LA BANQUE :
Créée en 1964, la Banque africaine de développement (BAD) est la première institution panafricaine de développement qui œuvre pour la croissance économique et le progrès social en Afrique. Elle compte 80 États membres, dont 54 en Afrique (pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque africaine de développement vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Afin de se concentrer au mieux sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et de réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a défini pour ses interventions en Afrique, cinq grands domaines (Top 5) à intensifier pour accélérer l’obtention de résultats à savoir: l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.
LE COMPLEXE RECRUTEUR :
Le Complexe de développement régional, d’intégration et de prestation de services compte cinq (5) bureaux chargés du développement régional et de la prestation de services, dont une par région : Afrique du Nord, Afrique australe, Afrique de l’Est, Afrique de l’Ouest et Afrique centrale. Les bureaux chargés du développement régional et de prestation de services sont dirigés par des directeurs généraux. Le complexe comprend également une direction spéciale pour le Nigeria, un département pour les États en transition et un bureau de coordination de l’intégration régionale.
L’un des principaux mandats du complexe consiste à assurer la mise en œuvre du cadre stratégique de l’intégration régionale. Le cadre stratégique pour l’intégration régionale est la stratégie globale de la Banque visant à appuyer la mise en œuvre de la priorité Intégrer l’Afrique des High 5, de l’Agenda 2063 et de la Zone de libre-échange continentale africaine. Il est destiné à accélérer la libre circulation des biens, des services, des personnes et des capitaux en Afrique. Le Cadre stratégique pour l’intégration régionale est sous-tendu par des investissements d’envergure dans les infrastructures régionales, en particulier l’énergie, les transports, l’eau et les technologies de l’information et de la communication.
LE DÉPARTEMENT RECRUTEUR :
En tant que mandataire chargé de la mise en œuvre de la priorité Intégrer l’Afrique, le Bureau de coordination de l’intégration régionale contribue à assurer la cohérence stratégique, programmatique et opérationnelle, ainsi que l’allocation efficace et transparente des ressources pour les opérations régionales et les biens publics régionaux.
En étroite collaboration avec le Bureau d’appui du Secrétariat conjoint, le département appuie le dialogue politique de haut niveau avec la Commission de l’Union africaine, les Communautés économiques régionales, le Secrétariat de la Zone de libre-échange continentale africaine et les organisations intergouvernementales concernées afin rationaliser les mécanismes de coopération, de stimuler les investissements et de promouvoir les réformes qui accélèrent la mise en œuvre de l’Agenda 2063, de la priorité Intégrer l’Afrique des High 5 et de la Zone de libre-échange continentale africaine.
Sur le plan interne, le département contribue aux efforts visant à inclure le volet intégration régionale dans les stratégies et les opérations de la Banque. Il suit les performances du portefeuille d’intégration régionale, tire les leçons des revues périodiques et fournit des informations stratégiques, politiques et opérationnelles à la haute direction en vue de l’amélioration de la performance.
Le Bureau de coordination de l’intégration régionale est également à l’origine de la conception, de la publication et de la mise à jour de produits analytiques phares et d’outils de plaidoyer tels que l’Indice d’ouverture des visas en Afrique et l’Indice d’intégration régionale en Afrique.
LE POSTE :
La fonction de STS Assistant(e) d’unité/d’équipe qui relève des Services Généraux fournit un appui administratif pour le bon fonctionnement de l’unité/l’équipe, veille à ce que le Chef d’unité/d’équipe soit libéré de toutes les tâches qui pourraient autrement entraver l’exécution efficace des fonctions et responsabilités de niveau supérieur.
Chaque équipe a des fonctions uniques, mais le travail de STS Assistant(e) d’unité/d’équipe est plus ou moins uniforme quelle que soit l’équipe et vise à assurer un fonctionnement harmonieux de la structure que dirige le Chef d’unité/d’équipe concerné.
En conséquence, le travail d’Assistant(e) d’unité/d’équipe facilite et contribue au succès du Chef de d’unité/d’équipe dans l’exécution efficace de son travail dans le cadre de la stratégie de la Banque pour la réalisation des Top 5.
