivre la mise en œuvre du programme de travail des conseils et de leurs organes subsidiaires.

• Établir, sur la base du programme de travail semestriel, un programme glissant bimestriel et le mettre à jour périodiquement, en consultation avec les unités administratives ;
• Établir des rapports mensuels sur la mise en œuvre du programme de travail semestriel et les diffuser à toutes les unités administratives ;
• Suivi des décisions et recommandations du conseil d’administration ;
• Fournir aux unités administratives et à la direction de la Banque tout conseil ou information concernant le programme de travail ;
• Fournir des informations régulières au président du conseil d’administration sur les progrès du programme de prêt.

3. Fournir un appui administratif pour l’élaboration et la mise en œuvre du programme de travail et pour tous les autres travaux des Conseils.

• Assister aux réunions des conseils et des organes subsidiaires, sur demande ;
• Maintenir un tableau de bord quotidien pour le suivi et la transmission des documents aux conseils d’administration ;
• Surveiller la livraison des documents dans les délais et s’assurer de leur qualité ;
• Superviser la préparation des ordres du jour et leur distribution en temps opportun ;
• Superviser et suivre la distribution en temps opportun de tous les documents du conseil d’administration ;
• Aider à la préparation du mémoire du Secrétaire général à l’intention du Président sur les résultats des consultations avec les directeurs sur les points de l’ordre du jour ;
• Examiner et réviser les résumés des délibérations préparés par les ministères ;
• Examiner les résumés des décisions préparés par le personnel ;
• Établir, si nécessaire, des notes d’information (ou des rapports éclairs) à l’intention du Président après les réunions informelles ;
• Assister les présidents des comités et leur fournir toute information requise.

4. Analyser les documents de politiques et de programmes et les rapports techniques soumis aux conseils et s’assurer qu’ils sont conformes aux lignes directrices, aux politiques et aux règles pertinentes.

Il s’agit notamment des opérations à approuver et de la stratégie d’intervention définie dans les documents de stratégie pays (DSP) ; Allocation des ressources du FAD aux pays, secteurs, arriérés ; Examens des performances des pays ; Recommandations contenues dans les documents et compatibilité avec les règles et directives arrêtées par les Conseils ; utilisation des soldes impayés ; prêts supplémentaires) ; Autres aspects qui peuvent être portés à l’attention de la Direction (recommandation des DSP avec la politique générale de la Banque ou la situation des pays).

5. Aider à d’autres tâches multiples, y compris l’évaluation du rendement du personnel, la contribution du département au rapport annuel, la préparation des assemblées annuelles, la rédaction de documents de politique générale, l’examen de tous les documents importants.

COMPÉTENCES (aptitudes, expérience et connaissances) :

1. Être titulaire d’au moins une maîtrise en économie, planification du développement, administration des affaires, financement de projets et de développement, planification et financement de projets ou dans d’autres disciplines connexes.
2. Avoir un minimum de sept (7) ans d’expérience professionnelle pertinente, de préférence dans une institution multilatérale de développement.
3. Excellente compréhension des politiques, de la stratégie et des questions opérationnelles du Groupe de la Banque et des processus du Conseil d’administration.
4. Solides compétences interpersonnelles et de communication ; solides compétences en négociation ; capacité à penser stratégiquement.
5. Capacité à travailler sous pression, à hiérarchiser les programmes de travail et à gérer plusieurs tâches simultanément.
6. Capacité à travailler efficacement avec d’autres professionnels techniques et de gestion d’horizons professionnels et culturels divers dans un environnement d’équipe coopératif.
7. Solides compétences analytiques.
8. Capacité de supervision et capacité de détecter/corriger les erreurs dans le travail des subordonnés.
9. Capacité à favoriser l’esprit d’équipe, à résoudre les différends et à réconcilier les membres de l’équipe.
10. Communication : Fournir des communications orales et écrites claires et concises ; présente l’information orale avec clarté et style approprié et adapte le langage et le style aux besoins d’un public particulier.
11. Résolution de problèmes : Appliquer les connaissances commerciales à la résolution de problèmes et identifier des solutions au profit du client (interne et externe) et de l’organisation.
12. Orientation client : S’assurer que le client est considéré comme étant d’une importance primordiale dans toutes les transactions et interactions. S’efforce de comprendre et, le cas échéant, d’anticiper les besoins des clients et veille à ce que le client reçoive le meilleur service possible de la Banque.
13. Travail d’équipe et relations : Travailler avec d’autres pour maximiser l’efficacité de l’équipe dans son ensemble, en partageant les connaissances et la charge de travail. Développe de solides relations de travail avec ses collègues et contribue à la création d’un environnement d’équipe positif.
14. Capacité à communiquer efficacement (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, de préférence avec une connaissance pratique de l’autre.
15. Compétence dans l’utilisation des applications standard de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Access et Power Point).

CE POSTE EST CLASSÉ STATUT INTERNATIONAL ET EST SOUMIS À DES CONDITIONS D’EMPLOI INTERNATIONALES.

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