PRINCIPALES FONCTIONS :
Sous la conduite et la supervision générale du Chef d’unité/d’équipe, l’Assistant(e) d’unité/d’équipe exécutera les tâches suivantes :
- GESTION DU FLUX DE TRAVAIL
- Entreprendre des tâches et processus transactionnels qui assurent le bon déroulement du travail de l’unité/ équipe ;
- Fournir un appui et assurer le suivi des correspondances et des processus administratifs de routine ;
- Assurer la correspondance et les tâches conformément aux formats convenus par la Banque et vérifier les erreurs typographiques éventuelles, la présentation, l’exhaustivité et l’exactitude procédurale de tous les documents soumis au Chef d’unité/d’équipe pour autorisation, approbation ou signature ;
- Examiner et prioriser les correspondances importantes et les tâches à exécuter ;
- Assurer le suivi et veiller à ce que les tâches soient exécutées avec diligence et dans les délais impartis.
- COMMUNICATION ET LIAISON
- Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir en fonction de la nature et de l’urgence de chacun, notamment en les réorientant vers les membres de l’unité/l’équipe concernés ou les parties devant agir, le cas échéant ;
- Faciliter les arrangements pour les réunions en ce qui concerne leurs horaires et la réservation du lieu ;
- Fournir un appui au Chef d’unité/ d’équipe pour les rendez-vous avec les visiteurs officiels et/ou les membres du personnel ;
- Assurer le suivi des délais d’exécution des tâches courantes et assignées ;
- Organiser des réunions pour le Chef d’unité/d’équipe, selon les horaires et le programme de la semaine ;
- Fixer l’heure et le lieu des réunions et fournir l’appui requis pour leur succès ;
- Rédiger des rapports / procès-verbaux de réunion.
- TENUE DE REGISTRES ET DOCUMENTATION
- Tenir à jour un système de classement des dossiers aux formats papier et électronique pour répondre aux besoins de l’unité /l’équipe ;
- Tenir un calendrier hebdomadaire d’activités montrant toutes les réunions auxquelles le Chef d’unité / d’équipe et les autres membres du personnel doivent participer. Cela comprend également toutes les visites externes au département ;
- Obtenir des notes d’informations et des documents de référence pour les réunions, les séminaires, les ateliers, etc., auxquels participeront le personnel de l’unité/l’équipe, en vérifiant leur disponibilité et en veillant à ce qu’ils disposent des dossiers d’information et des documents appropriés ;
- Tenir à jour le répertoire des adresses des partenaires travaillant avec l’unité / l’équipe.
- ADMINISTRATION DE BUREAU
- Organiser les voyages du Chef/ des membres de l’unité/l’équipe, notamment avec les billets, les réservations d’hôtel, etc. ;
- Apporter son appui à la préparation des exposés, s’il y a lieu ;
- Photocopier et envoyer des communications électroniques au besoin ;
- Entreprendre toute autre tâche connexe assignée par le Chef d’unité/d’équipe.
COMPÉTENCES (qualifications, expérience et connaissances)
- Être titulaire au moins d’une Licence en gestion commerciale, commerce, administration des affaires, Communication ou une discipline connexe ;
- Une formation en secrétariat et/ou en administration et gestion de bureau constitue un avantage ;
- Justifier d’un minimum de 4/5 années d’expérience pertinente et pratique à des postes administratifs et de secrétariat, dans des bureaux similaires d’organisations internationales, de banques de développement ou d’institutions similaires ;
- L’expérience dans le secteur privé sera un avantage supplémentaire.
- Bonne connaissance de l’administration et des services d’appui de bureau, notamment les systèmes et les procédures ;
- Capacité à travailler sous pression et à prioriser dans le cadre dynamique d’un contexte international et multiculturel ;
- Gestion efficace des demandes internes et externes ;
- Capacité à travailler et à coopérer avec des personnes issues d’horizons divers ;
- Aptitude à gérer des demandes et priorités simultanées et évolutives et des délais serrés ;
- Compétence dans l’utilisation d’équipements standard (ordinateur, fax, scanner, photocopieur, etc.) ;
- Engagement bien établi à offrir un service client excellent axé sur la réception et le service d’administration ;
- Solides capacités de rédaction ;
- Communication ;
- Résolution des problèmes ;
- Orientation client ;
- Travail en équipe ;
- Efficacité opérationnelle ;
- Innovation et créativité ;
- Intégrité et confidentialité ;
- Compétence dans l’utilisation des applications Microsoft Office standard (Word, Excel, Access, PowerPoint et SAP). Bonnes aptitudes écrites et orales en français ou en anglais avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue ;
- Connaissance pratique de la suite Microsoft Office (PowerPoint, Word, Excel, Access). La connaissance de SAP constitue un atout ;
CE POSTE NE BÉNÉFICIE PAS DU STATUT INTERNATIONAL ET N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI Y AFFÉRENTES.